為什麼PM不能只是進度管理員

當PM的工作重心放在推進進度，而不是建立長效的運作機制時，通常會出現以下問題：

․  團隊依賴PM或主管，無法自主推動──只要PM不在，團隊的效率就下降，甚至不知道該做什麼。

․  PM被大量會議與對齊需求綁住──一天工作下來，都是在處理雜務，沒有時間真正思考產品策略。

․  短期內看起來有產出，但長期來看效率低下──因為沒有機制支撐，團隊的成長依賴特定個人或角色一個人的努力，而非系統性的推動或改善。

這樣的狀況，會讓PM陷入「救火模式」，永遠在處理當下的問題，卻無法真正提升團隊的工作方式。甚至未來可能會更容易被AI取代，因為如果只是催進度，未來可以透過各種自動化或者AI Agent提醒與輔助，但實際上PM的價值絕對遠大於此。

高效的PM，應該讓自己逐漸從執行細節中抽離，把更多精力放在建立能夠自我運行的團隊機制，確保即使沒有PM在場，團隊依然能夠穩定且高效地運作。

高效團隊的三大關鍵要素

1. 清晰的角色分工

․  每個人都應該清楚知道自己的責任範圍，以及如何影響團隊的成功。

․  讓團隊明確了解，哪些事是自己負責，哪些事需要合作，避免「這到底該誰做？」的模糊狀態。

․  初期以透過清晰的職責分工定位（R&R）或RACI（責任矩陣）來建立清晰的分工架構。但說真的，依個人經驗，RACI解決不了核心的R&R與流程問題，在單一專案或許有效，但在跨專案的狀態中，就容易失敗，這就是另外一個故事了。

2. 透明的決策機制

․  團隊知道決策標準與流程，而不是依賴主管或PM來做所有決定。

․  讓決策有邏輯、有數據支撐，減少「拍腦袋決定」或「變來變去」的狀況。

․  設立決策權限範圍，讓不同層級的團隊成員知道哪些決定可以自己做，哪些需要更高層級參與。

3. 健全的回饋循環

․  不是只把事情「做完」，而是要持續優化運作方式。

․  建立固定的檢討機制（如Sprint Retrospective、團隊回顧會議），確保團隊能夠定期反思並改善合作方式。

․  讓團隊習慣數據導向的回饋，例如透過使用者行為數據，了解自己的決策與執行是否有效。

案例分析：從「PM盯進度」到「團隊自主運作」

許多PM在轉型過程中，都會經歷一個關鍵的改變：從個人驅動團隊運作，轉變為設計一個讓團隊自動高效運作的機制。

以下是一個實際案例，說明如何透過機制設計，讓團隊從依賴PM變成自主驅動。

 背景  專案制團隊，專案開始就相聚、專案結束就散會、下個專案換另一批人。

 當前痛點 

․  團隊合作沒有默契（工作卡卡或不開心）

․  缺Domain Know How（溝通成本高）

․  缺乏當責，只是沒有感情的殺票手（不顧全局）

․  團隊對目標不清楚，方向感不明確（即便有說過）

 轉變過程 

1. 設立明確的分工與工作協議

․  在團隊內建立Working Agreement，讓每個人清楚自己的角色與職責。

․  讓團隊自己訂定合作規範，而不是由PM強加規則，確保大家有認同感。

2. 引入透明的決策機制

․  建立固定的Sprint Planning、Demo、Retro，讓團隊有系統地檢討與調整運作方式。

․  透過決策權限範圍設定，讓工程、設計、業務能夠自己做決策或更自主參與，而不必每件事都等候指令。

3. 強化回饋循環

․  讓團隊成員看到自己工作的數據成果，不只是「做完」，而是能理解自己的努力如何影響產品成長。

․  設立小型激勵機制，如達成一定數量的Sprint目標時，給予團隊成員額外獎勵，提升內部驅動力。

 成果  團隊能夠自主發現問題、提出解決方案，PM只需在關鍵決策點提供支援與指導。

如何開始？PM可以採取的行動

如果你的團隊目前仍然依賴PM來推動所有事情，你可以從以下幾點開始調整自己的角色，讓團隊更有自主性：

1. 減少對「推進進度」的依賴，轉向「設計機制」：與其每天催促進度，不如設計一個讓團隊自己推動的流程，例如固定的回顧會議、標準化的需求文件等。

2. 確保團隊有清晰的決策機制：讓團隊了解決策標準，減少「等主管拍板」的狀況，提升決策效率。

3. 讓團隊參與優先級決策：當團隊對「為什麼要做這件事」有足夠理解時，他們就會更主動推進，而不只是執行。

4. 建立可視化的回饋機制：使用數據與使用者回饋，讓團隊看到自己的成果，增強內在動機。

另外也參考，其他矽谷的高效團隊運作方式，我任何核心概念都與「去中心化決策、數據驅動、極簡流程、自組織文化」有關，以下是一些值得補充的管理方式，可以強化我們在「PM不只是推進進度，而是設計機制」的概念：

亞馬遜的「單線團隊」（Two-Pizza Team）

核心概念：團隊的大小應該足夠小，以至於可以靠「兩個披薩」餵飽。這意味著團隊要有高度自主性，避免大型組織中的層層溝通障礙。

◆ 適用場景：

․  若團隊內部的溝通成本過高、決策效率低下，可以考慮將大團隊拆分成責任明確的小團隊，讓團隊能夠獨立運行。

․  PM應確保每個小團隊都有明確的目標與KPI，並有足夠的決策權，減少跨部門對齊的時間成本。

◆ 實踐方式：

✔ 在業務分組時，確保團隊成員不超過8-10人，讓決策過程更敏捷。

✔ 每個小團隊應該負責端到端的產品價值，不只是寫Code，而是理解市場、業務、技術的整體關聯。

✔ 讓小團隊內的PM、設計、工程師負責產品成果，而非等主管拍板。

如果你想讓團隊從「PM盯進度」變成「自主驅動」，可以考慮以下步驟：

✔ 建立團隊有獨立也能共同決策的環境

✔ 建立透明的決策機制

✔ 提升心理安全感，鼓勵創新與發表意見

✔ 減少過度規劃，讓團隊更快試錯

✔ 在組織擴張時，確保團隊仍有靈活度

這些矽谷的管理方式，都是經過大量實證的「高效團隊運作模式」，PM可以根據自己的組織需求，選擇最適合的方法導入，幫助團隊不只是執行，更能成為真正的產品推動者與創新者。

但我得說，這些都是來自網路上的資料，單純聽到這些就全信或照單全收，可能會過於去脈絡化，有很多我們所不知道的關鍵小細節，因此最好是往外多方蒐集資料、直接去閱讀或是跟實際在該環境溝通的人聊聊。

但若能深入思考他們為什麼要這樣設計、什麼情境適合，能持續讓自己的視野與認知能擴充更多可能性，絕對是好的方向！（本文摘錄整理自《泛PM職能的百萬年薪破關術》，博碩文化提供）

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圖片來源_博碩文化

 書名  泛PM職能的百萬年薪破關術

李星玟（Rafeni）／著

博碩文化出版

定價：600元

 作者簡介 

李星玟（Rafeni）

現任新興產業全球知名品牌的產品經理，職涯橫跨不動產秘書、室內設計、餐飲創業、網頁行銷、軟體產品管理到藝術創作等多元領域。

擅長將跨領域知識提煉為可落地的思考與行動框架，驗證了非理工科出身，非名校畢業，也能有策略地，一步步走出屬於自己的理想人生。

本書專為在職產品經理、專案經理、或有涉及相關工作內容的角色而寫，聚焦自我覺察、局勢判讀、有效提升職場影響力，在更靠近自己的過程中，漸漸達到工作與生活的協調。