勞動部資訊處處長莊明芬 (攝影/洪政偉)

「執行政策的時候,也要考量到IT的配合度。就算政策立意良好,但IT不給力,民眾也會抱怨。」勞動部資訊處處長莊明芬一句話點出IT之於政府的重要性。這不只是她在公務機關任職多年的體認,更是勞動部IT單位,在紓困4.0政策下扮演的關鍵角色。

臺灣COVID-19疫情在5月急轉直下,打工族首當其衝,直接面臨排班減少、薪資砍半的處境。行政院6月緊急祭出的紓困4.0政策中,將部分工時受僱勞工也納入補助,也就是打工族們,可以領取1萬元的生活補貼。

不過,在疫情最嚴峻的時期,任何公共場所的群聚都可能成為防疫破口,人數眾多的打工族該如何請領補助?為了讓他們能夠快速、零接觸的請領到補助款,線上管道成了疫情下的首選解方。

勞動部不到一個月就推出了線上線下都支援的補助請領服務。透過線上申請,民眾只要輸入身分證字號、銀行帳戶資訊,後端系統能即時比對資格,符合資格者,1萬元補貼就能在三天內自動入帳。除了線上管道,也可用ATM、紙本等管道來申請。

勞動部勞動條件及就業平等司主導了線上服務的設計,規劃出相關請領流程後,由勞保局從資料庫中撈出所有符合資格的勞工資料,勞動部資訊處則用Python撰寫檢驗程式,檢查資料轉置過程,驗證這些資料的正確性,最後再委外給財金公司開發。

考量到線上作業的爆量申請需求,勞動部資訊處除了即時擴充機房的虛擬機資源,也額外採購了CDN服務,將網站內容複製到各地的CDN伺服器,讓來自各地的查詢流量、線上服務申請,改由各地的CDN伺服器就近處理。

服務上線後,短短三天內,就有大約20萬人成功領取到補助款,線上申領人數更是實體ATM領取人數的10倍之多,只有極少數民眾採用特殊管道申請。勞動部官網紓困專區開放後,民眾瀏覽量更爆增到原先的10倍以上,至今已經超過數百萬人次點閱。這些數據,正是政府IT服務的價值體現。

先奠下技術基礎,再靠資料治理打造IT服務

莊明芬直言,勞動部推出的線上補助申請服務,就是一項以資料治理模式,透過公私協力,來打造IT服務的作法。所謂的資料治理,是透過現有業務單位的資料加以利用,比如以符合部分工時的勞工人數,作為政府紓困經費分配的依據,補助後如果還有餘裕,也能規劃下一波納入補助範圍的勞工資格。

「這就是透過循證(evidence-based),作為政府的決策佐證。」莊明芬指出,政府機關透過循證,推行的政策會更精準、更有說服力,也更能取得民眾的信任。這也是她認為,政府需落實資料治理的一大原因。

從這項線上補助請領服務的結果來看,莊明芬以小窺大指出,政府提供民眾服務時,要將數位原生代的需求納入考量,「甚至以數位為預設、數位為首選的思維來設計服務。」因為年輕世代對網路或線上工具的運用更加熟悉,數位原生代已成為政府服務推動上,不可忽視的一大族群。

「我們的新任務,就是要從技術導向朝服務導向,從IT治理往資料治理邁進。」莊明芬點出勞動部IT目標的轉變。

從第一線IT到政策擬定,多元經歷成就更全觀的視野

不只站在勞動部角度,還能從全觀角度來剖析政府IT與數位政策,這是因為莊明芬過去豐富的政府機關任職經歷。

莊明芬曾在基層待了十多年,站在政府IT建置的第一線,負責資訊系統規劃、設計,同時也經常扮演與業務單位之間的溝通橋樑。一開始她先任職於地方政府,先後在臺北市立圖書館與臺北市政府衛生局,從事系統開發與網路連線相關任務。這些在基層的資訊實務經驗,讓她更能站在使用者的角度,來思考IT服務的設計。

後來,莊明芬進入行政院研考會,先後在出版品管理處、研究發展處等單位任職。她的角色開始質變,原先是第一線負責資訊處理與執行的IT人,轉而接觸到更多政策規畫細節。尤其,她在2014年升任國發會資訊管理處副處長後,更要負責統籌全國各級政府機構資訊管理政策的規畫業務,「那時候的視野又不一樣了,不只是侷限於內部資訊工作,更要看到國外正在做什麼。」她回憶那段建立全觀視野的經歷。

當時,莊明芬參考其他國家的數位政府政策、國外智庫相關研究,再回頭檢視臺灣政府數位發展政策的不足,以及可著力的發展方向。過程中她也發現,臺灣的數位競爭力在許多國家中已經名列前茅,「如果要持續進步,就要穩中求勝,並且展現運用科技帶來的公共價值,發展智慧政府帶給民眾幸福。」

因此,她不只提倡透過開放政府、開放資料的平臺,讓人民參與政策討論、加速政府資料的應用,後來推行資訊服務時,她還特別注重一個角度,政府IT是否能回應民眾與社會的需求。比如政府近年來在開發IT服務時,開始融入敏捷開發的思維,以人民為中心來進行系統設計,報稅系統的改革就是一例。她認為,這就是在政府IT服務提供上,回應民眾需求的體現。

「如果一直在資訊單位處理第一線業務,沒有轉型投入政策研究及擬定,感覺好像少了一塊拼圖。」莊明芬表示,從第一線的系統設計、流程改造,到後來從事政策規劃,每一個經驗的積累,都是她現在推動勞動部資訊政策的重要基礎。

勞動部資訊處處長莊明芬表示,勞動部IT的新任務,就是要從技術導向到服務導向,從IT治理往資料治理邁進。 (攝影/洪政偉)

IT抗疫成上任後全新挑戰

去年12月,莊明芬離開國發會,上任勞動部資訊處處長,準備循序漸進的推動各項計畫,然而,突如其來的一場疫情,讓接任不到半年的她,遭遇了一個全新的大挑戰,「如何讓居家上班的員工,也能發揮戰力,不影響業務的推動?」她的答案是:「資訊科技扮演重要角色。」

勞動部從5月中開始,採取人員分流上班的機制,一半員工居家辦公、一半進辦公室,雙周輪替一次,同時間遠距辦公的人員將近200人。

為了讓疫情下加倍繁忙的業務可以持續進行,資訊處協助員工來設定各項遠距辦公的軟硬體環境,讓居家辦公的員工,透過筆電連入辦公室電腦來工作。同時,為了避免遠端操作的資安風險,資訊處也採用雙因子身分認證管理機制,員工連上公務電腦前,得透過綁定手機取得動態密碼,才能登入。

考量到遠端連線與額外的視訊會議需求,資訊處更緊急擴充頻寬、增購視訊會議系統,也在既有行政資訊系統My EIP中,增設視訊會議室的預約選項,方便員工協調線上會議的時段。

遵循中央政策推部內行政系統共用

疫情期間,由於辦公室禁止跨區移動、部分人員居家辦,加上及線上作業的需求大增,更加速了勞動部推動全面電子公文簽核。這項政策是從去年開始推行,目標要逐漸推動5個所屬機關的公文系統共用,加速簽核流程。

莊明芬解釋,勞動部除了本部的業務與行政單位,底下還有5個三級機關,會因應各自的業務建置IT系統。而公文系統的建置也是如此,不同機關選用的公文系統可能不同,使得跨機關的公文簽核流程,仍難以線上簽核。尤其,疫情爆發後,勞動部辦公室也遵循分區分流的原則,不同區員工禁止跨區接觸,這更讓全面電子公文的推動勢在必行。

因此,勞動部今年優先選擇基金局及勞安所,要將本部公文系統移轉建置到這兩個機關,再由本部統一管理、維運、進行資安防護。這是因為,逐步汰換各機關的系統時,須考量到資訊系統生命周期,待使用年限將至,再來訂定汰換的計畫。各機關移轉建置後,也能根據業務需求在共用模組之上,進行客製化開發。

除了公文系統的跨機關共用,在行政院推動跨機關行政資訊系統整合的策略之下,勞動部也以「部」為中心,來推動其他行政系統的共用。

比如勞動部本部及所屬機關所有員工的共用入口網站(My EIP),也透過共用模組降低自行開發的人力成本。勞動部所屬機關的官網,也與本部共用一套網站架構,目前除了勞動力發展署、勞保局,因業務需求較為繁複,自行開發官網,其他所屬機關都與本部採用同一套架構,以便於後續維護與管理。

系統共用政策也同樣貫徹到各地方政府的勞工行政單位。這套提供給中央與地方勞工行政機關使用的「全國勞工行政資訊整合應用系統」,內含27個子系統,無論是減班休息的通報、停業通報、違法雇主通報,都透過這套系統進行填報。正是因為這個系統共用的作法,不僅讓中央與地方的資訊傳遞更有效率,中央單位也能根據這些資料,作為政策擬定的參考。

推動開放資料漸獲成效,下一步要落地AI應用

在數位政府大方向的政策下,勞動部也積極推動開放資料,至今已經開放了600多筆資料,在中央政府機關的評比中,名列前茅。

莊明芬指出,推動資料開放的過程中,「預設為開放」是一大重要原則,業務單位需要有這個共識,才能促進更多資料對外開放。在這個策略下,勞動部對開放資料的作業逐漸習以為常,業務單位提出後,會交給部內專責單位,檢視資料取得連結有效性、後設資料(Metadata)的完整性,是否符合共通性應用程式介面規範OAS 3.0等條件。確認都符合規定,就能在開放資料平臺中釋出。

除了開放資料,勞動部去年更開始推動「人工智慧專案評獎實施計畫」,鼓勵各單位提出AI應用專案,這項內部計畫也是用資料創新IT服務的一環,要讓業務單位將資料治理與AI思維融入業務運作體系當中,勞動部也會舉辦教育訓練,並找外界專家來評比整年度的AI應用成果,來推動政策落地。

「今年是計畫實施第二年,各單位會運作得更成熟,我覺得是一個開端,讓大家更重視資料的應用。」莊明芬說。

CIO小檔案

莊明芬

勞動部資訊處處長

學歷:美國威斯康辛大學麥迪遜分校圖書資訊學碩士

經歷:在公部門具有二十多年資歷,曾在臺北市立圖書館及臺北市政府衛生局資訊室,擔任設計師一職。2002年年進入行政院研考會,先後任職於出版品管理處、研究發展處等單位。隨後在2014年進入國發會,擔任資管處副處長,去年12月進入勞動部,擔任資訊處處長至今

機關檔案

勞動部

● 地址:臺北市中正區館前路77號9樓

● 成立時間:2014年,原本的行政院勞工委員會改制升格為勞動部

● 主要業務:全國勞動業務之主管機關

● 員工數:本部及所屬機關共7,141人,本部379人

● 機關首長:勞動部部長許銘春

● 機關年預算:157,955,700元

資訊部門檔案

● 資訊部門名稱:資訊處

● 直屬主管:政務次長王安邦

● 資訊部門人數:16人

● 資訊部門分工:應用服務科;設施規劃科;資通安全科

● 每年IT預算:16,542,000元

IT大事記

● 2018年:配合勞基法修法,加班輪班間隔及例假線上備查系統上線;導入Email APT設備

● 2019年:導入端點APT軟體系統

● 2020年:新版電子公文檔案管理系統上線;勞工行政救濟案件管理平臺上線;採購稽核資訊作業平臺上線

● 2020年:因應疫情,導入居家辦公相關設備、視訊設備

● 2020年:持續擴大資訊安全管理系統驗證範圍,達成全機關驗證

● 2021年:推動勞動部電子公文檔案系統共用版,所屬機關基金局及勞安所移轉建置本部公文系統,由本部統一管理維運及資安防護


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