菜脯蛋，這一道臺灣囝仔人人熟悉的媽媽味，是欣葉集團創業起家撐起十億營收的招牌菜之一。但這道菜卻成了欣葉跨入e化之路的棘手難題，讓欣葉IT部門頭痛不已的一道菜。「這道菜可以搭配不同配料客製口味，就算是菜脯也能換成小魚乾，想要建立e化作業得找出所有搭配的需求，但連廚師都想不出所有的可能。」
擁有38年歷史的欣葉集團，從單一業種漸漸發展到現在有各式多樣料理的餐廳，如臺式、日式、咖哩等，除了臺灣有16間，北京、新加坡還有3間分店。早在1993年，欣葉就展開了e化的腳步，20年前就開始導入POS系統。
菜色變化多端的臺菜，如何將點菜作業e化，正是20年前欣葉展開e化時的難題。當年的IT最後不得不妥協，而放棄了更自動化的點菜作業仍採取手寫。「為了資訊化而資訊化不見得最好， IT作法有時反而對第一線作業是麻煩。」欣葉集團代理資訊長吳明璋三番兩次地強調這件事。
吳明璋解釋，資訊化的目的無非是為了更方便結帳及計算總營收，若因為資訊化帶來更多的不便，就失去了意義，「因地制宜很重要，因為資訊科技還是來自於人性。」他說。
資訊化得早，新舊整合問題多
當時主流作業系統還是DOS，連微軟第一套Windows系統都才剛支援正體中文。欣葉就在DOS環境下，導入了客製開發的採購系統、人資管理系統及用來管理POS的銷售系統，這是欣葉第一代的資訊系統。
吳明璋表示，導入POS系統最大考驗是如何讓廚師接受。負責餐廳外場服務的許多20年老資格的服務生也很難改變傳統的手寫點菜模式。再加上臺菜菜色複雜性高，變化彈性又大，想要用e化點菜來涵蓋各種清淡甜鹹程度的變化，對當年的IT系統來說，是很難的考驗。
反倒是欣葉集團旗下的日本料理分店因採套餐菜單，而比臺菜餐廳容易e化，而能導入了套裝的DOS版POS系統，後來因DOS作業系統式微之後，還順勢導入了Windows版本的POS。不過，吳明璋說：「資訊化得早，卻也因此碰上許多新舊整合的問題。」
吳明璋在2005年進入資訊部，當時欣葉正進入了新舊系統交替的時期，同時有3套POS系統有三套，分別為DOS版POS、Windows版POS及自行開發用於臺菜餐廳的Sale系統。
因為總公司主要資料仍保存在DOS環境的系統中，所以每天各分店營業結束後，店內系統會將當天資料傳回總公司的系統，但三套系統的資料無法直接互通，得人工使用轉檔程式將Windows環境的資料轉入DOS版系統中，才能讓管理人員得到完整數據的營業報表。
由於人工轉檔費時費力加上遇上了民國百年蟲問題，最後欣葉導入BI系統來串接異質系統的資料，減少人工作業加速報表作業，最後直到2010年才全面停用DOS系統。
不只系統資料整併棘手，最初開發程式的人員後來離職，甚至部分POS系統的供應廠商也因故倒閉，「除了維運，完全沒辦法更新跟擴充。」這些問題讓吳明璋開始考慮要導入一套功能齊全的核心系統來解決隱憂。「公司得有穩定的後盾才能走得長遠。」
兩階段導入全套ERP，統一核心管理系統
因此，在2013年時，欣葉決定導入SAP的ERP，不過，一開始因為預算有限，欣葉高層一度打消導入SAP的念頭。吳明璋認為，對企業長期發展有利的事，就應該立刻行動。所以，「應該趁公司成長期汰換系統，而非等企業發展達到高峰後再改變。」因此，他採取了兩階段策略來說服老闆。
吳明璋先導入了成本較低的人事管理模組，一方面營造出IT換新系統的氛圍，另一方面也讓公司高層可以檢視導入後的實際成效，有助於IT繼續提出擴大導入整套ERP系統的另外五大模組。「不要讓共識消失，」吳明璋說，IT得像業務人員一樣一直找方法、舉例子或是呈現實際效益來說服對方。
搭配新系統上線，欣葉也在2013年9月時，租用了中華電信仁愛園區IDC機房來部署內部的資訊系統，一方面能整合該公司網路節費系統，來降低電話費用，吳明璋也考量仁愛園區鄰近有不少政府重要機關或設施，因此相關基礎設施的備援系統、監控系統也更加完善，欣葉未來若要拓展到更多國家設分店，也更方便直接連接海外纜線。吳明璋想趁新系統汰換，也趁機為未來跨國IT架構預作準備，不只採用國際化ERP產品，機房網路環境也考量未來所需的擴充需求。
欣葉於2013年8月開始導入了HR模組，花了4個月時間完成。前3個月用來準備導入的前置作業，上線後再觀察1個月。HR模組導入後也讓公司高層看到系統汰換後的影響和改變而同意進一步導入ERP。於是，欣葉從2014年2月展開第二階段系統汰換，正式導入全套ERP系統，花費7個月的時間到當年9月才完成。
兩次導入，吳明璋採取了不同的導入策略。第一階段為了盡快讓系統上線，所以採取了最佳實務導入法（Best Practices，BP），套用原廠提供的模組和搭配的作業流程。吳明璋解釋，各產業的人資人事作業，如薪資計算、登錄作業等差異不大，再加上都需符合同一套政府勞基法規要求，所以，儘管用BP法導入客製彈性不大，欣葉還是使用BP法來導入HR模組。
儘管SAP ERP要價不斐，但吳明璋認為，臺灣人做事習慣很彈性，例如能節省幾個步驟就省略，小型企業有彈性是優勢，然而，當企業規模成長到一定程度，甚至要跨國管理分公司時，不論組織架構或所需的IT軟硬體系統必然會複雜化，因此就需要建立一套標準化的流程，「建立制度，是小企業成為大企業的必經過程。」他說。
第二階段導入ERP時，吳明璋就依標準的ASAP（Accelerated SAP）導入方法，例如從定義系統架構、規畫企業藍圖、擬定具體實施辦法、開發客製功能、系統上線準備、資料轉檔、建立內部支援系統等逐步完成ERP上線。
IT要向員工說明改變的好處
傳統餐飲業e化腳步向來就比其他產業走的更慢，欣葉起步早，吳明璋表示，如何持續快且穩是更大的挑戰。尤其欣葉多數員工都比吳明璋更資深，如何說服這些員工改變十多年的習慣，能夠學習新東西且接受各種轉變，除了需要有一套完善的員工訓練，更重要的是IT人員得不斷向他們說明改變的原因和好處。
吳明璋打趣地解釋，IT人的腦袋大都由1和0組成，沒有灰色地帶，講話聽似直接明瞭，其實往往過於使用技術名詞來溝通，反而讓對方覺得艱澀難懂，「這是IT人的通病阿。」
他以資訊是座冰山為喻，一般人眼前只能看到呈現在前端的3成IT系統，就像是冰山浮出水面的部分，但其實冰山底下還有更大片的冰塊，有7成IT系統位於後端，來提供一般人看不見的運作。「如何讓一般人也能知道有那七成系統的存在，IT人得懂得利用生活化的遣詞用字來解釋。」他說。
而這也不是件容易的事，吳明璋以他要說服老闆同意導入一套資訊產品的作法來解釋，吳明璋會先觀察老闆平時喜歡什麼或是熟悉哪些事物等，接著吳明璋再利用這些老闆熟悉的素材來尋找可用於說明IT的例子。
或是，吳明璋會研究了解老闆喜歡到哪間餐廳用餐或是到哪家百貨公司逛街等，再以那些地區的IT應用來向老闆說明未來新IT系統導入後的情況。
「生活周遭的人、事、物都是IT人學習說話的素材。」吳明璋強調，IT人必須打動一般人的心，要讓老闆或員工都能一起認同IT這條路的價值並願意投資IT的藍圖。這得像業務人員一樣懂得話術，能運用譬喻技巧，將困難的技術，用對方能夠感同身受的話語說出來。
IT要時時尋找創意點子
除了說明技術要親民，吳明璋表示，IT人也要有時時尋找創意思維的習慣，主動發想各種好點子。
例如他以前曾有次到便利商店看見店員利用盤點機來點貨，就聯想到欣葉餐廳的食材進出管理，是不是也能比照相同模式管理。
或是另一次他搭計程車時看到計程車有無線刷卡機，也可以聯想到餐廳未來結合電子發票系統時，也可以透過NFC技術將電子發票直接傳到消費者的手機上，而不需提供紙本。他認為，儘管IT技術走在世界的前端，但學習將IT點子導入日常生活中來創造新應用，才是IT人終身學習的課題。
吳明璋引述一句他從書上讀到的話：「從優秀到卓越的公司是把科技當作動力加速器，而不是啟動器。」他認為，IT人往往能更快比其他人得到資訊，所以，更應該培養自己用更高的角度，為企業看到更遠的前景。
所以，IT人得時時保持好奇心，勇於接觸新事物，從中聯想與自己所在產業套用其中相同應用的可能性，「真正優秀的CIO要了解企業需要資訊化的地方，進而找出方法，最後才能「咻！」一聲投出快、狠、準的變化球達成企業e化目標。
待在欣葉十年，欣葉資訊化轉變的歷程，處處都能看見吳明璋的影子，不過，吳明璋的頭銜「代理資訊長」經常引起不少人的提問，為何是代理？他笑著解釋，身為IT人，他同樣也以資訊長為目標，不過，他自我評估目前還不足以勝任這個職務。所以，欣葉高層才以準資訊長的位階來任命。
吳明璋笑著說，從小就與DOS系統一塊兒長大，早就知道IT注定是他一生的玩伴，唯有IT才能成就自己心中的夢。目前的職稱代表了公司的期許，更無時無刻提醒著他要往前，成為公司真正的CIO。
欣葉集團代理資訊長吳明璋認為，IT人也必須能打動一般人的心，讓他們一起認同IT化的價值。
CIO小檔案
吳明璋
欣葉集團代理資訊長
學經歷：明新科技大學資訊管理系畢業後，2005年時進入三商百貨生活事業部工作，半年後轉至欣葉餐廳資訊部門任職，從基層資訊部IT人員做起，待了將近10年，一路經歷多次POS系統轉換、新舊系統整合等企業e化升級，近兩年更一手推動欣葉導入SAP ERP，現為欣葉集團代理資訊長。
公司檔案
欣葉國際餐飲集團
● 地址：臺北市中山區雙城街28巷3號2樓
● 網址：www.shinyeh.com.tw
● 成立時間：1977年
● 員工數：約1,000人
● 董事長：李秀英
● 總經理：李鴻鈞
資訊部門檔案
● 資訊部門名稱：資通室
● 資訊部門主管職稱：代理資訊長
● 資訊部門主管姓名：吳明璋
● 直屬主管：執行董事兼總經理李鴻鈞
● 資訊部門人數：6人
● IT預算：約700萬元
IT部門大事紀：
● 2006年：整合POS系統
● 2009年：導入Analyzer BI商業智慧、遠距視訊與多點會議系統導入
● 2012年：導入中華節費系統雲端總機、Avaya IP總機系統
● 2013年：導入欣葉雲端機房、導入SAP HR模組
● 2014年：導入SAP ERP五大模組
熱門新聞
2024-04-17
2024-04-17
2024-04-15
2024-04-15
2024-04-15
2024-04-15