先覺出版

聽完簡報後,被朋友詢問:「是講什麼的?」講不出所以然的時候意外的常見,「嗯…」「好像…」「是場很不錯的簡報啊…」。

簡報本身並不糟卻沒留下任何印象,這是非常可惜的事,要我來說的話,肯定是那場簡報還欠缺了什麼。但到底是缺了什麼呢?

「我有一個夢想。」就算是不太知道金恩牧師的人,應該也有很多人聽過這句話吧!「我有一個夢想。」演說中重複了好幾次這句話,並傳達他夢想的內容讓聽眾陷入狂熱和感動的漩渦。即使演說至今已超過五十年,我們還是記得金恩牧師的這句話。

這就是他在簡報中的核心訊息。我認為真正優秀的簡報,就應該存在這樣的「核心」。

簡報中的核心是能傳遞給他人的東西,也是聽到的人會自然說出口的東西,因為是每個人都能理解並馬上記住的東西,所以那句話會自然地透過口語傳播。有時可能是一個字,也有可能是一句話。如果是在更長的文章,那麼就會是標題。

不管是何種形式,那都是你在簡報中凝縮的訊息,是種象徵,而那就是,核心。

前日產汽車CEO卡洛斯.戈恩(Carlos Ghosn)在到任日產汽車後不久就發表了「日產一八○」這個中期計畫。內含「販賣台數突破一百萬輛」「營業利率達到百分之八」等項目,但他將這些內容以「日產一八○」的名稱包裝,更讓人感受到戈恩身為簡報者的卓越品味。

愛車的人應該馬上就能聯想到日產一八○是日產過去發售過的傳說名車,將車名直接當成中期計畫名稱,不只許多員工能輕易說出,也更容易被人記得,留在記憶裡。經營策略上的中期計畫,其實是有點難傳遞內容、也很難記得的東西,但他使用「日產一八○」這個詞彙來包裝。不只製造了能自然傳播的「核心」,身為簡報人來說也非常優秀。

深入人心的「好核心」是?

「好核心」究竟是什麼樣的東西?

思考能自然傳遞至人心的題目時,我會特別注意下面二件事。

‧可即席傳遞簡報中的世界觀或訊息

‧會讓人想告訴別人

就算我這麼說還是沒有感覺的人,我推薦你將注意力放在社會中琳瑯滿目的商品名稱或文案。

舉例來說,可果美蔬果汁有個商品叫做「野菜一日」。各位不覺得光是這樣的名稱就能瞬間傳達商品概念了嗎?

而且,商品包裝在名稱的另一面還寫著「解決蔬菜不足的健康管道」「沒時間的爸爸也能簡單攝取一日分的蔬菜」「想要美顏的女性能簡單攝取維他命和礦物質」等描繪幸福未來的字句。而凝縮這些願景的核心(商品名稱),就是「野菜一日」,這會讓人看了就忍不住心想「只要這瓶就能攝取一日分的蔬菜噢!」真是非常優異的核心。

透過訪問收集「真實聲音」

如果你想將自己覺得興奮的事傳達出去,就會非常自然的開始思考「該怎麼做才會更有說服力」。

‧要怎麼說才能更生動的傳達這股興奮?

‧該以什麼角度切入才會更有說服力?

‧加入何種資訊才能讓聽的人覺得更有趣?

我在本書也再三強調「豎立天線」和「不斷思考」的重要性,而這一切都起源於「怎麼做才能讓聽的人感覺有趣」這個純粹的想法。

「為了增加說服力…」一旦開始思考這件事,自然會在意「競爭對手的商品怎麼樣」「他們下了什麼文案來銷售」,並且對各種事情開始感興趣、主動調查「使用舊商品的人有沒有覺得哪裡不滿意」或是「這件商品的開發過程是如何」。像這樣收集資訊的過程是很重要的。

其實這並不算什麼特別的行動,如果是房仲業務,幾乎都是不自覺的在確認街上各處房屋出租的傳單或看板,進入書店則是隨時確認住宅資訊雜誌的特集。知道車站前正在蓋新房子的話,就會注意「何時完工?」「是哪家公司蓋的?」

優秀的工作者不只限於簡報,在自己的專業領域也會經常豎立天線。如果你想成為優秀的簡報者,那就先從成為優秀的資訊收集者開始。

實際採訪簡報對象

提到收集資訊的方法,我希望你一定要加入採訪。實際上,我在架構簡報之際也一定會經過採訪這道手續。

「特地預約對方的時間,確實聆聽對方的話」除了這種正式的採訪形式,我也會用更直率的模式,如「在與對方喝茶聊天的過程中,不著痕跡地聽取內容」。不管哪一種,透過採訪收集真實的聲音是架構簡報時不可或缺的重要過程。

因此,我希望能率先實踐的就是從「簡報對象」(或是接近目標聽眾的人)那裡直接聆聽他們說話這一步驟。以我要向專業的資訊科技從業人員簡報為例,我會實際採訪從事此工作的人。

‧這份工作中最辛苦的事是什麼?

‧什麼時候會感覺到自己的工作很有價值?

‧工作後開始變得重視的事情是什麼?

我會詢問他們這些問題,然後得到許多真實的聲音。

公司裡的人都覺得收到信是理所當然的事,但那其實不是應該的啊!是有我們這些人正確的架構系統、維護系統才會收到信,可是沒有任何人想過這些事......

雖然是不太會被人感謝的工作,但如果我們不認真努力,不只我們自己,公司所有業務都會停擺。所以一旦發生問題,不管是不是假日都必須處理,我們單位的每個人都是這麼看待並執行自己的工作。

這些真實的聲音是不管翻了多少書或上網查都找不到的資料,而將這些真實的聲音和真實現狀反映於簡報,才更有說服力。比起只是單純講出「資訊科技的專業工作者是每日努力的重要幕後工作人員」,介紹真實的聲音更能帶給聽者決定性的感受差異。

因此,建構簡報的過程中可不能缺少採訪。

另一個針對「接近聽眾的人」的採訪還有一項極大好處,那就是能得到對自己簡報的意見和回饋。

因為眼前的人和聽自己簡報的人屬於相同性質,可以詢問他們「我打算在簡報中講這個,你覺得怎麼樣?」或是「我想了這樣的核心,有打中你嗎?」

沒有比從他們口中得到的回饋更有價值的東西了,如果他們也有同感或被感動,你就儘管帶著自信準備上場。

訪問十個人,簡報就會好十倍!

經常可以看到簡報者為了提高簡報的說服力,而介紹專家的意見或提出專家的話吧!不論是主要故事或是鋪陳,引用專家之言的案例頻繁可見。

只是引用名人的話和「實際聽過某人這麼說」,說服力就會不同。

仔細觀察優秀簡報者簡報時會說的話,「這是我之前從朋友○○那裡聽到的…」或者「因為我以前和○○對談過…」就會發現他們經常加入自己實際聽過的資訊。

你在思考簡報架構的當下,對多少人進行過採訪呢?如果只是查詢網路資料等,或僅靠手邊資料思考架構的話,是很難產生強大說服力的。

越是優秀的簡報者就越渴望「真實的聲音」,會想馬上找到人,「可以問你一些問題嗎?」「關於這個,可以再多告訴我一點嗎…」頻繁的接近這些人做研究。他們就是對自己手上的題目這麼地感到興趣,充滿熱情,想營造一場讓聽眾覺得有趣的簡報。

成為好採訪者的兩個重點

當有機會採訪某人,我希望各位務必注意以下二件事。

‧我想聽你說話

‧我想聽到具體的故事

這好像是非常理所當然的事,但是確實遵守這兩個立場非常重要。採訪時,大多數人都會有「我想聽聽業界的事」「我想聽專家的意見」「我想知道第一線現場的發展」這樣的想法。當然,這也不能說對方錯了。

但是,我認為還必須加上我想聽你說話這樣的想法。「如果能聽到業界消息,誰說都一樣」「只要是專家就好」「如果能告訴我現場的發展,對象不限」,如果抱持著這樣的態度,能讓對方心情愉悅地告訴你真心話嗎?

所以,我在採訪時最重視的就是「我想聽你說話」這種對採訪對象的敬意以及善意,如果沒把這點先放在心裡,就無法做出好的採訪。

不可對「無臉的聽眾」說話

話題可能又被我繞遠了,但是在意「你」這個第二人稱,不僅對採訪重要,正式簡報時也很重要。滿意度最高的簡報,就是能讓聽講者感覺到「如同在對自己講話」。

換句話說,簡報者不是面對十人、五十人、一百人的「無臉聽眾」說話,而是必須對每一個「你」,傳達想說的話。我總是抱著以下的想法做簡報。

‧簡報的「核心」訊息,不是為了其他人,就是要傳達給你。

‧接著,希望你把這個訊息傳給其他人。

如果簡報者沒有這樣的想法,聽簡報的人就會覺得是在聽別人的事,漸漸地也會變得不感興趣。

曖昧提問只會得到曖昧答案

關於採訪,我還有另一個希望大家注意的事是具體的提問。

就如同詢問計程車司機時,「最近景氣怎麼樣啊?」如果得到「哎呀,還是很不好呢…」這種答案,話題就結束了,這無法當成任何素材。

但如果那時改成像這樣具體的問題:「計程車司機是怎麼感覺到景氣好壞的呢?」或是詢問:「景氣好的時候實際來搭車的是什麼樣的客人啊?」這樣說不定就能聽到更真實、更有趣的故事。

「如果想聽到具體的故事,就要準備具體的提問。」在日本放送協會(NHK)的節目《今日焦點》中擔任主持人二十年以上的國谷裕子主播,曾說過這樣的話。

國谷主播在訪問前日產汽車CEO卡洛斯.戈恩時,因為不自覺地提出一些模糊問題,曾被回擊「曖昧提問只會得到曖昧答案」。那時國谷主播受到相當大的打擊,說出:「真的是讓我覺得必須更加嚴謹看待自己的經驗。」

這對我們來說也是該當成教訓的一段故事,不是嗎?(摘錄整理自《最強表達高手的攻心簡報術》,先覺出版)

 

最強表達高手的攻心簡報術

澤圓/著;李韻柔/譯

先覺出版

售價:300元

 

作者簡介

澤圓

以工程師之姿,破天荒獲頒微軟「董事長獎」殊榮的微軟最強簡報高手。

日本微軟公司微軟科技中心負責人,每年進行200場以上簡報,不論是什麼類型的簡報活動,只要上台就能得到最高分數。


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