真理大學電算中心主任王柳鋐(攝影/洪政偉)

說到淡水名勝古蹟可不少,由西班牙人17世紀殖民時期所興建的「紅毛城」便是其中代表,不過沿著紅毛城上方的街道走去,經過險陡的爬坡,來到一座挑高的拱門建築,就是真理大學(前身為淡水工專),也是臺灣最早成立的一所百年基督教學校,走進校園更是古蹟林立,擁有國家二級古蹟的校舍、紅磚的洋樓建築,還有仿哥德式建築風格的大禮拜教堂,是臺灣少見仍保留完整昔日建築風貌的大學。

歷史悠久對學校來說是一種老字號的品牌名聲,但用了17年都沒換過的老舊校務資訊系統,對學校資訊服務卻是一個沈重的包袱。真理大學打從2000年上線了第一代校務行政系統後,從沒汰換,曾經一度計畫要更換,但後來也因種種導入困難而中斷,直到5年前,真理大學電算中心主任王柳鋐剛上任,他想要在這個藝術氣息濃厚的百年老校園中,打造出一套現代化的行動校園,他第一個必須得先解決的挑戰,就是要汰換這套17年前上線的校務系統。但想要拋掉17年的沈重包袱,不是一件容易的事,不只要說服眾人放下十多年的習慣和流程,還得跨越多個技術世代,將落後多年的校園IT架構砍掉重練。

在校同時擔任資管系副教授的王柳鋐,從2012年接下電算中心主任一職,一上任後,首要面對的考驗,就是得要規畫及推動新一套校務行政資訊系統,來取代原來學校的舊校務系統。

用了17年老舊校務系統從未汰換

王柳鋐表示,今年以前,原來的校務資訊系統,都還是延用10多年的老舊資訊系統,因為長年下來,系統已經不敷使用,在功能上沒辦法支援許多新的操作介面及技術,造成許多老師使用和學生選課上諸多不便,而每年都收到許多師生的抱怨,加上原來採用的Sybase資料庫又太老舊,管理維護不易,所以當初決定重新打造新一套校務資訊系統。

直到今年,新校務資訊系統才開始導入,並且一開始先試用在提供學生選課服務的使用。

對於王柳鋐來說,新校務系統的上線,徹底解決了一個過去令他們最頭痛的問題,也就是學生選課不再只能限用IE。即使是國立大學的選課作業,到現在有些都還是要求學生選課只能用IE,甚至老師自己登入系統時,也只能允許用IE來登入。

王柳鋐表示,在今年以前,學校學生選課也都限用IE,這是因為舊的校務系統不支援跨瀏覽器,所以每到新學期,學生要開始選課時,都要打開自已不習慣操作的IE瀏覽器才能選課,使用起來非常不方便。王柳鋐表示,開始改用新校務系統後,今年9月學生選課時,不再只能用IE,也支援其他主流瀏覽器,包括Chrome、Firefox和蘋果的Safari等,「學生使用起來更有感,」他表示,現在老師也能使用自己常用的瀏覽器來登入校務系統,不再僅限於IE。

新系統支援跨瀏覽器,幫學生解決選課的痛點

王柳鋐表示,這套全新的校務資訊系統,將在明年初全面上線,目前第一階段已經開放提供校務和學務功能,之後總務、人事、會計、教學研究等功能,也會搶在年底前上線,不過,他表示,即使明年系統全部上線後,一開始還是會先採用新、舊系統併用方式,來提供校內資訊服務,以避免有些功能在新系統出現問題,還可以及時切換到舊系統來接手,等到系統運作穩定之後,預計明年8月才會全部切換成新系統。

雖然,新校務系統即將導入完成,但王柳鋐坦言,一開始推動時,遇到的阻力也不少,讓執行舉步維艱,甚至導入過程中需要面對的技術挑戰也很高,如何一一克服,也成為電算中心的一大考驗。

電算中心其實很早就開始規畫新一套校務資訊系統,不過一開始因為預算等種種考量而中斷,直到2012年,王柳鋐接手上任以後,才開始真正推動加以執行。他的第一步,就是找來IT人員共同討論,想出新的解決辦法,重新擬定新的規畫書,確保再次提交申請時,學校可以同意這項計畫的執行,王柳鋐在上任隔年,先是完成新校務資訊系統的初步規畫,重新向學校提交申請後,最後才終於通過得以更新校務系統。

王柳鋐表示,他們當初規畫的這套新校務資訊系統,不只要提供原有的校務服務,如選課等,還要將行政單位各自獨立運作的資訊系統,包括會計、總務、人事等,全部整合到同一套校務系統內,甚至原來各單位資訊系統各有不同的帳號系統,使用者進出不同的系統還得更換帳號相當麻煩,也不便於管理,新校務系統也將採用單一登入,透過跨平臺的整合,教職員只要用同一組帳密,就能在不同系統間切換,使用管理上也更方便,也有助於IT人員統一管理帳號。

真理大學電算中心主任王柳鋐表示,系統維運和管理固然重要,但IT人員更應培養建立專業技術及新知識的能力(攝影/洪政偉)。

加速推動新版校務系統,先從擴大導入虛擬化整併IT架構做起

為了加快完成新校務系統,與其他單位資訊系統間的整合,王柳鋐先從擴大導入伺服器虛擬化整併IT架構著手,將全校資訊系統集中管理。王柳鋐表示,原本校內每個行政單位,都有屬於自己一套資訊系統,大多設置在自己的辦公室,平時由各單位人員自行維護管理,這些人並不是專業資訊人員,因此較不善於管理,安全管控上也容易造成資安疑慮,因此,再將原來放置在行政單位底下的資訊設備,統一集中到機房後,不只能提高安全管控,也更易於IT人員維護和管理。

王柳鋐從2015年開始逐步將這些資訊系統整併到機房,並透過VM方式,再提供給各單位來使用。不過剛開始推動時並不順利,遇到層層的阻礙,例如要說服業務單位同意將各自的資訊系統,改放到中心機房來託管時,對方常常會以很忙,沒有時間處理等為由推託,來拖延原訂系統移轉的時程,而使得作業進度緩慢,沒辦法如期進行,直到後來,在學校高層全力支持,及電算中心貫徹執行下,才讓整個事件有了轉機,讓全校資訊系統整併,得以順利完成。

這些校內資訊系統遷移到電算中心的機房管理後,現在幾乎都改以VM方式,來提供各單位使用。電算中心很早開始導入伺服器虛擬化,不過剛開始採用比例並不高,自從王柳鋐接手之後,看到了虛擬化技術成熟,開始逐年擴大導入虛擬化,一方面,用來減輕IT人員管理上的負擔,另一方面用來加快與新資訊系統服務的整合。他表示,至今全校已有超過9成資訊系統,都全面改用VM提供。目前在真理大學電算中心的機房內,共設有12臺實體伺服器,可以提供上百個VM,用來提供各單位資訊服務的使用。

不過,跟導入虛擬化技術的速度相比,真理大學的電子化作業發展則有些晚,直到2014年時,才開始導入第一套電子公文系統,讓教職人員可以改用線上簽核方式,來完成公文作業處理,以取代傳統人工作業方式,讓整個公文作業往返流程,可以變得更有效率,也易於公文檔案的維護管理。

打造現代化的行動校園

有別於學校對於行政e化的導入速度較為保守,真理大學IT近幾年在朝向現代化的行動校園發展上,則顯得較積極許多,例如,2014年全面更新全校無線網路AP,改用Thin AP架構,以取代從原來的Fat AP架構,透過統一集中管理的方式,來優化改善學生上網連線的品質。

他表示,目前全校區已經布建了140個無線網路基地臺,之後也將逐年增加數量,希望讓Wi-Fi範圍可以涵蓋整個校區。除此之外,他們還推出學校自己的校園行動App,可以提供校園資訊查詢的服務,讓學生可以更方便在手機上瀏覽,包括查詢課表、成績,以及出缺勤記錄等。

接下來,王柳鋐還要進一步開始在電腦教室導入桌面虛擬化VDI,以建置雲端電腦教室,來提高安全管理和使用效率。他表示,目前全校共設置有9間電腦教室,僅有少部分是科系專屬的電腦教室,多數都屬於全校共用,這些教室平時由電算中心維護管理,也成為IT人員的沉重負擔。

所以,他計畫,未來電腦教室將採用精簡型電腦(Thin Client)架構,所有教學課程會用到的電腦軟體,都將統一集中到電算中心機房伺服器上管理,而不直接安裝在電腦上,再提供給各系學生使用,管理上將更有效率,也能節省硬體維護成本,不用每隔幾年就得全面翻新電腦教室硬體。王柳鋐預計將在今年底前導入雲端電腦教室,不過一開始會先採取小規模試用,等到系統可以穩定運作,之後再考慮擴大實施。

不只是推出行動版校園App,王柳鋐還評估,未來在學生教學服務上,可以結合目前火紅的Chatbot聊天機器人功能,來建立起學校和學生之間的新溝通管道,像是可以採用如Line通訊軟體結合Chatbot的方式,提供給各科系學生用於查詢課程學分的使用。

不過,當校內服務越來越集中交由資訊部門管理時,對於現有IT人員工作上的挑戰更為艱辛,不只是要擔負更多管理職責,同時也要負責機房維運,確保所有的資訊服務能夠持續提供而不中斷,「這也是現在學校IT人員和傳統最大不同之處。」他表示。

雖然系統維運和管理固然重要,但是王柳鋐更看重資訊人員專業能力的養成,甚至,他對於IT人員還有個更大期許是,希望可以透過培訓的方式,可以讓IT人員更專注於自己開發寫程式,以及持續學習新的技術,培養建立足夠專業技術和新知識的能力,如此一來,才有辦法應付現在技術日新月異發展的快速變化。

 CIO小檔案 

王柳鋐 真理大學電算中心主任

學歷:臺灣大學資工所博士

經歷:1999年開始從事教職,第一份工作就是在真理大學教書,從資管系助理教授做起,一路升上副教授,過去也曾兼任系主任,2012年正式接掌電算中心主任一職,開始肩負起規畫及推動新一代校務資訊系統的重任,更要朝向現代化的行動校園邁進

 學校檔案 

真理大學

● 成立時間:1882年

● 網址:www.au.edu.tw

● 地址:新北市淡水區真理街32號

● 主要業務:教學、研究

● 員工人數(含教師):約460人

● 學生人數:約6千人(2017年)

● 創辦人:馬偕

● 校長:林文昌

 資訊部門檔案 

● 資訊部門主管職稱:主任

● 資訊部門主管姓名:王柳鋐

● 資訊部門名稱:電子計算機中心

● 資訊部門人數:8人

● 資訊部門分工:網路系統組、校務系統組、教學支援組

● IT預算:約1,400萬元

 IT大事記 

● 2000年:導入第一代校務資訊系統

● 2008年:原資訊室升為一級行政單位,並改名為電子計算機中心

● 2011年:導入電腦設備線上報修系統,以取代傳統紙本作業

● 2014年:開始規畫建置第二代校務資訊系統、導入電子公文系統、全校無線網路改採Thin AP架構、推出行動校園App

● 2015年:機房擴大導入伺服器虛擬化、導入雲端版Office 365文書功能 、完成校內行政單位資訊系統整併

● 2017年:第二代校務資訊系統部分功能上線、電腦教室開始試導入桌面虛擬化


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