IBM Lotus Domino/ Notes 6

直覺式的安裝與管理功能提升
個人化的歡迎首頁及最方便的小秘書

相較於以往複雜的設定程序，新版的伺服器端 Domino 6與用戶端Notes 6的安裝及設定容易許多。特別要注意的是安裝Domino Server之後，要再執行LanguagePack目錄下的語言設定程式，設定時要點選Replace而非預設值Add，Language勾選Chinese，完成之後，伺服器端的控制臺就會變成中文化的介面。

不過Domino伺服器的設定仍是英文介面，但是設定流程較之前的版本容易許多，除了簡單的基本設定之外，幾乎直覺式地按「下一步」就可以完成。Notes 6用戶端的安裝介面及使用介面已經全面中文化，依照預設值逐步安裝即可。

Lotus Domino控管功能的目標是快速簡便又不耗時，所以Domino 6提供了集中管理機制，減少管理的工作。「政策」管理功能可以訂定多種規則，設定不同使用者的權限及歡迎首頁，新增使用者只要套用制定的政策，即可套用設定好的權限及群組功能，減少部署及管理成本。

用戶端啟動Notes之後，首先出現的是歡迎首頁，使用者可以依個人工作需要設計個人化的首頁，將郵件、行事曆、待辦事項、日誌、網頁、文件等整合到首頁之中，便於收集工作相關資訊。Notes 6的管理人員可設計企業的統一歡迎首頁，傳送至所有的用戶端，並加以鎖定，建立標準一致的Notes企業桌面環境，還可進一步搭配政策式管理功能，設計多種版本的企業歡迎首頁，依部門群組的工作內容套用各式歡迎首頁。

歡迎首頁的右邊隱藏著一個Quick Notes小工具，可整合使用者最常用到的小功能，包括備忘錄、聯絡、快速提醒及日誌。當使用者突然需要知會某人工作事宜時，透過「備忘錄」便可直接撰寫郵件。客戶於電話中告知聯絡方式時，可在「聯絡」中即時輸入相關資訊。「快速提醒」可提醒使用者數分鐘後準備開會等事宜。「日誌」則可幫助使用者記錄各類工作內容。如此一來，使用者不用花時間開啟個別的資料庫，再點選指定功能，透過Quick Notes可避免被其他訊息打斷，快速地存取各種資訊，有效提升工作效率。
強化日曆與郵件功能

日曆是用來管理時間的視界，包含約會、紀念日、備忘、全天事件及安排會議等項目。Notes 6主要的改變是結合日曆與行事曆的功能，在日曆的下方另有一個迷你視窗，顯示尚未處理的待辦事項或會議通知，直到該事項被標示為已完成之後才會自動刪除。此外，日曆的許多小細節也有一些改變，例如以顏色區分行事曆各項目，並於頁籤輕鬆切換日、周、月、年，檢視並列印會議參與者回覆訊息的情況，更可更新己排程的會議，對於跨國跨時區的大型企業，安排各項活動時可以同時檢視兩個時區，掌握各地時間差，甚至利用滑鼠拖拉的方式，即可改變行程的時段。

郵件是企業及個人之間很方便的溝通管道，但是垃圾郵件卻帶來很大的困擾，處理垃圾郵件不僅浪費員工的時間，降低生產力，也造成企業資源的浪費。另外還有夾帶病毒的風險、郵件伺服器的容量不足及網路擁塞等問題。

Domino 6內建防堵垃圾郵件的功能，包括設定「郵件黑名單」及建立「系統郵件規則」。管理人員可控管特定名單或IP寄來的訊息或建立規則，根據已知的郵件主旨或附件檔名加以過濾，防堵垃圾郵件影響企業運作效率。

以技術的角度來看，Domino 6的防堵垃圾郵件機制，其實是防君子不防小人。因為當有心的寄件者更換名稱、IP、主旨、檔名之後，原來的防堵機制就失效了。不過垃圾郵件本來就是目前難解的問題，建立基本的防堵機制，至少可以杜絕大多數垃圾郵件，提高企業生產力。

Notes還可建立Sametime伺服器即時傳送訊息，而且是很隱密的溝通方式，管理人員無法監控訊息內容，如果有經過加密處理，就算針對傳輸埠截取資料，也只能看到亂碼。
提升文件編輯能力

Notes文件最強大的功能是全文檢索，不僅能檢索相關文件及檔名，更可檢索夾檔的內容，只要包含指定字串都可截取出來。Notes 6著眼於加強編輯文件的能力，在拼字檢查方面，除了可忽略包含數字或全部大寫的英文單字之外，由於Notes支援多國語言，所以若文件中包含數種文字語言，則可特別標示各段文字的語言，以降低拼字檢查的失誤。

文件編輯方面，可選定段落加上框線，或選擇在Notes、網頁或行動裝置（PDA、手機）顯示時隱藏段落。複製任何資料庫的視界，再貼入文件作為表格，表格的欄位及表頭都會與原視界相同，更可鎖定文件，防止文件被覆蓋或兩個使用者同時編輯相同文件。

其實Notes的主要功能並非文書處理，所以編輯能力不如大家熟悉的Word強大，例如Notes無法復原或取消編輯動作、設定框線的範圍可能不如預期等，因此，如果只是需要編輯一篇普通的公文，可在一般文書處理軟體編輯好之後，再附加檔案到Notes系統內。Notes 6已經加強不少編輯功能，相信未來這部分會更加完整。
使用者機動性提高且改善多工處理能力

Notes之前對於使用者的機動性有所限制，使用者最好使用固定的電腦，因為電腦裡有儲存個人設定的檔案（檔名是user.id），如果要在別臺電腦登入使用，必須將檔案複製過去，但是卻有可能因此覆蓋別人的設定檔，使用者身分的切換相當麻煩。

Notes 6在這方面有了創新的做法，管理者將使用者設定為「漫遊使用者」，便可讓個人資料包括歡迎首頁、書籤、通訊錄、細項設定、記事、使用者字典及ID檔案等，跟隨使用者自動抄寫到使用的電腦中，節省許多時間。當使用者登出之後，資料的變更將會抄寫回伺服器，使用者也可以選擇保留或刪除新電腦中的個人資料。如此一來，即使一人使用多臺電腦資料也能同步。反之亦然，一臺電腦也可支援多位使用者同時登入Notes系統，並保有個人設定，充分發揮硬體資源。

Notes也可以提供手機及PDA的連線使用，充分發揮行動功能。目前可接收遠傳系統的簡訊或連線使用，簡訊的費用由各企業與遠傳依個案洽談，手機連線檢視行事曆則是以秒計費。

Notes 之前的版本在多工處理方面的表現差強人意，Notes 6最大的創新就在於多工的應用，可讓使用者在繼續工作的情況下提供背景列印。也可同時處理多項工作，包括收發郵件、列印及處理資料庫檔案等。
降低學習門檻，貼近使用者操作習慣

Notes的定位是企業級的傳訊與協同作業軟體工具，所以並不如一般應用軟體普及，另一方面，市面上的相關書籍不多，再加上其操作介面及功能命名與一般熟悉的Windows介面有些許差異，導致學習門檻較高。

Notes 6強調使用簡易且修改了一些功能的命名方式，例如啟動（Launch）改成開啟（Open）、分割（Detach）改成儲存（Save），可見IBM已經注意到使用者介面友善的問題，相信未來操作介面將更趨直覺化，符合使用者的操作習慣。以協同作業的發展歷史、功能完整性、跨平臺特性及穩定性來看，Notes 6仍是大型企業選購協同作業環境的首選。文⊙李延華