創業家兄弟總經理郭家齊(右二)表示,引進ERP之後也加快了旗下服務的進化腳步,「系統轉換雖然不會直接影響銷售數字,但是會讓團隊心力放在正確的地方。」

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搶搭行動網購風潮,創業家兄弟旗下五大主題 EC平臺的年營收,從2014年的7億元,2年內暴增了4倍,訂單數每月高達30、40萬筆。這也導致ERP系統主機的效能越來越慢,甚至財務人員得加班來枯等ERP系統產出報表。2015年中,創業家兄弟總經理郭家齊決定汰換舊版ERP,不過,離2016年初表定上櫃時程只剩半年,若來不及換新ERP來製作財報,恐怕得再延半年才能上櫃。

創業家兄弟對ERP系統的需求,跟他們獨特的EC平臺架構有關。不同於單一入口型購物平臺,創業家兄弟改按商品種類,分成5個垂直型產品EC商店,如3C產品、生鮮食品、生活用品等購物服務,網站品牌就區分產品類型,「更可以讓消費者了解平臺專門銷售的產品為何。」不僅如此,創業家兄弟總經理郭家齊表示,垂直分類架構更是提高消費者回購率和廣告轉換率的關鍵。但這也讓他們ERP系統要記錄的網購訂單交易筆數暴增。

原本從個人電腦端購物出發的EC用戶大多使用PC瀏覽器消費,占了超過9成營收,但消費者購物裝置的使用偏好轉向手機,創業家兄弟從2014年時決定將更多的PM及工程師資源投入行動端開發。而郭家齊表示,目前PC端營收僅占了30%,而其餘70%,都是靠著App、行動網頁。

不只行動App有斬獲,郭家齊表示,消費者也逐漸從實體零售轉向網路零售,促使創業家兄弟的營收,從2014年的7億元,在2016年成長到了4倍。但這卻是個甜蜜的負荷,快速成長的業務帶來更多收入,但也讓創業家兄弟後端的資訊系統帶來更多負荷。

單機版ERP效能不佳,無法負荷過多資料

郭家齊表示,過去資訊系統都是靠內部工程師開發,而財務會計系統則是採用臺廠套裝ERP軟體,但是隨著業務逐漸成長,創意家兄弟也開始尋找合適的雲端ERP解決方案。雖然也有提供ERP解決方案的本土廠商,他坦言,「臺廠ERP大多用於B2B企業,而不是像創業家兄弟這樣的零售業。」

有別於B2B企業多是單價高筆數少的訂單型態,創業家兄弟訂單每筆金額不高,但整月訂單數量累計多達30、40萬筆,「資料量也相當龐大」,郭家齊表示,資料量暴增趨勢,讓單機版的ERP系統運作日漸吃緊。

而負責導入ERP的創業家兄弟產品經理陳宏奕表示,過去採用的臺廠套裝ERP軟體部署在內部主機上,但效能讓財務團隊相當頭痛。他舉例,單機軟體一次匯入過多筆資料即會讓系統當機,因此財務人員除了要浪費時間,枯等系統重啟後,還得批次將資料匯入。另外,還有一個問題是無法隨需求變動而自行客製開發。

因此,創業家兄弟必須向外尋找解決方案,郭家齊表示,理想的ERP平臺,除了要應付電子商務每年大幅度的成長外,「還必須可以跟既有的內部系統整合。」

但是創業家決定重整ERP系統時,2015年已過了一半,距離隔年初上櫃的期限,只剩半年不到的時間。郭家齊表示,會計師和券商都建議,創業家想要轉移新的財務系統,「得嚴格要求在2016年1月1日前上線。」他解釋,若趕不上這個時間,上櫃時間就得延後到2016年中,財務部門發表半年份財報的時候,上櫃查核過程才會更順利。

另外,在選擇ERP廠商時,長期與創業家兄弟合作的券商、會計師,也提出了許多建議。陳宏奕舉例,舊有單機版ERP時常會發生無法準時產出報表的情況,會計師看到財務系統不穩定的狀況後,就提議要選擇較有品牌公信力的廠商。

公有雲廠商比自建機房還更安全

後來,創業家兄弟決定直接導入雲端版ERP,選擇採用Oracle Cloud ERP,不再於自家機房內部署單機版本。郭家齊表示,雖然很多企業認為,資料儲存在內部資料中心比公有雲更安全,但他認為,交給外部大型企業管理,遠比自主管理還更安全,不只減少內部IT單位維運系統的負載,也不需要部署專屬的ERP維運人力。

「我們對雲端技術的接受度很高」,目前創業家兄弟的用戶資料,就是儲存在AWS公有雲,他笑著說:「AWS或甲骨文這樣規模的公司,出意外機率比我們小很多。」因此,郭家齊也花了許多心力說服券商及會計師,認可雲端版ERP的安全性足夠應付業務需求。

另外,新版ERP導入過程中時,會計師也建議須滿足相對應的國際會計準則,陳宏奕解釋,對雲端版ERP的要求更嚴格,還得要符合多項國際ISO安全認證,如符合一定資安準則、資料傳輸安全,以及異地備份等要求。

「但是資料的處理,我們仍然非常謹慎」,郭家齊表示,像是消費者的信用卡卡號等私密資訊,創業家兄弟也委託外部的金流廠商處理,內部經手儲存的資料,僅有自家的財務資料、用戶的寄件地址、交易金額等數據。

3個月就可讓雲端ERP上線

在創業家兄弟決定導入ERP時,以導入財務模組為主,尤其需要如基本財務參數可選擇現金、支票相異的付款方式,或是結清帳務的時間周期,可選擇30天、60天等選項。

此外,「因為雲端版ERP許多參數可手動設定,導入期僅花了我們3個月。」陳宏奕表示,如此就可以免除客製化的過程,不需要自己花時間客製程式,而細部參數設定則交給外部顧問處理。他表示,一般臺灣企業導入ERP系統的時程,往往要花上半年,甚至1年的時間。甚至未來若想新增原本沒有提出的新功能,還得另外與廠商溝通需求,「重新上線必須要多花上數個月。」

新版另一個好處是,陳宏奕表示,現在業務系統產生的原始資料,可以直接傳送至雲端ERP,不需要人工下載後再另外匯入ERP建檔。他評估,按照目前的資料成長量,新版ERP系統在3至5年內都還能順利運作,未來可以升級硬體規格,不過,得透過客服提出升級需求,而不像一般雲端服務可直接線上擴充。

另一個不足之處是,陳宏奕表示,Oracle雲端ERP沒有提供中文介面,得要求員工適應英文操作,報表也無法完全仿效慣用格式,「仍需要調整舊有使用習慣。」

創業家兄弟產品經理陳宏奕表示,Oracle雲端ERP沒有提供中文介面,得要求員工適應英文操作,報表也無法完全仿效慣用格式,「仍需要調整舊有使用習慣。」

將非核心業務外包,專注團隊本業

郭家齊認為,公司內部財務系統的需求,例如產生會計報表,與絕大多數的公司都很類似,「這非創業家兄弟的強項,應該要向外尋求幫助」,而IT團隊的職責,只需要把網站系統與雲端ERP系統整合即可。

郭家齊表示,在導入新版ERP後,開發團隊可以更加專注於核心業務的開發。郭家齊表示,不論是銷售系統、App、購物網站及內部管理系統,都是自主開發,「這是我們的強項,也是要投入最多心力的地方。」

成本非最大考量,讓人力有效率才是重點

Oracle Cloud ERP採取訂閱收費制度,陳宏奕表示,目前創業家兄弟只採用了3、4個財務功能模組,在財務團隊規模不大的狀況下,只有10組帳號的基本方案就夠用。不過,郭家齊仍認為,Oracle雲端ERP收費不斐,不過,導入後不僅加速了請款流程,過去延遲提撥廠商款項的問題也獲得改善,「成本不是最大考量,讓團隊有效率,這才是最重要的。」郭家齊表示。

郭家齊解釋,舊有的臺廠單機版ERP,雖然只需購買授權,「但主要成本是人力」,除了要專屬工程人員來維運外,效能不彰的系統,也拖累了財務部門,「加班只是為了等待系統重開。」

郭家齊認為,在2015年時,團隊花了許多在解決財務系統的問題,卻忽略了改善對外網站使用者體驗及系統前端。而在引進ERP之後,服務進化的速度也變快許多,「系統轉換雖然不會直接影響銷售數字,但是會讓團隊心力放在正確的地方。」


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