銘傳大學資訊網路處處長蘇瑞元

2018年3月的劍潭山上,應當是漆黑一片的三更半夜,山頭某處卻還有幾盞燈亮著。一群人還在埋頭作業,有些興致高昂地討論,有些靜靜編寫程式,直到凌晨3點多才熄燈離去。因為,再過幾天,全臺首個智慧教室就要亮相了。這群努力趕工的團隊,就是銘傳大學資訊網路處的同仁,也是設計、打造這間智慧教室的幕後功臣。

走一趟銘傳智慧教室

銘傳大學臺北校區的H204教室,就是這間智慧教室的所在地,於2018年3月24日正式亮相,與師生相見。

教室外,銘傳大學資訊網路處處長蘇瑞元對著一塊小型資訊面板問道:「教務處在哪?」

「臺北校區:教務處位於行政大樓(A棟)。桃園校區:教務處位於應兆紀念圖書館(Q樓),自名園門口進入。」AI客服機器人邦妮,以文字如此回答。

邦妮是銘傳大學自行打造的AI文字客服機器人,快2歲的她,不只活躍於智慧教室門口的資訊面板,也常見於學校網頁首頁,讓師生不只能打字提問,還可以直接語音問話。

除了AI客服機器人,資訊面板還顯示了教室內各種環境感測器的數據,比如室內溫濕度、二氧化碳濃度、空氣品質,甚至還加入智慧化調控功能,比如教室內二氧化碳濃度一旦超過1,000ppm,教室排風扇就會自動開啟,以改善空氣品質。另外,要是有突發狀況,師生也能透過資訊面板螢幕,直接與校門口警衛室聯絡,平時也能用於設備報修,或是查看更新的課表資訊。

踏入教室後,電燈自動亮起,印入眼簾的是投影布幕、E化講桌、天花板上的攝影收音設備,以及教室側面2臺嵌牆式的65吋觸控電視。這2臺電視,除了能呈現老師上課內容,也能讓學生討論更便利。只要開啟手機無線藍牙,就能透過Miracast或Airplay投放簡報內容或其他資訊畫面,進行分組討論。

而天花板的攝影機與收音設備,則支援教學即時錄影,能直接上傳上課內容至教學平臺Moodle。除此之外,這個設計也支援直播,進行遠距教學或其他活動。像是2018年6月時,銘傳國際學院新聞與大眾傳播學程,就在這間教室舉辦畢業論文口試直播,海外家長可即時觀看,孩子在銘傳4年下來的學習成果。

不只如此,這間教室連管理也很智慧,「甚至還能與選修班級課表資訊結合,依不同上課時段來自動開關教室電源。」蘇瑞元解釋,因為該教室結合了校務系統,能根據教室是否借用,來自動控制教室電源,另外教師也可透過銘傳大學App,來控制教室電源,達到節能減碳。此外,人員進出皆有門禁管制,平時學生可憑學生證靠卡進入教室,而非上課期間,教職員也能刷職員證,來解除門禁使用教室。

撐起智慧教室的IT力

這間智慧教室設置E化講桌,讓老師可根據教學情境需求,來調整教室設置,比如需要投影教學時,教室投影布幕將自動下降,也會關閉特定幾排燈,將環境調整為老師教學所需。甚至還整合教學平臺Moodle、雲端桌面、自行建置的雲端教室和校務行政系統。

不像其他智慧教室,銘傳智慧教室軟硬體幾乎由資訊部門一手包辦,不只自行開發軟體系統,也參與軟、硬體的規畫與設計。6個月前,銘傳大學校長李銓提出了智慧校園這個概念,但具體細節,還得由資訊網路處同仁發想、規畫,「可說是當時最大的挑戰,」蘇瑞元回憶道。

在專案發想過程中,不只應用程式開發人員參與,還找來了上課老師、設計師、教室硬體工程師和設備廠商等,一起腦力激盪,討論智慧教室該如何呈現。「每次開會,至少都1個小時以上,」蘇瑞元強調,當時還不只在會議室中討論,大家還到教室現場模擬,規畫出多種版本。

就這樣歷經近30次會議討論,後來放棄超出預算的完美版本,改用符合預算但功能盡可能完善的方案,接著展開系統開發和施工,花了將近4個月的時間,打造出全臺首間智慧教室。至於智慧教室核心系統,蘇瑞元驕傲地說,當時資訊網路處只用了1個月時間,就開發完所有程式了。

不過,智慧教室還有很多優化空間,而串接軟、硬體就是其中之一。例如,蘇瑞元計畫透過分析各感測器資料,整合溫度、天氣、體感指數與電力耗用數據,來自動調整教室的溫度,達到最佳化。不只如此,他也計畫透過AI偵測和分析人員活動狀況,來彈性延長電力開啟的時間,而不像現在,智慧教室只能按固定時間啟用電源。

蘇瑞元也希望,未來透過收集智慧教室各設備的使用數據,搭配調補課、教室借用系統、大數據分析和AI,以一個後臺面板來監控,盡可能達到教室自動控管。

不只是智慧教室,銘傳許多資訊系統也都是由IT人員自行開發,如這套校務行政系統,涵蓋了258個主要系統,銘傳自行開發的程式將近4萬支,他也舉其中的決策管理系統MIS來說明,全都是自行開發完成。

該服務自2015年前推出上線後,至今已能整合校務5大面向的數據,包括人力管控、空間管控、招生管控、畢業管控和校務管控,甚至還開發出40項的分析功能。

舉例來說,在人力管控部分,有人力現況分析,分別根據年度和單位,來比較校務人力變化;此外,還有退休人力分析、教師彈性薪資分析等。在空間管控裡,除了有校園空間使用率分析、設備成本和報修次數與原因分析外,還有空間使用建議,讓教室借用或辦活動流程更順暢。

而對學校來說非常關鍵的招生,在銘傳MIS系統裡也有詳細分析,像是入學管道錄取率和註冊率分析、學生來源分析等,另也針對畢業生發展進行研究,比如就業分析、畢業薪資推估,再與校務管控中的各項分析對比,觀察哪些課程或技能的習得,可以讓畢業生發展更好,進而調整招生政策。

除了自行開發新系統,銘傳資訊部門在IT架構改造上也不假手他人。他表示,銘傳資訊部門在2008年針對資訊系統服務開始導入虛擬化,先從桌面虛擬化開始推起,並導入雲端電腦教室,未來所有教學用的軟體全部都集中到機房伺服器上管理,而不會裝在PC端,再提供給各系學生使用,來提高電腦教室的安全管理和使用效率。老師也有免費個人空間存放檔案,上課時可開啟自己在遠端的電腦桌面、使用存放於遠端的檔案來教學。

讓不同專長的同仁共同參與專案,來激發IT人才潛力

銘傳大學資訊網路處處長蘇瑞元表示,IT是與時俱進的工作,唯有結合不同專長的人才、互補專長,才能打造未來智慧化大學。攝影/洪政偉

除了對軟、硬體有獨到見解,蘇瑞元對於管理IT人員,也有一套方法,來改善各領域互不過問的狀況。他表示,2年前資訊網路處的工作模式,就是各做各的,從不打交道。

而透過這次高難度的智慧教室專案,蘇瑞元讓不同專長的同仁,共同參與這個專案,藉由彼此合作、互補彼此專長,來完成任務。在這次智慧教室專案中,不同領域的小組,還得選出一位負責人,來領導該組同仁。這個做法,就是在培養領導能力。

他也強調,只有結合不同專長的人才,「才有可能做出以前想像得到、卻做不到的事,」進而打造未來智慧大學。

不只從IT人員管理下手,為管理任務進度,資訊網路處還以開源的Redmine,架設一套任務管理系統。在這個系統上,參與者能對專案進度一目了然,比如專案開始時間、進度、參與人員和討論細節。如果有任何新討論,系統也會透過Email來通知,使用者也就不會錯過重要訊息。

這套系統,不只用在資訊網路處的任務管理,還包括讓學生發表建議的「校長信箱」。蘇瑞元指出,這套任務管理系統從去年12月,試用到今年4月,「大部分的工作都搬上去了,同仁現在也都習慣使用這套系統。」他繼續說,校長也希望這個任務管理系統,可以推廣到全校來使用。

不只要以AI 客服機器人來提升辦事效率,也要分析師改善開發流程和成果

蘇瑞元指出,學校許多單位辦事時,很容易被電話打斷。而這些電話,多半是詢問重複性高的問題,也因此,他認為建立一個全方位的AI客服機器人,可以提高辦事效率,也能了解師生提問的方向。

要打造這樣全功能的AI Chatbot,資訊網路處以現有的邦妮客服機器人系統為基礎,持續蒐集新問題。目前邦妮已累積數千條正確回答,蘇瑞元表示,未來目標是要做到擁有3萬至5萬條回答,進一步建立起校園對話大數據庫,再透過AI來分析資料,包括提供業務相關的知識和決策建議;分析近期話題趨勢,事先通知相關單位提前宣導或因應;分析學生情緒,及早輔導和處理。

在他看來,資訊系統的建置,就是要減少人力,「把知識變成流程一部分,」透過系統來自動處理特定事項,將人力轉移到其他重要事務上 。

這套理念,也運用在系統開發上。有別於以往業務單位直接提需求、資訊單位來執行,面對平均每年有206件系統開發案的資訊網路處,將開發流程改為約談制,搭配自家3名分析師,當業務單位提出需求時,先約談、了解業務單位的目的與期待,再來分析是否可行、如何獲得資料、是否需要串接不同系統等,再請業務單位同仁進行內部深度討論,最後再提出需求。「這個過程可能2到3次,但業務單位後來提的需求,就會比之前更完整。」

未來,銘傳資訊網路處要用這個方式,開發出更強大的系統,來深耕智慧校園。

 

CIO小檔案

蘇瑞元

銘傳大學資訊網路處處長

學歷:海洋大學資訊工程學系畢業

經歷:1997年進入銘傳大學,擔任資訊網路處科技整合組組長,之後陸續擔任資管系講師、傳播工程系、電腦與通訊工程學系講師。到了2016年時,代任資訊網路處處長,同年也接任網路電視臺管理處處長,2017年正式升任資訊網路處處長。

 

學校檔案

銘傳大學

● 地址:臺北市中山北路五段250號

● 成立時間:1957年

● 校長:李銓

● 董事長:陳耀生

● 員工數:1,809人

資訊部門檔案

● 資訊部門主管職稱:資訊網路處處長

● 資訊部門主管姓名:蘇瑞元

● 資訊部門分工:系統發展組、臺北資訊服務組、桃園資訊服務組

● 資訊部門人數:33人

IT大事記

● 1975年:導入大型主機,處理校務行政資料

● 1996年:轉換為以區域網路型的Client/ Server架構系統

● 2000年:系統架構改為以Windows 及 Web介面為主的基礎應用系統

● 2006年:建構Moodle數位教學平臺

● 2007年:導入電子公文與電子表單系統;建置教師與學生e-portfolio系統

● 2008年:建構全校308間E化教室

● 2010年:建構雲端學習中心;建置網路入侵偵測防禦系統(IPS)

● 2011年:建構無線E化教室

● 2013年:推動行政流程電腦化

● 2015年:導入校園MIS 1.0隔年導入

● 2016年:智慧校園計畫Meeting Place落成;導入MIS 2.0

● 2017年:導入MIS 3.0

● 2018年:智慧教室落成


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