人生四件事

如果我們把人生的時間分為四種：緊急且重要的事情，不緊急卻重要的事情，緊急而不重要的事情，不緊急而且不重要的事情。從這個分類中，我們馬上看到最重要的兩個變數：緊急與重要性。雖然人生的發展際遇都大有不同，但是如果我們把心力放在不重要且不緊急的事情上面，執行的結果會很差勁，因為重要的事情都沒有被處理到，最後我們都永遠花時間處理「不重要且緊急」與「重要且緊急」兩種類型的事情。

我一直都不是很喜歡所謂的「Working Smart」的概念，總是認為Smart含有小聰明的味道，工作最好就是腳踏實地。偷雞摸狗的方式，以為節省了時間與力氣，卻可能會因為做得不紮實而導致功虧一簀。專家告訴我們，我們必須要集中力量先處理「重要但不緊急」的事情，因為如果我們不這樣做，很快這件事情會變成「重要而且緊急」，結果我們每天都在處理「緊急」的事情，便會覺得很累，壓力很大，卻沒有想過這是因為自己沒有把眼界放遠的緣故。「這是一個永遠做不到的事情」，大多數人會對此抱持反對的意見，因為我們每天上班都有新的「緊急」事件發生，哪來的時間可以做重要但不緊急的事情呢？還是說我們下意識便排斥思考未來的事情而不願提前進行，總是要等到最後一刻才願意開始動手。

心理學家發現，人們討厭「不確定」的事情，因為不確定會造成不安，難免造成我們執行之後發現平白浪費時間、力氣甚至金錢。「重要但是不緊急」的事件隱含著強烈的不確定因素，我們可能得在事情發生前的半個月或一個月就開始動手規畫，可是目前大家都不知道市場未來的變化，這是一個不安定感的來源，大家會躲避而不去實施。也就因此，儘管我們都知道優先處理「重要但是不緊急」的事情是提升效率的源頭，但有些時候就是寧可等到事情變成重要而且緊急，但是資訊比較明確的時候才肯動手，因為把握度提升了，時間的高緊迫性也讓自己的惰性降到最低的程度。

計畫從開始到正式執行，中間當然會有變數，但是不能因為有變數就沒有計畫。許多業界成功人士，在面對這種「重要但是不緊急」的事情時，基本上會分成兩個時間段處理。第一段先做「廣泛資訊蒐集」，盡量尋找、閱讀以及分析資料。第二階段才開始收斂調查範圍，既然我們把重點放在「先進行重要的事情」，所以整個任務或計畫裡面不重要的事情可以先放著，等待之後再來進行。事實證明，如果人們能投入80%的力氣解決最重要的問題，其餘20%則拿來做緊急且重要，以及緊急但不重要的事情，如此一來，效率可以提升很多。

「透過逐漸拉開期限的方法可以幫助同仁減少緊急事務的發生次數。」一個上市公司的主管表示。緊急事務發生的次數越高，表示員工越接近壓力崩潰的邊緣，主管可以透過所謂的「重點強調」方法，先把那些重要但還不緊急的事情提出來檢討，轉移同仁聚焦的重心，有些時候可能還要放棄掉一兩個緊急且重要的事情，逐步讓重要的事情有時間去蒐集資料，收斂整理，這樣的作法相對有比較好的效率與品質。

「可是缺乏急迫感，員工可能會做更慢！」有主管反對這種「急事穩辦」的態度，「如果每件事情不是貼上急！急！急！的標籤，或者跟同仁耳提面命截止日期，同仁都會不自主地放慢腳步。」由於我們討論的是以「重要性」來排序，而不是以緊急程度為主，因此如果我們總是把案子用最急件處理，有可能擠掉很多重要的事情，到頭來發現還是瞎忙，做了很多雞毛蒜皮的工作，績效卻不大。

挑選重要的事情來做，短期間內是看不到直接成效的，因為事情不會立刻就發生，而是要經過一陣子來發酵產生成果。例如「危機處理程序」很重要，可是又不緊急，然而危機一旦發生，往往又牽涉到公司的存亡。同樣地，我們可能都忙著在處理治標的事情，例如生產線上的突發狀況，卻忽略了IT系統的運用等根本問題。如果我們即使給予團隊同仁很長的時間進行思考規畫，但仍然都是在最後關頭才下去做的話，也不需要太氣餒，我們可以透過專案管理的方式，設定每一個檢查點，以確保大家的進度能夠一致。Smart不一定是想出更好或更聰明的辦法，而是要掌握到重點，執行的方法只要能確實產生預期成果就好。

每個人都有24小時的時間，能夠成功的人，絕大多數的原因都跟做事情的方法有關，思考什麼是「重要」、「更重要」以及「最重要」的事情，先把力氣與心神放這邊，其餘的事務則訓練自己快速完成就好了。我們常常會不由自主地先做完緊急的事情，之後才做一些不緊急但也不重要的事情來鬆弛一下（例如打Game），這樣子看起來就忙得沒有效率。所以我們需要能夠有所自制與自律，培養自己迅速抓到重點，從根本解決問題，而不是被動地被緊急事件拖著走，才能從這個惡性循環中跳脫出來。