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中央流行疫情指揮中心

清明連假後開工第一天,中央流行疫情指揮中心一早就召開記者會宣布,連假到過臺灣熱門景點,待超過15分鐘的遊客,恐怕有高度遭傳染的風險,這群人最好都要進行健康自主管理,甚至有症狀,就不要上班、上學。後續幾周,更可能是臺灣疫情再爆發的觀察期。

尤其是人潮洶湧的11處景點,如墾丁,疾管署根據電信公司資料的估算,加起來高達 150萬人次的出入遊客,都屬於高風險族群。

中央流行疫情指揮中心指揮官陳時中在記者會上更提出6大要求,除了要求企業應該要有彈性上班和異地上班的規畫,還特別強調有相關旅遊史,有發燒等症狀不可上班,去人潮擁擠處的旅遊者,要進行自主健康管理,盡量在家上班。光是這6項要求裡面,就有一半都跟居家辦公相關。

百萬人次遊客都有風險,這讓許多企業提高警覺,甚至果斷採取預防行動。

金融業抗疫動起來,前五大金控合計超過2千人居家辦公

金融業開出第一槍。就在4月5日,收假前夕,金融業者如富邦金控、國泰金控緊急宣布,去過擁擠場所的員工,將改為居家辦公(Work From Home,WFH),光是國泰金控就有1,200人從6日開始不能進辦公室,富邦金控也有約1,100人在家上班,新光金控、南山人壽等銀行、多家保險業者都跟進。前五大金控合計超過了2千人在家工作。據壽險公會的調查,臺灣有17家壽險業者,合計約有2,400人也被要求居家辦公兩周。

不少產業也不約而同啟動居家辦公。高科技製造業,如鴻海、HTC等,都對有旅遊史的員工提出同樣要求,電信業則有臺灣大哥大、亞太電信,食品業龍頭統一集團,媒體業東森集團,旅遊業雄獅旅遊,其他還有永慶房屋、中華航空等,都決定讓部分員工居家辦公12到14天。

儘管,大多數企業都只是短暫居家上班,時間一到,所有人還是回到公司辦公,但居家辦公這件事,已成了企業必須認真思考的常備能力。

這不只有臺灣如此,武漢肺炎3月全球感染人數飆破百萬人,迫使全世界超過100個地區或國家紛紛封城,甚至鎖國防止疫情擴散,不只中國,歐美都有,光是加州就有4千萬人禁足, 連日本都在4月初對東京、大阪等七大城市宣布緊急狀態,居民非必要不能出門。許多亞洲、歐美企業更是早就被迫只能居家辦公,因為員工不能進到公司上班。

臺灣雖還不需要走到封城這一步,但企業也可能因為連假,自家員工也屬於百萬人次的出遊族群,突然被迫要居家自主管理14天。居家辦公已經是企業必須認真考慮,甚至是必備的能力。

在今年3月時,臺灣一些企業就已經展開居家辦公的演練,甚至有的已進到大規模實施的階段,例如,台積電目前就有3萬名非產線人員已採輪流居家辦公,這也是臺灣居家上班最大規模。另一家防毒業者趨勢科技,也讓臺灣1,600名員工在2月初的時候,就居家上班到現在。臺灣KPMG也有800人居家辦公。

另外,有些企業則正在或已經完成居家辦公演練。例如,Acer以辦公室模擬完成全臺兩千多人的居家辦公演練,還有台灣世曦、NEC臺灣都已完成各自演練項目,將實際開始居家上班。

就連政府也動起來,臺北市推居家辦公最早,3月就做過相關演練,最近更要擴大居家上班的演練規模涵蓋到所有144個機關局處,將近7萬多人,且要趕在4月第一周,就完成所有居家辦公的測試,可以進到實戰的階段,來預防疫情局勢擴大。桃園市最近也開始試辦居家辦公,並由人事處、研考會、資科局進行相關的演練。

但要真正執行時,企業資訊部門將背負更大IT挑戰,包括了作業流程須全面電子化、全員身分驗證與權限控管、擴大VPN連線與網路頻寬、遠距溝通協作、軟硬體要能支援遠距IT維運能力,還有加強居家辦公資安等等。這也是為何不少企業在進行居家辦公前,都會先經過好幾回合的演練,例如盤點IT工作內容可能會發現上百項都要改成在家上班的模式,不只開發、維運,就連員工到職建帳號、離職刪帳號、報修都要考慮到。如果沒有事前演練過,等到實際在家上班時,遇到問題才來處理,就已來不及。

尤其,不同公司規模、組織文化與行業特性,都會對企業的居家辦公帶來衝擊,例如,KPMG臺灣所居家辦公面對的挑戰,就是人員行動力遇限無法外出服務客戶之後,變成是在家也要能實現遠端查帳等作業;至於台灣世曦工程顧問在居家辦公則要解決的是,如何讓設計人員在家也能夠遠端操作3D繪圖軟體,在電腦上完成精準的滑鼠操作,這也讓這家公司的IT傷透腦筋。

就算是大型跨國企業,也很少有面對這種超大規模的居家辦公需求,例如,網通巨頭思科,為了要讓全球7.7萬名員工都能在家辦公,也採用各種方法,來分散全球VPN連線流量,避免因為人太多連不上。

但是突然改變原有作業習慣,變成是居家辦公,難免會碰上反彈與阻力。因此,資訊單位也需要透過教育訓練的方式,讓員工逐漸熟悉這樣的工作環境。就連管理者本身心態和思維也都需要跟著改變。例如視訊會議設備商Owl Labs在最新一份2019 State of Remote Work Report年度遠端工作報告中,訪查1,202位全職工作者,而完成的這個最新調查報告也發現,遠端工作管理者遇到的最大挑戰,是擔心降低員工生產力,其次關注度、敬業精神和滿意度,以及交付工作能否完成。

根據iThome今年1、2月間的CIO大調查,臺灣大型企業近6成平時已經有一套遠端工作機制,不至於在這一波突發自主健康管理潮中,措手不及。但對IT經費向來短缺的中小企業來說,居家辦公將會是一大考驗。

企業如果被迫要讓員工在家隔離14天,這段期間,企業居家辦公該怎麼做?如果先前又沒有在家上班的經驗,可以怎麼做?我們也整理了三個企業臨時居家辦公實用的資源,包括超過3百個遠端作業工具包、中文化資安培訓包,以及一本科技防疫手冊,內含許多企業居家辦公的參考範例或作法,能讓企業快速參考。所以,你準備好要居家辦公了嗎?

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