Microsoft SharePoint Portal Server 2001

著重知識管理的入口網站
功能強大的全文檢索
文件的分類與管理

在資訊爆炸的時代，知識管理的重要性相形重要，前人經驗的累積可提供後人處事的智慧。在企業內知識的累積可提升競爭力，資訊的透明度提高，企業生產力相對提升，更有機會發展出更具創新、與其他同業差異化的產品。數位化的知識及資訊是以文件檔案的形式儲存在電腦裏，微軟SharePoint Portal Server 2001是以文件管理為主要目的之入口網站，不同於舊有的檔案伺服器文件管理方式，SharePoint Portal Server 2001的版本控管、全文檢索及審核等功能，結合入口網站以Web架構提供不受時空限制的文件管理。

安裝SharePoint Portal Server 2001並不困難，重點在於要安裝在NTFS檔案系統格式的磁碟分割區，初步安裝完成後是全英文的介面，需至微軟網站下載spschinese.exe程式，將系統更新為中文化使用介面。雖然不是完全的中文化，但是重點功能以中文顯示，已大幅提升系統的友善程度。

隨著資訊大量累積，數位化知識的數量越來越龐大，文件檔案散落在各處，若無集中儲存及管理，使用者便難以即時取得所需的資訊，事倍功半的結果，使得雜亂無章的資訊比沒有資訊更麻煩，錯誤或過時的資訊更可能導致錯誤的決策，所以如何管理企業長久累積的知識智慧結晶，讓使用者在最短的時間內找到正確的資訊，快速學習並轉化為生產的行動力，才是文件管理最重要的目標。

全文字索引與搜尋是資訊工作的核心技術，由於資訊來自四面八方，過去文件管理的方式將資料分散在檔案伺服器、網站伺服器、Lotus Notes、Microsoft Exchange等各處，無法集中管理。SharePoint Portal Server 2001支援SMB（Server Message Block）協定，可整合異質平臺如IBM OS/2、Novell Netware、Unix等，提供異質文件搜尋的功能。

除了跨平臺之外，SharePoint Portal Server 2001支援多種檔案格式，包括Office文件、PDF文件、TIFF圖形文件及其他AutoCAD等自訂文件格式。SharePoint Portal Server 2001支援中文、簡體中文、荷蘭文日文、韓文、西班牙文等11種國際常用語言搜尋，並提供贅字和同義字檔案。贅字是針對搜尋無意義的字如the、an等，同義字則是查詢延伸的功能，例如搜尋「SPS」，查詢結果中也會顯示「SharePoint Portal Server」。

以往檔案總管單軸式資料分類的方式難有統一的標準，可能有的單位希望先依年分再依部門來分類，別的單位需要先依部門再依年分分類，最後只好複製兩份資料，依個別需求建立兩種資料夾，不但浪費硬碟空間，而且文件多個版本散落各處難以管理。多重維度的文件分類是SharePoint Portal Server 2001十分重要的特色，以分類（Categories）、文件摘要檔（Document Profile）、文件庫（Document Library）等三軸式的文件存放方式，讓企業各單位的文件管理不再各自為政。

具備Coordinator角色權限的使用者才能使用分類（Categories）Web組件組織檔案，可使用Windows檔案總管管理文件，以檔案主題排列成階層式的架構，與檔案伺服器中的檔案架構差別在於，一個類別可對應檔案伺服器、資料庫、Web網站等多個來源的文件，而且單一文件可對應多種類別。如果檔案數量很大時，可使用Category Assistant自動執行分類工作，前題是必須手動建立多份文件以「訓練」Category Assistant分類的精準度。

建立文件摘要檔即可透過檔案總管定義及檢視文件的作者、類別、標題等重要屬性，在「網路的芳鄰」開啟儀表板網站的Management/Document Profiles資料夾，即可檢視預設的四種摘要檔。有Coordinator角色權限的使用者，可自行修改摘要檔的屬性內容，或執行「Add Document Profile.acc」以精靈式介面逐步新增摘要檔。儀表板網站Portal Content工作區內的類別資料夾皆可選擇套用各類型式的摘要檔，以便管理文件。文件庫提供多種介面的管理功能

文件和程式碼一樣需要版本控管，避免混淆何者為最終版本，過去最常使用的控管方法是另存新檔，在檔名後加上版本序號，搞不清楚的時候就依檔案日期排序，找出最後的版本，但是若多人同時編修相同文件，便可能變成多樣版本無法統一。而且文件需要經審核程序通過，才能產生效力和價值，所以SharePoint Portal Server 2001依設計特質的不同，提供瀏覽器、檔案總管或Office文書編輯工具等操作介面，但必須使用Office XP，否則要安裝SharePoint Portal Server Office Client，才可以透過Office應用程式存取工作區的文件，具有版本控管機制，並可設定文件審核流程，藉由版本、權限控管和審核機制，使文件更具價值和公信力。

SharePoint Portal Server 2001的工作區支援標準型（Standard）和加強型（Enhanced）兩種資料夾，點選資料夾按右鍵選內容，勾選「Enable enhanced folders」，即可變更資料夾為加強型。兩種資料夾都支援文件摘要檔的功能，差別在於加強型資料夾多了版本控管及審核流程等功能。

版本可分為草稿和公布的版本，當使用者存回（Check in）文件初稿並經審核（Approve）通過，即成為公布的1.0版，若有使用者取出（Check Out）編修，在審核通過前為草稿1.1版，非作者無法閱讀或更動內容，審核通過後成為公布的2.0版。文件的審核可選擇單一串簽或多人會簽，但是文件的審核和工作流程不同，並不具備追蹤、加退簽及統計分析等功能，所以不能取代工作流程軟體。

文件庫可管理儲存文件的工作區資料，依使用者的角色賦予不同的權限，Reader只能閱讀公開的文件；Author可閱讀、新增或刪除已授權的文件及資料夾，並可撰寫草稿及查找舊文件；Approver是文件管理者，不但可以瀏覽已授權的資料夾及文件，並具有審核文件的權力；Coordinator擁有最高權限，可控管所有文件及資料夾。SharePoint Portal Server 2001預設Dashboards、Documents和Portal Content三個文件庫，使用者也可依權限自行新增資料夾或文件。利用Web組件嵌入應用程式
具延展性的平臺

入口網站若能根據企業的需求量身訂作即可達到最佳利益，儀表板網站本身是由Web組件（WebPart）組成，Announcements、Categories、News、Quick Links、Search及SubScription Summary等預設Web組件無法關閉，但是可以修改內容。由於SharePoint Portal Server 2001基本設計是提供網際網路且具有Proxy的環境使用，因此必須宣告設定Proxy環境，否則部分功能（例如匯入Web組件）可能無法使用。

SharePoint Portal Server 2001內含英文及中文組件庫，包含行事曆、Outlook、Office工作表等常用功能，可視需求匯入組件加入儀表板網站中，並運用數位儀表板技術管理儀表板網站版面配置。除了預設Web組件之外，可視企業需求以Visual Studio .NET自行開發Web組件。微軟目前開發了兩百多個Ｗeb組件供企業免費下載使用，主要是希望提升應用SharePoint Portal Server 2001的效益。

使用者點選儀表板網站的「內容」連結，即可檢視目前使用的Web組件，並選擇匯入或新增Web組件。點選儀表板網站的「版面設定」連結，即可以滑鼠拖拉的方式調整Web組件的位置與順序。使用者也可使用個人數位儀表板的Web組件，製作個人化的數位儀表板。個人數位儀表板由一個或多個Web組件組成，可由目錄匯入、Office XP儲存內容建立組件或從SharePoint Portal Server 2001建立自訂的Web組件。

個人數位儀表板會以資料來源的方式，儲存在工作區的Dashboards資料夾中，只有具有Author或Coordinator身分的使用者，才可以在儀表板網站中新增個人數位儀表板，所有顯示在個人數位儀表板的Web組件，都會以檔案的方式儲存在資料夾。

SharePoint Portal Server 2001是2001年11月推出的產品，歷經一年多的市場考驗，未完全中文化的介面是企業一般使用者學習的一大門檻，微軟預計將在2003年第三季推新的版本，在不改變SharePoint Portal Server的主體前提之下，將補強中文化的介面並加強EAI的機制，使入口網站的架構更為完整、更具延展性。

SharePoint Portal Server 2001以知識管理為主要特色，作為企業建構入口網站的第一步，讓企業透過文件分類和版本、簽核流程的控管，以更有效率的方式管理內部的外顯知識。有效地管理企業內文件等可外顯的知識之後，再思考如何管理專業技術、分析、專案等難以呈現的內隱知識，以提升企業的生產良率及工作效率。

知識管理完成之後，再以Web組件（WebPart）加入協同作業中行事曆、網路郵件、聯絡人等相關功能，及Excel試算表或嵌入各類自行設定的應用程式Web組件。微軟網站的WebPart Library從一開始20多個組件，到現在提供兩百多種組件免費下載，還可以Visual Studio .NET自行開發或修改，讓企業充實數位儀表板網站的內容。

除了協同作業及應用程式之外，SharePoint Portal Server 2001可結合BizTalk整合應用程式的機制，達到EAI（Enterprise Application Integration；企業應用程式整合）的目的。企業初期導入EIP需求也許不多，隨著時間的演進EIP包含的內容會愈來愈複雜且龐大，所以選擇具延展性的平臺，才是有遠見的作法。文⊙李延華