疫情2020年在全球各地蔓延,居家辦公、混合辦公成為企業新常態,許多IT廠商也因應這樣的需求,提供更多強化協同作業的解決方案,除了即時通訊、視訊會議、多人共享文件之外,現在還出現新型態的數位工作系統。

例如,微軟在今年2月推出一套強調員工體驗的平臺,名為Viva,當中將提供多種可置入日常工作流程的工具,涵蓋人際互動、學習、個人福祉/幸福感(wellbeing)、知識探索等應用需求,希望能藉此幫助企業員工持續學習、成長。而這樣的體驗,主要是整合微軟用於提升員工生產力與協同作業的兩大解決方案:Microsoft 365和Microsoft Teams。(編按:依據微軟目前公布的各項特色來看,與其說是增進幸福感或福祉,更貼近於「減少工作倦怠」)

當時,微軟揭露這系列將提供4個解決方案,分別是:Viva Connections、Viva Insights、Viva Learning、Viva Topics。

其中的Viva Topics於2月率先登場,目前已公開上市並有相對應售價,僅支援英文,預計於 2021 下半年支援西班牙文、法文、以及德文;Viva Insights也於2月釋出公開預覽版,3月直接以App形式內建在Teams的導覽列;Viva Connections於3月上線;Viva Learning在2月釋出非公開預覽版,4月底發布公開預覽版。

我們本次要介紹的產品,主要是著重在個人生產力與福祉體驗的Viva Insights,在發表之初,微軟表示,這套解決方案可針對一般員工、部門主管、公司領導階層,提供個人化與可行的洞察分析,幫助整個組織的成員得以茁壯。

提供個人、團隊、組織的線上工作過程分析,讓員工與主管了解自己或成員是否處於倦怠狀態,以便及早調整工作安排

Viva Insights是如何運作的?它是基於Microsoft 365雲端服務、Microsoft Graph技術,以及人工智慧處理功能而成,涉及的微軟雲端服務項目,包括:個人生產力分析工具MyAnalytics,以及工作場所分析服務Workplace Analytics,結合Microsoft Teams的人員工作流程而成,可提供個人化的工作幸福感體驗,以及資料驅動的隱私保護洞察分析。

以員工而言,系統所提供的各種個人化體驗與洞察分析,只有使用者本人得以查看,可協助每個人員確保他們的作息,使其規律休息、專心工作、投入學習,以及增進與同事之間的互動關係。

對於主管與領導階層而言,可以透過Viva Insights掌握部門與公司層級的工作趨勢,系統也會提供建議,幫助他們平衡整個團隊的生產力與福祉。微軟強調,這些資料分析結果,預設是以去身分識別的方式進行彙整,以維護個人隱私。

可連接多種第三方服務的資料,進行分析

微軟在此也提供專用的儀表板介面,可結合LinkedIn旗下的員工互動平臺Glint,擷取當中的回饋意見,以及Viva Insights本身收集的協同作業資料,如此一來,可讓公司領導階層更精確掌握團隊正面臨的困難,進而主動調節工作標準,待這些異動歷經一段時間之後,也能衡量產生的影響。

Viva Insights運用微軟旗下的應用程式之餘,也能合併第三方服務的資料,像是視訊會議平臺Zoom,協同作業平臺Slack,人資管理平臺Workday、SAP SuccessFactors。

提供虛擬通勤提示功能,讓分隔不同地方的員工也能透過系統的輔助,獲得下班的儀式感

在3月,微軟預告Viva Insights於4月將推出虛擬通勤(virtual commute)體驗,協助使用者謹慎地完成每個工作日的行程。

一般員工該如何Viva Insights當中進行虛擬通勤?微軟表示,使用者可在保護時間的功能分頁當中,選定想要接收的工作結束提醒通知的日期與時間,鄰近一天工作的尾聲之際,虛擬通勤會導引使用者進行結束目前任務的程序,以便釋出可貴的心理空間,預習隔天的工作規畫,以及反思今天的感受。

整合冥想與正念練習引導,並加入專注模式與勿擾時間的設置,增進上班時間的工作效率,以及下班時間的寧靜

到了6月中,微軟發布更多新功能,像是Viva Insights App操作介面整合了冥想推廣公司Headspace提供的內容,可讓員工進行一系列引導式冥想,以及正念練習(mindfulness exercises),因此,若有人在進行大型簡報之前,或是在傍晚結束工作之際,能夠經由這些活動來放鬆精神。

另一個則是專注模式(focus mode),能夠排定每天聚焦在工作、不受打擾的時間(任何Teams通知在指定期間會保持緘默),使用上,同樣是透過Viva Insights App頂部空間,播放令人專注的音樂,並且設置計時器(類似番茄鐘工作法,倒數25分鐘),協助員工在面臨重要任務時,仍能排定規律的休息時間。

稍晚,Viva Insights也將推出勿擾時間(quiet time)的設定功能,使用者可透過這樣的設置,將Outlook與Teams發出的手機通知,在工作以外的時間予以關閉。同時,這套系統也將提供個人化洞察分析,讓使用者了解妥善結束手邊工作的程度。

微軟表示,勿擾時間設定將會在Teams與Outlook的行動版提供,同時,對於IT管理者而言,也可運用Microsoft Endpoint Manager來進行控管,預計支援整個組織的多種政策建立,以便促成下班時間的通知能保持安靜。

產品資訊

Microsoft Viva Insights
●原廠:微軟
●建議售價:廠商未提供
●區分:Personal insights、Team insights(My Team in Viva Insights)、Organizational insights(My organization in Viva Insights)
●採購授權:Office 365 E1/E3/E5,加購Workplace Analytics
●操作介面:Microsoft Teams
●技術基礎:MyAnalytics、Workplace Analytics

【註:規格與價格由廠商提供,因時有異動,正確資訊請洽廠商】


熱門新聞

Advertisement