儘管許多開源軟體已經日趨成熟,但對於大型組織來說,要在短時間內全面導入新的開源軟體,取代過去習慣的辦公室軟體,並不是一件容易的事,不僅要有管理階層的支持、職員的學習意願,更需要資訊部門的導入決心及完善的配套措施,臺中的大里仁愛醫院資訊室主任廖啓志在5年前就下定決心,要汰換掉微軟Office,全面採用開源軟體OpenOffice。

導入之前,廖啓志花了1年的時間,針對好幾套開源的辦公室軟體進行測試與評估,也參考了其他組織的導入案例,最後決定採用市占率僅次於微軟Office的OpenOffice。

評估的重點包括相容性、穩定性與介面操作習慣,廖啓志表示,使用這套開源免費的辦公室軟體,穩定性與效能上還不及微軟Office,不過以功能面來看,95%~99%的功能都可以做到,只剩下使用習慣的問題。

「長痛不如短痛,堅持去做,習慣的問題終會被時間撫平」廖啓志坦言,剛開始院內反彈聲浪確實不小,但他已經做好一旦上線就不會撤下的心理準備。決定導入之後,他在2009年下半年開始在院內全力推動這項專案,先進行1個月的教育訓練,接著在全院大量部署OpenOffice開源軟體,並保留2個月緩衝時間,讓同仁並行使用新舊兩套軟體。

委外讓教育訓練機構協助,加速導入過程

在教育訓練上,廖啓志向出版商訂購1套完整的線上學習教材,並包下巨匠電腦的課程,提供7個梯次的教育訓練,讓院內員工自行登記上課時間,廖啓志表示,委外由專業教育訓練機構來協助,可以加速導入過程。他也表示,整項專案的執行成本包括整套教材及委外的課程,共花費8萬多元,卻為醫院省下了數百萬元的授權費用。

廖啓志在OpenOffice上線2個月之後,將全院的微軟Office撤下,只在院內的公共文書作業區,以及幾個具特殊需求的點保留微軟Office軟體,提供需要對外的主管機關或秘書室使用。此外,他也在院內公告了電子文件檔案格式轉換的配套措施說明,以及相關的檔案格式管理辦法。

廖啓志表示,在導入OpenOffice之前,院內使用的辦公室軟體以整批買斷的授權方式,每次動輒數百萬的授權費用,也因為這樣,院內對辦公室軟體的數量管控非常嚴格,不是每臺電腦都有裝微軟Office,有使用需求的員工還需要提出申請,不過導入OpenOffice之後,院內每臺電腦都可以裝辦公室軟體,員工也可以在自己家中安裝來使用。

在使用上,員工可以在OpenOffice中找到和微軟Office相對應的常用辦公室軟體,包括文字處理工具(Writer)、試算表工具(Calc)、簡報程式(Impress)、繪圖程式(Draw)、公式編輯器(Math)與資料庫管理應用程式(Base)。

檔案格式轉換上,OpenOffice預設的文件交換格式為ISO標準的開放文件格式(OpenDocument Format,ODF),也可以轉成微軟Office及其他常見的檔案格式。

其他同樣導入OpenOffice的組織還有聯合報、臺中榮總醫院等,不過相較之下,廖啓志的作法更為果斷,整個轉換過程只花了短短3個月的時間,廖啓志表示,很多醫院也都在評估開源的自由軟體,但要導入的徹底並不容易,除了完整教育訓練及配套措施外,高階主管的全力支持也非常關鍵。

像是由高層訂定院內電子郵件不可夾帶微軟Office的檔案,以及內部流通文件限定使用開放文件格式(ODF) 等規範,都能加速推動整個導入開源軟體的專案,現在,大里仁愛醫院全院只留不到一成的微軟Office供特殊需求使用。

大里仁愛醫院和臺中仁愛院區隸屬同個醫療財團法人,大里院區為總院,臺中院區為分院,兩邊的資訊系統由總院的資訊部門統一負責,目前廖啓志所帶領的資訊部門共有19個人,相較於規模更大的醫學中心,醫院必須面臨一樣的醫療環境競爭與健保制度的變化,但資訊部門所擁有的資源卻不同。

廖啓志表示,各級醫院在面臨相同的醫療環境問題時,如何將有限的人力與資源做最佳的運用是一項大挑戰。面對這樣的挑戰,他說:「只能挑重點來做」他表示,IT預算有限、人力有限,只好先挑緊急的、有違法疑慮的先做,資訊部門常常需要先放下手邊原本的任務來因應緊急的政府法令,避免造成醫院經營損失。

另一個挑戰則是在面對這麼多專業人員彙集的環境,有醫師、護理師、藥師、檢驗師、復健師、營養師、會計師、還有工程師,要如何設計出一套讓大家都滿意的系統,廖啓志表示,平行單位的溝通很重要,一個資訊系統的使用範圍往往橫跨許多專業,身為資訊工程師,只靠自身的資訊專業來整合這些異質領域的專業並不容易。

他說,系統的使用範圍越廣,甚至是擴及全院,在導入與整合的困難度也越高,有些影響的領域甚至超越醫院CIO所能駕馭,這時候就必須由更高階長官或聯合該專業領域的主管一起協助推動資訊化。

廖啓志也表示,醫院高層一直非常重視資訊,也能適時的挺身而出協助資訊室推動資訊專案,現在,他們幾乎每周都會由現任院長召開一次資訊專案跨部門協調會議,討論所有資訊化相關議題,有些部門之間無法協調清楚的流程,都可以在這個會議上討論與決策。

廖啓志回想12年前剛進到大里仁愛醫院擔任系統工程師時,資訊部門只有6個人,分為醫療組與管理組,當時大里仁愛醫院的HIS系統由於導入過程花費太多時間,且委外開發的系統無法滿足院內需求,最後決定轉由資訊部門自行開發,包括門診與住院系統都從頭開始,廖啓志表示,一開始團隊的研發速度很快,但隨著系統陸續上線後,原本的開發人力需要同時維護上線的系統系統,導致開發新系統的效率降低。

直到現今,系統維護需要耗費的人力仍不斷成長,為因應這樣的改變,資訊部門在5年前重新改組,分成開發組、維護組及系統組,由三分之二的人力來維護院內的資訊系統,三分之一則可以專注於開發上,讓院內每年都可以有新的系統產出。

廖啓志表示,維護人力的成長除了系統數量成長外,另一項主因則是要因應健保與衛生主管機關的政策變動,以資訊系統來輔助院內進行策略執行、規則管控,讓醫院免於因健保的過度耗損。

電子化過程最難之處在釐清院內各單位間需求

近年內,廖啓志也帶領資訊部門陸續導入了電子病歷系統、護理e化工作車、新的預算系統,以及BI工具與平臺等。

其中,護理e化工作車是一個為期2年的專案,大里仁愛醫院從2012年開始先在總院布建無線網路系統,採購護理e化工作車,開發護理作業軟體,隔年於臺中院區也比照辦理。

另外,他們也在2012年導入鼎新BPM系統,將公文作業與流程電子化,8月時全院公文斷紙。廖啓志表示,當時管理副院長決定首先導入公文流程表單,但這個正是資訊部門最不熟悉的部分,整個導入過程雖委外開發,但最難之處卻是要先釐清院內各單位間的需求。

他發現,在執行公文流程的電子化過程,需要釐清的事情包含組織架構、簽核層級、核決權限、公文常識等,許多議題都牽扯整個機構甚至董事會,還會面臨到一般使用者的通病:不喜歡改變。

大里仁愛醫院的管理副院長便在這項專案過程中扮演重要的推手,協助資訊單位解決許多不明確的需求,修正許多不正確的程序,並親自參與公文寫作指導,讓專案能夠順利進行。廖啓志表示,BPM系統目前已經將採購相關流程表單、人事請假相關流程表單上線,資產管理流程表單開發中。

不只是幫醫院各單位設計工具,而是教會他們怎麼使用工具

此外,去年大里仁愛醫院資訊部門也開始導入BI工具與平臺QlikView,提供院內使用者一個閱讀資料與萃取資訊的工具。廖啓志表示,通常企業會導入BI系統來做KPI規畫,協助企業經營,但大里仁愛醫院卻拿來讓員工自己使用,開發出需要的報表。

他們一樣提供了教育訓練課程,讓所有單位的員工學習自己使用QlikView,從資料中找到資訊。他表示,長期以來,各單位一直以來仰賴資訊化,但現在,他認為資訊部門更需要做的,不是幫醫院各單位設計工具,而是教會他們怎麼使用工具。

抱著「給釣竿不給魚」的心態,廖啓志不僅委外請軟體公司的顧問開課,自己也教了數十堂的訓練課程。他說,當同仁會用工具之後,資訊部門不用再忙著幫各單位跑報表,而省下來的時間可運用在開發更有價值的系統上。

他還說,大里仁愛醫院的院長一直希望能創造出一個學習型的組織,讓院內各部門學會自己來善用資訊系統與工具,就算資訊部門不在也可以運作得很好。

 

大里仁愛醫院資訊室主任廖啓志表示,面對這麼多專業醫療人士,與其一一滿足需求,不如給他們釣竿,讓他們自己學會善用資訊系統。

 

CIO小檔案

廖啓志

大里仁愛醫院資訊室主任

學經歷:亞洲大學資訊工程碩士畢業,曾任職大同資訊公司MIS主任,2002年進到大里仁愛醫院擔任系統工程師,3年後升為資訊室副主任,協助院內陸續導入影像傳輸與儲存、電子醫囑等資訊系統,並在2010年大力推動讓全院改用OpenOffice開源軟體,2012年接任資訊室主任至今。

 

公司檔案

大里仁愛醫院

●      公司地址:臺中市大里區東榮路483號

●      網址:www.jah.org.tw

●      成立時間:1945

●      業務介紹: 醫療照護

●      員工人數:1,150人

●      董事長:廖泉生

●      院長:徐弘正

●      資本額:8.1億元

●      年營收:22億元

 

資訊部門檔案

●      資訊部門主管職稱:資訊室主任

●      資訊部門主管姓名:廖啓志

●      直屬主管:教學副院長

●      資訊部門分工:開發組、維護組、系統組

●      資訊部門人數:19人

●      每年IT預算:1,200萬元

 

IT部門大事紀:

●      2000年:委外開發HIS系統上線

●      2002年:自行開發HIS系統上線

●      2003年:啟用全臺第一個多功能床邊服務系統(Bedside Terminal System)、中醫系統上線

●      2005年:導入PACS系統

●      2006年:住院CPOES上線、護理之家系統上線

●      2007年:導入E-Learning線上學習平臺、急診二代CPOES上線

●      2008年:健康檢查系統上線、轉診系統上線、手術排程系統上線

●      2010年:導入OpenOffice,並通過ISO-27001國際資訊安全標準驗證,建置符合國際標準之資訊安全管理系統(ISMS)

●      2011年:導入電子病歷系統、護理計畫系統上線

●      2012年:全院布建無線網路,導入BPM系統、護理e化工作車暨系統上線

●      2013年:導入預算系統、導入BI工具與平臺


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