《案例分享》臺塑網為臺塑集團資訊系統接上last mile

導入BPM前，臺塑集團旗下製造事業的ERP、SCM和工作流程等系統是分開的，廠商面對買家（buyer）時，通常有3或4種不同規格如FTP或HTTP等，造成資訊統一和正確性的問題，於是思考建置具有統一標準的整合平臺，把訂單和出貨管理連接。2000年4月成軍的臺塑網開始執行作流程導入工作。BPM如企業的數位神經系統

臺塑網是由臺塑集團旗下的臺塑、南亞、臺化、塑化、總管理處和臺塑網員工組成，負責集團所有e化工作。光就流程來看，而集團旗下的72家大大小小的子公司分公司串起的流程複雜度可想而知。臺塑網系統軟體事業群副總經理許炳鴻說，至今開出的流程（flow）需求就有500多項，目前已經完成的有400多項。

怎麼作呢？資深系統分析師林如欽說，一個訂單流程要掌握住4把鑰匙，即是請購、採購、收料和進貨，這牽涉到ERP和倉庫或物流中心系等統串接。從經辦人員填寫請購單（ERP）到主管簽核（Flow）、投資抵減覆核後，該份文件存入ERP後，由採購接單（ERP），到擬購呈核（Flow）、再執行訂購（ERP）動作。訂購的資料傳到倉儲人員收料，透過Flow再到請購人員驗收，由主管核簽、會計付款後，就完成請購、採購和收料流程。

「BPM就像企業內部的神經系統，把每個業務的端點都連結起來。」許炳鴻說，過去無論是訂單或是表單都是靠人（或傳真、郵件或工讀生）來傳遞，文件可能會被羈押在辦公桌上、傳真過程的失誤等，都會延遲訂單完成的時間，這樣無法達到客戶要求的期限。「原本要跑一個月的流程，現在幾天、甚至一天就可以完成。」涉及組織跨部門協調，高層要出面

無論是工作流程或BPM引擎都具有提醒的功能，會適時提醒主管或經辦人員執行線上工作，如果是紙張簽核文件，可能會擺在桌上被遺忘。然而，如果流程中發生異常，系統具有異常即時處理功能，且會在報表中記錄下來。

如果BPM真能依照業務流程的變動和彈性開發，是否每個流程都能執行？許炳鴻回答說：「每個領域的需求不同，表單的功能和流程也有差異。ERP比較單板，Flow的觀念少，很多流程無法動態呈現。一旦BPM能做到自動化、準確和效率，需求範圍（scope）一定會越開越大。」

但每支BPM流程都要經過討論和規畫，確認後才能進入系統開發階段，可能會牽涉到不同的部門，甚至總經理室的人要出面，協調工作就顯得重要，和外部客戶的溝通更是必要。軟體開發處高級系統分析師邱學秀指出，雙方的角色、需求和規格要明確詳細的定義清楚，是客戶或是供應商流程都不同，「大家要好好談商業資料的交換，畢竟和機密有關。」

至於傳輸的安全性，林如欽強調，每個EAI的轉接器（adapter）都有資料加解密的安全機制，並具有資料保證、不可否認性和後續查證的權利。自動化減少人員編制

臺灣電子製造業在供應鏈整合的力量驅動下，幾乎都已投入BPM行列，不做會跟不上別人的速度。系統整合處系統分析師黃仁宏強調：「電子代工業過去是推式供應，現在是市場的拉式需求。因為供應鏈整合產生的速度和效率，臺灣代工或ODM能吸引到全球的訂單。」

「廠商在流程方面持續的投入，獲得的ROI非常可觀。」許炳鴻說，經過多年的努力，以臺塑集團旗下的南亞集團為例，從當時每年的2000萬元營業額，到現在的1500億元，早期的會計盛況曾多到100多人，現在會計人數少於100人。「公司規模急速擴大，反而人更少，這是商業流程自動化帶來的好處。」明年商機大

中大型企業多半已有ERP或其他工作流程系統，看到BPM帶來的好處，為公司帶來流程的改善和效率的提高。然而，BPM成功或成效與否，和ERP基礎好或不好有關係。「ERP越好，延伸出的流程應用會更佳。除非是服務業和訂單採購較無關聯，專門處理客戶服務處理流程，否則ERP是系統的心臟。」