新人類WebISO SP2

新人類的文件管理系統更新版WebISO SP2，除了增加60項以上的新功能外，此版更著重於增強權限控管機制與簽核流程，使得企業內部的集中式文件管理更趨完善。

文件讀、印、存等安全管理機制

WebISO SP2加強文件使用權限的安全控管等級，採用新人類資訊自行研發的NTRS（NewType Rights System）技術，藉由微軟在網頁內建的ActiveX元件，設定文件是否可閱讀、列印、存檔、匯出，以及限制使用滑鼠右鍵複製等行為，讓文件在共享時仍兼顧安全性。如果企業要求更高等級的文件權限管理，可以將WebISO搭配Windows 2003 Server與Rights Management Services，以及用戶端採用Office 2003，即可在製作文件時便設定權限屬性，未經授權使用者即使下載文件後，也無法開啟。

此外，在安全與權限控管上，WebISO SP2也具備文件調閱流程功能，用於設定閱覽的對象與期限。經由文件管理中心的審核機制下，確保機密文件的流向。從上述增強的功能可以歸納出，WebISO與其它同等級產品的差異，在於從文件與使用角色等兩個層面整合安全權限機能。

內建安全稽核記錄與初級知識管理

更新版所強化的另一個重點是文件瀏覽與統計分析功能，區分為「文件使用效率」與「部門使用效率」。前者採用長條圖呈現文件存取次數與附檔下載次數最高的前5名，管理人員並可以在文件使用效率一覽表，連結到系統中，調閱該文件所有點閱者的時間與所屬部門等細部資訊，作為安全稽核查詢的記錄；後者則是系統自動統計與分析部門存取文件與附檔下載前5名，也是採用容易理解的長條圖示與一覽表，作為主管分析文件知識價值的參考。

全文檢索涵蓋附加文件檔案的內容

當使用者搜尋文件時，可依據類別、所屬部門、文件名稱、機密等級、時間等設定條件，系統自動將文件分門別類，並提供使用者盤點文件所需。全文檢索的功能更可延伸至附檔中的內容，查詢完成後，使用者可以取得符合搜尋條件文件的詳細記錄，而非一般的結果列表而已。文件盤點採用5種分類，其中最特別的是將每份文件的歷史版本歸納後，以一覽表的方式呈現在頁面上，一般使用者在此處可以取得文件的歷史資訊，包括類別、部門、編號、實施時間，以及其與版本的關聯等。

WebISO SP2延用前一版中規中矩的功能與Web介面，採用類似Windows檔案總管，降低使用者的學習門檻且容易操作，改進的特點還包括個人化首頁功能，採用角色為單位歸納所需要的文件，不至於迷失在成堆的檔案中。文件管理中心的管理員則可以在嚴謹的組織架構中，設定權限與簽核等安全機制，系統並自動分析與記錄相關細節，降低管理負擔與成本。文⊙張瑞隆