Gartner指出,CIO面對武漢肺炎疫情衝擊,可能需要縮減IT預算,但除了預算的直接縮減,用IT來提升業務效率與生產力,進而減少業務的預算支出,也是一種解方。

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圖/Gartner提供

武漢肺炎全球大流行的現狀直接衝擊了企業的營運表現,不少企業早已訂定了一套營運持續計畫(BCP),或因應疫情而緊急訂定,不過,Gartner CIO研究及顧問副總裁李貴權最近一場研討會中提醒,企業訂定BCP得留意許多細節,例如不同因應情境的時間單位不一樣。

李貴權建議,BCP應加入時間的概念,即時反應以小時為單位、復原措施則可以天數衡量、另外還要有以周或月為單位的長期應對策略,並在事件發生後的不同時間內,執行對應的措施;「企業應該認知到,整體反應時間不斷縮短。」比如過去核心系統中斷,還能容忍以天為單位的修復時間,但現在就算趕在幾個小時內修復,也可能不被業務單位所接受。

另外,訂定BCP的同時,也要一併考量到觸發應變措施的條件,以及負責執行者,來減少應變過程中的不確定性,以及因不確定性而導致的決策緩慢,「才不會錯過最佳執行計畫的時機。」同時,設定明確的觸發條件也更易於與員工溝通。李貴權舉例,比如設定1位員工病毒檢測陽性,就觸發對應的計畫。

BCP是企業風險管理的一環,但李貴權坦言:「但令人沮喪的事實是,許多企業並無意識到風險管理的重要性。」Gartner觀察,部分企業的風險管理業務沒有指定負責人、負責人經驗也不足,也並非因自身業務需求去評估風險,反而是受到外部法規所驅動,甚至沒有訂定系統性的營運持續計畫;再者,絕大多數利益相關者缺乏相關意識,就算有計畫,也未展開壓力測試和相關演習。

對於企業被動、缺乏組織性的風險管理現況,李貴權建議,企業應根據自身所屬行業、地理位置等面向進行風險評估,訂定出適合自己的營運持續計畫,比如根據B2B或B2C的業務類型、容易發生地震或颱風的地理位置屬性不同,對業務的影響也不同,需要確實評估與分析;接著,應先擬定大方向的復原策略、再進一步訂定細節,若預設的情境真實發生,就須確實執行計畫,若沒發生,也應定期安排演習,並持續透過測試來改進流程。

Gartner對CIO的長期IT建議

面對武漢肺炎疫情,許多企業要在短期內維運遠距工作的IT環境,比如確保員工能連線到公司並維持工作效率、確保遠距辦公的資訊安全,或實踐IT維運的A、B分組機制等。不過李貴權也表示:「CIO除了基本的IT支持,應向更多長期的IT維運面向來進行探索。」

比如說,企業面對疫情,可能會走向數位化業務與數位生態系,或是改為採用RPA等自動化技術,甚至因疫情長期對供應鏈的衝擊,可能因供應鏈轉移、流動到其他地區,引發企業併購等重新配置的狀況。面對企業在疫情中可能發展出的新商業模式、工作流程、或客戶的新需求,「IT系統是否有足夠的彈性來因應?這是CIO可以趁這一波疫情思考的問題。」李貴權表示。

Gartner的一篇報告中也舉例,部分企業製造業已經根據疫情需求來調整產品類型。比如日本電子產品製造商夏普(Sharp),將其中一家工廠改為製作口罩;而中國富士康,也將其部分因疫情而需求低迷的傳統產品,改為生產需求更高的產品,如防護裝備等。這都是快速因應新商業模式而做出改變的案例。

因此,李貴權也建議,企業可以藉著疫情來加速數位轉型,比如導入敏捷開發流程,來改變企業內部文化與工作方式,「之前一直沒機會做的,現在是一個好機會,將一些新的工作方式、新的思維方式進行實踐,來提升整個團隊、企業的能力,幫助企業在危機中勝出。」

CIO除了縮減IT預算,還能用IT加值業務

在IT預算上,多數CIO為了因應疫情對企業造成的衝擊,已經規劃縮減IT預算來降低企業整體營運成本。不過,李貴權指出,企業IT成本通常占整體企業的2~10%,就算消減IT預算,對企業的效果有限,因此,CIO也可以思考如何進行成本優化、甚至價值優化,來更有效的提升業務流程的效率與價值。

首先,在IT成本降低方面,CIO可能採取的作法,包括停辦一些培訓、供應商活動,或降低顧問的支出,也可能對員工進行交叉培訓,讓每位員工獲得更多技能,來減少員工數的增長;其他作法,還包括推遲大型IT項目的建置,或是減少員工獎金的發放,來直接降低IT預算。

不過,CIO也能進一步思考,如何透過IT來提升業務流程的效率與生產力,幫企業降低整體業務的預算支出。比如投資遠距工作、協作工具、安全工具,或是評估業務上雲的可能,來實際增加業務效率,並降低業務本身執行的成本。甚至,CIO還能藉此釐清業務對IT的需求。最後一步,則是直接透過IT來賦予業務新價值,達到價值的優化。

對此,李貴權也提醒,CIO要制定預算縮減計畫時,也要根據可能發生的場景來訂定多種方案,比如以預算縮減比例為指標,在需要縮減不同比例的預算時,採取對應的措施,隨著情況不同而調整。

CIO面對武漢肺炎疫情衝擊,可能需要縮減IT預算,但除了預算的直接縮減,用IT來提升業務效率與生產力,進而減少業務的預算支出,也是一種解方。


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