傳統文件數位化工作不僅繁瑣,且僅是將紙本法律合約以圖片形式的PDF格式儲存,亦不支援關鍵字搜尋功能。精益科技eDoc文件數位檔案櫃內建專業OCR軟體,能以自動化取代傳統手動、重複性的工作,並以在原稿相對應的位置中,嵌入可被搜尋的文字層,達成數位內容全文檢索目的,協助半導體產業法務部門、律師事務所產業因應各種潛在的法規風險。

台灣發展半導體已有30年以上時間,且在全球市場佔有一席之地,只是早期受限於資訊科技上的限制,多數合約都是採用紙本型式呈現,各類紙本文件長期下來累積下來的數量驚人,以至於面臨文件數位化不易、資料搜尋難的困擾,近10年更經常面臨競爭對手以專利權為手段的商業官司,一旦處理不慎將讓企業容易陷入侵權的危機之中。

精益科技行銷業務處業務經理李佳榮指出,儘管數位文件已成為市場主流,但法律合約受限於法規上的限制,至今仍然必須先以實體紙本文件呈現,待合作雙方公司代表人簽名、用印之後,才能進行後續文件數位化的工作,也成為台灣半導體產業法務部門或律師事務所產業 必須面臨的難題。而精益科技eDoc文件數位檔案櫃解決方案能以自動化取代傳統手動、重複性的工作,輕鬆完成業務文件控管的工作,協助前述兩大產業快速因應各種潛在的法規風險。

有別其他業者推出以文件管理為主的解決方案,精益科技eDoc文件數位檔案櫃內建功能強大的專業OCR軟體,可搭配各品牌掃描器或事務機使用,且已依照不同公司規模分別推出eDocN600、eDoc N700、eDoc N800等等,期盼協助半導體法務部門、律師事務所產業完成法律合約文件的數位化工作。尤其當搭配Plustek專業高速文件掃描器使用時,無論是文件掃瞄速度、文字辨識精準度或掃描的便利度等,都能夠獲得改善與提升,讓企業享受到文件數位化帶來的效益。

紙本法律文件數位化難度高 增添半導體產業法律部門工作量

隨著企業資訊化程度日深,商業組織或政府單位都積極打造無紙化環境,亟盼解決紙本資料分享不易,降低紙本文件保存難度高等問題。為此,半導體產業法務部門、律師事務所產業通常會聘用大量助理,運用多合一事務機搭配免費OCR軟體,將紙本法律合約文件掃描成數位檔案,最後再依照檔案日期或文件類型存放在指定的儲存空間之中。

此種常見文件數位化流程,在實際執行過程中通常會出現非預期問題,以至於無法發揮文件數位專案效益。首先多數事務機搭配免費OCR軟體後,受限於文件辨識能力不足的限制,只能以圖片格式的PDF檔案進行儲存文件,管理人員根本無法透過搜尋關鍵字方式,找到與特定主題相關的數位文件。其次,透過事務機掃描亦欠缺文件版型校正功能,因此在將紙本文件轉換成數位檔案時,可能發生文件掃描歪斜、合約內容被切斷等現象,大大降低數位文件的實用性。最後,企業亦欠缺一套保存數位文件方式,僅會將數位檔案放在傳統檔案伺服器或NAS之中,因此當發生臨時需要特定主體的法律文件時,亦難以從大量檔案中找到所需檔案。

李佳榮指出,受限於技術上限制,半導體產業法務部門、律師事務所產業在進行法律合約數位化過程中,都得仰賴大量人力進行數位化,不但費時、費工且效率相當差。特別是傳統事務機2搭配免費OCR軟體使用時,很容易出現文字辨識效果不佳的問題,反而會徒增後續人工處理的困擾。

相較之下,eDoc文件數位檔案櫃在提供同步、搜尋、分享等三大功能外,當專業OCR軟體搭配光學解析度達到600dpi的專業掃描器後,整體文件辨識率可達95%以上,且能在短時間處理數百張紙本文件。最後在運用精益科技客製化服務,如定位點、條碼、QR-Code,即能以自動化流程取代複雜人工作業,讓數位法律合約獲得妥善保存與運用。

客製化服務搭配eDoc 文件數位化自動完成

有別於一般紙本文件,法律合約內容組成相當複雜,在雙方合作內容描述的主文外,通常還會有備註、保密事項等特定欄位,遠遠超過免費OCR軟體的處理能力。相較之下,eDoc內建的專業OCR軟體,會預先針對特定合約格式內容進行定義,搭配Plustek專業高速文件掃描器即可完整擷取合約中的文字,並在原稿相對應的位置中,嵌入可被搜尋的文字層,達成數位內容全文檢索目的。

另外,在紙本法律合約文件轉換成數位檔案過程中, eDoc文件數位檔案櫃具有檔案辨識功能,預先判定文件數位化的完整度,再依照檔案完整度高低自動儲存到NG或OK目錄,最後運用eDoc Cabinet 文檔同步軟體自動儲存預先指定的儲存空間。如此一來,專案人員只需到NG目錄中,以 PDF文字編輯工具l對數位化不夠完整的文件進行編輯校正與另存新檔,透過同步自動上傳功能儲存至OK目錄中,讓用戶從全文檢索資料庫中搜尋到該檔案。

李佳榮指出, 在精益科技的技術服務搭配eDoc文件數位檔案櫃解決方案後,可順利解決法務部門的舊法律合約文件數位化工作,僅有極少部分需仰賴人工再度確認。至於新版法律合約文件的部分,精益科技亦協助設計文件範本,如加入QR-Code、定位點等辨識方式,讓系統可自動辨識法律合約文件的屬性,並自動儲存到指定資料夾之中,讓日後數位化工作更為方便。

在商業環境快速變化下,法律文件重要性與日俱增,所幸在精益科技eDoc文件數位檔案櫃協助下,可協助半導體產業免去發生因法律合約文件保存不當,而支付龐大專利授權費用的窘境,亦能讓律師事務所產業有效率整理手邊的法律合約,強化在市場上的競爭力。

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