圖為國泰世華銀行資訊策略發展部UXD團隊成員

在軟體工程領域的人,對「敏捷(Agile)」皆不陌生,甚至認為越能成功打造敏捷組織、使用敏捷開發的企業,越能順利推動數位轉型。但敏捷精神,不僅適用於軟體開發,也適用於其他工作領域,譬如設計領域就是當中重要一塊。

在「Agile Summit 2021 線上研討會」,國泰世華銀行 資訊策略發展部 UXD 小組組長、身兼 AgileGirls 社群共同創辦人的侯嘉柔,分享「敏捷在設計團隊中的實踐」精采演說,闡述這個負責內部系統、員工體驗的設計小組,如何選用、建立並維繫敏捷概念及 Scrum 框架,使團隊成員快樂達成工作目標。

成立 UXD 團隊,制定設計規範 為內部系統建立一致視覺體驗

侯嘉柔表示,國泰世華銀行將過去及現在大量資訊系統予以委外開發,尤其系統設計、前端開發部份更是如此。各部門依據不同專案形式,將案子外包給 UX 顧問公司、數位公司,或一些嫻熟框架撰寫及原生樣式的軟體公司來執行;這些專案規劃或程式選用,由不同部門主導,以致系統的修改與維護的成本甚高,且最終員工的操作體驗也不佳。

「因應這個問題,國泰世華銀行決定成立 UXD 小組,期望讓所有內部系統看起來一致、用起來一致,員工都覺得好用又省時,」侯嘉柔說,過去各個系統不管在畫面視覺或操作步驟都大不相同,導致員工必須研讀手冊、甚至仰賴同仁的手把手教學,才能學會操作不同系統。如今經由 UXD 小組改版,所有系統的視覺都呈現國泰世華的一致風格,整個操作邏輯也都趨於相同。因此不管針對學習曲線的簡化、操作效率的提升,都出現令人欣喜的結果。

(圖為國泰世華銀行行政系統改版前後示意圖)

總的來說,國泰世華銀行的 UX 工程分為兩個面向,一是「CX」(Customer Experience),產品就是消費者熟知的網路銀行 App、網路銀行 Web、KOKO APP 或國泰優惠等。另一是「EX」(Employee Experience),指的就是員工體驗,涉及業務或行政類所有內部資訊系統,它們加起來有上百套之多,為有效率地動相關系統的善,UXD 小組優先制定設計規範(Design Guideline),再開發共用元件,確保不管從外到內、從內到外,都能讓 UX 獲得最有效的數位轉型賦能。

守穩 Scrum 透明、檢驗、適應三大支柱 有效維繫跨團隊運作

談到設計流程,主要蘊含研究分析,設計、前端開發三部份,後兩塊的從業人員包括 UI/UX 設計師、前端工程師,都會運用內部系統共用元件。侯嘉柔指出,為此 UXD 小組率先打造一致的設計規範,以此為基底孕育設計軟體用的函式庫(Library)、前端開發框架用的前端樣式函式庫(Library),方便兩種角色有效促進其作業效率,確保彼此溝通語言一致性。

在這些規範下,UXD 小組憑藉 Scrum 框架來建立與維繫敏捷設計團隊。侯嘉柔說,Scrum Team 分為兩組,其中設計團隊採取「Daily Scrum」,每天舉行約 15 分鐘立會,同步 UX、UI 及 前端工程師(F2E)等成員的所有問題。另一組專案團隊採取「Weekly Scrum」,每週進行一到五次不等立會,每次召開 15~90 分鐘時間。Scrum 立會旨在同步各種問題,舉凡成員所用的框架、工具、共用元件或例外情況,都會加以討論,以達到視覺一致、體驗一致,拉齊整個團隊的目標。

如何維繫跨團隊運作?侯嘉柔認為須守穩 Scrum 的透明度(Transparency)、檢驗(Inspection)與適應(Adaptation)等三大支柱,非常倚賴 Scrum Master 的觀察力,能敏銳感知成員當下正面臨難題,再利用立會或會後引發相關討論,集結大家的智慧去解決問題。但值得留意的,Scrum Master 不宜苛責成員未主動回報問題,而是藉由團隊力量排除障礙,才能讓三大支柱長久有效。

敏捷和 Scrum,讓大家有效率且開心地創造價值

而在維繫的過程、UXD 小組的「北極星」就是敏捷基本精神。侯嘉柔引用豐田生產方式的創始人大野耐一的名言「浪費,是商業損失,更是社會犯罪」,進一步延伸對於敏捷的解釋,就是「讓大家可以有效率並且開心的創造價值」。

UXD 小組為何用敏捷概念、Scrum 框架?侯嘉柔說,理想工作場域是每天開心起床、期待去工作,在工作過程享有快樂與充實。欲實現此目標,可先解構雇傭關係,公司希望員工幫公司創造價值,員工希望快樂工作,兩邊交集其實就是「讓大家有效率而且開心的創造價值」。她致力讓團隊成員認同這個基調,在工作上獲取成就感,也積極營造團隊合作的氣氛;為形塑理想的職場,促使 UXD 小組決定引進敏捷與 Scrum。

(圖為使用者測試圖)

從前做產品或軟體開發,都採用瀑布式開發模式,因而飽受痛苦,所以逐漸向敏捷開發靠攏。其實設計領域也是如此,大家常聽到設計師有諸多怨言,包括很多的需求變更、很多的修改,其根源亦與瀑布式開發息息相關,係因環境快速變化的不確定升高,且在產品完整交付過程中出現跨專業的溝通落差,因而衍生頻繁的需求變更。

在演講的未段,侯嘉柔請聽眾靜心思考,既然敏捷可幫助軟體開發領域化解瀑布式的痛苦,設計領域當然也可以借鏡,但也需要依據專案及團隊特性的差異來調整,大家不妨多多發想,如何在設計團隊的運作上推動敏捷應用,達成敏捷精神所帶來的強大效益。

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