示意圖,與該品牌及產品型號無關

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洪政偉

在公司資料的管理上,企業面臨員工的工作環境,變得更加多元,並且,現在政府對於資料規範的要求,也提高許多,然而,小型企業的對於公司資料的存放、保護,受限於企業的資源限制,採用USB外接硬碟、隨身碟,仍然相當常見,尤其這些企業中,POS機臺等設備,很可能也沒有連上網路,這時,上述的裝置便是搬移與存放檔案最為便利的管道。

不過,長期以來,這種資料存放方式,存在著許多問題,例如,連接介面在長期使用後,很可能接觸不良而無法讀取,而內部的儲存晶片、磁碟若是損壞,也可能導致資料一夕之間全數無法使用,由於電腦連接USB儲存裝置極為容易,針對而來的病毒威脅,也時有所聞。

最近,硬碟大廠Seagate對於英國的中小企業進行訪查,詢問了1,006名任職於這種型態公司的員工,結果發現,仍然有超過1/5企業,採用USB外接裝置,做為保存公司資料的主要方法,顯示即使是較為先進的歐美國家,還是有不少中小型企業,沒有採取較為妥善的資料保護措施。

在這次調查中,大約有35%受訪者所屬的公司,在公司內部架設檔案伺服器,進行資料的集中管理,而採用雲端儲存的公司則有29%,略少於內部部署的做法。但值得注意的是,竟然還有23%的中小企業,備份公司重要資料的做法,仰賴USB外接裝置。透過這種做法,將資料存放在不同的USB裝置上,其實相當危險,不只很容易找不到所需的檔案,也可能因為缺乏其他的備份機制下,一旦這種外接裝置出現損壞,資料便難以復原。

Seagate在這次的調查中,指出也有不少員工在公司以外的地點工作,但想要取得所需的資料,卻相當困難,他們引用了英國政府的統計,在2014年時,全英國就有420萬名員工在家裡上班。然而,根據這間硬碟廠商的查訪,卻發現受訪者中,在公司外部上班的員工,也有接近一半(49%)表示,他們上班時,難以取得工作所需的資料。

勤於備份,卻缺乏資料管理與資安應變措施

而在資料的備份上,這些受訪者的公司中,平均每個月執行15.4次備份作業,換言之,大約每2天就執行一次,算是相當頻繁,甚至接近三成(28%)企業,每天至少備份一次,這也突顯在中小型企業中,普遍害怕資料遺失,而導致無法使用的情況。

不過,Seagate也指出,相較於擁有良好的備份習慣,在企業中資料的管理更顯得相形重要,但是,面臨歐盟的GDPR,超過4成的受訪者,表示不清楚公司是否有相關的政策,或是公司根本沒有相關的規範。

此外,在資安風險的部分,也有15%受訪員工指出,他們隸屬的公司曾經遭遇資料外洩或是攻擊事件,然而也有23%受訪者表示,對於前述的資安威脅,公司沒有相關的因應機制。


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