臺灣微軟看中小企業e化--微軟行銷處資深副總經理申元慶

伴隨知識經濟時代的來臨，企業為了加強自我競爭力，同時緊密與顧客、合作夥伴間的關係，紛紛擠身e化行列。放眼中小企業e化所面臨的問題幾乎大同小異，他們需要一個更有效率的資訊系統來幫助他們做事情，同時提升每位員工的單位生產率。

我將目前中小企業分為兩種型態，一種是沒有資訊人員的企業，另一種則是有資訊人員的企業。對於沒有資訊人員的中小企業，資訊化的目的比較簡單，他們不需要太複雜的軟體與設備，只需要專屬負責的服務廠商；至於有資訊人員的中小企業，需要的則是如何有效管理並監控前端使用者。

而這些中小企e化的目的則可歸納三點：管理與建立顧客、合作夥伴的關係，讓營運更有效率，以及創造更佳的商業決策。目前許多企業對於e化的態度是積極的，他們看到企業e化後的長遠價值，而不侷限於e化短期內可能花費的金額及問題。

舉例來說，資訊化設備可幫助文件資料化，並取代過去人工作業方式，協助企業快速又有效的緊密與顧客、夥伴之間的關係。透過網際網路的加值，顧客還可以在線上進行各項自我服務（self-service），也就是說，顧客可以透過企業既有的資訊系統以及網路資料，在線上進行資料查詢、輸入以及線上購買等行為，達到快速回應客戶需求，以及大幅減少企業人工作業時間的雙贏局面。

此外，企業的資訊化還可讓企業做事更有效率、創造更佳的商業模式。企業透過內部網路資料分享，內部員工的知識得以共享，減少影印、傳真、文件往返的重複作業時間，企業各地的分公司，如臺灣、中國與美國，也可以透過內部網路，進行員工行程的統一安排，讓企業跨越時空的限制，在同一個IT環境上進行作業。

這樣看來，企業的e化似乎是不得不的市場趨勢，但中小企業在同時間也面臨了許多困境，他們會在許多問題上猶豫不前：這樣的e化到底值不值得？e化的經費在從哪裡來？老闆對於e化興致高昂，員工卻對e化抗拒心強，那麼e化到底還要不要進行？又有誰來監控e化品質與進度？e化的維護會不會成為日後沈重的問題？

微軟覺得企業e化要做好，根基首先要顧好，而不是在初期就盲目投入電子商務的環境。如果企業電子商務環境的基礎沒打好就貿然投入，員工的工作習慣也沒建立好，電子商務成功的可能性也將大幅降低。微軟對於企業e化提出簡單的健康檢查表（請見「中小企業e化健診表」），提供企業檢視自己夠不夠e化，其中包含三項基本問題：企業內部網路建置（是否具備全功能網路伺服器），企業內部網路的連接（是否具備固接專線），以及是否全功能郵件伺服器。

我們可將企業內部網路建置可分為三種：無伺服器管理PC網路、簡單型的網路伺服器，以及全功能網路伺服器。一般企業也許覺得，無伺服器管理PC網路就算是具備完整的內部網路建置了，但是徒具備網路資分享，缺乏集中型管理作業系統、自動化定時備分系統、支援高階安全機制等，不算是具備全功能的網路建置環境。

在企業網路連接上，企業也許覺得擁有數據機或是ADSL撥接就算是具備完整的網路連線了，撥接都是由電話數據機或是ADSL數據機撥街上網時才連線，並且固定每一次撥接時，所得的都是臨時IP，而專線或是ADSL則為24小時連線，並且配有數個固定IP給用戶，具備後者配備的企業才可稱為具備完整網路撥接環境。

至於電子郵件系統上，部分企業仍然停留在使用外部ISP廠商所提供的電子郵件帳號，缺乏公司內部全功能的郵件伺服器，導致支援辦公室電子化郵件管理、信箱分享、即時監控以及事實稽核上無法落實。

中小企業可以藉由以上三點來進行自我e化程度，並且在缺乏的系統上加緊補強，早日建構全面e化環境，其與競爭對手在市場上一較長短。