英國政府數位服務網站GOV.UK上的一篇部落格,提到他們致力於使用HTML來代替PDF,其他的政府部門也努力擺脫PDF,他們認為政府數位服務,應該以容易查詢使用為目標,而PDF檔案本身並非為螢幕顯示而生,釋出的檔案也很難主動更新維護,以數位服務來說可用性太低,雖然在不少情況不得已還是要提供PDF檔。

在英國政府數位服務中,由GOV.UK管理的內容現在完全採用HTML格式,提供給其他發布者的工具,也都預設使用HTML。而駕駛和車輛標準局(Driver and Vehicle Standards Agency,DVSA)與Public Health England也都盡力的教育使用者多使用HTML格式。不過,現在GOV.UK網站上,仍存在約20萬個PDF檔案,每個月都還會增加數萬個,無可避免的,有一些部門因為受到壓力仍然必須使用PDF。但他們的目標是預設格式仍然要以HTML為主,PDF格式作為補充之用,並且該PDF檔案必須符合可用性以及歸檔標準。

GOV.UK列出了數位服務不適合提供PDF的原因,GOV.UK的網站頁面設計,會隨著不同裝置或是螢幕大小而改變,但是PDF無法,使用者必須不停的放大縮小左右滑動頁面,GOV.UK團隊認為,這對於行動裝置來說尤其不方便。而且PDF也並非為螢幕閱讀設計的,原本為離線使用設計的PDF,與現行網頁設計格格不入,而且難以追蹤,GOV.UK也無法獲得使用者閱讀PDF的資料,包括時間與互動方式等資訊。

GOV.UK提到,PDF的可用性取決於創建的方法,一個設計良好的PDF,除了需要有標籤與標題等邏輯結構外,還需具備有意義的文件屬性、高可讀的主體,良好配置的顏色對比等,但這樣設計後續要花費很多時間,而且即便按照最佳實踐設計PDF檔案,仍然無法保證用戶端的環境,可以完整滿足技術的可用性需求。

另外,PDF檔案難以保持最新狀態,PDF一旦創建與發布,就難以被主動維護,而這可能導致用戶獲取錯誤的消息,而且當檔案以多種格式發布,這樣的情況尤其嚴重,GOV.UK需要對數個版本追蹤修改,這也代表更多的時間成本以及可能發生錯誤的機會。相反的,HTML的特性則是鼓勵使用者,隨時在網站上取得最新版本的資料。而且使用者也難以再利用PDF裡的內容,因為其設計與布局,常會造成複製貼上有意料之外的結果。

無可厚非的,在不少情境仍然需要使用PDF檔,GOV.UK表示,PDF檔很容易下載列印,也會讓使用者有獨立產品的感覺,而這可能是因PDF原先是為離線使用而設計,使用者普遍認為,PDF比起HTML的出版物更加可信可靠,GOV.UK提到,這觀念源自於過去的印刷文化,不過由於英國政府現在力推數位化,這種舊的習慣與工作方式需要扭轉。

GOV.UK接下來會繼續改進內容格式,簡化建高可用性HTML的工作,並且計畫提供用戶直接將HTML文件下載成PDF的功能,讓文件發布單位只需要維護一份內容即可。


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