進銷存系統須能提升進出貨效率

根據資策會調查，2005年導入進銷存系統的中小企業僅次於財務會計軟體，佔調查企業數83%，以產業類型來看，導入最高的前5名產業分別為批發零售業、農產品及食品業、資訊電子業、進出口貿易業、塑化製品業。以此看來，進銷存系統的導入不只是趨勢，更是既成的事實。

五種模組構成進銷存系統骨幹
從流程的觀點來看，假設有個客戶想向電腦門市購買一臺電腦，這時系統必須依照客戶所指定的規格提出報價單，當客戶滿意所報出的價格，便會下訂單，這時系統便會將當初的報價單轉換成客戶的訂單，接著去比對庫存品，檢查倉庫中記憶體、硬碟、處理器等庫存量是否能配合出貨，萬一庫存不足時，則必須向廠商詢價、比價與叫貨，過程中系統使用報價單與採購單向廠商購入所需物品。當物品到貨之後，系統必須利用進貨單來完成貨品入庫與應付帳款的記錄，才能維持庫存與帳款的正確性。電腦零件齊全並加以組裝後，即可安排出貨行程，並鍵入出貨單以完成成品出庫和應收帳款的動作。這樣一個流程，便是進銷存系統的運作梗概。

為了完成上述的流程，通常進銷存系統會有幾個基本模組以維持運作，通常有基本資料管理、進銷存貨交易、應收付帳、報表分析與輔助管理工具。

基本資料管理模組
通常用來建立客戶、廠商、倉庫、貨品等資料。銷售行為是將某物賣給某人，因此貨品與客戶資料都須要適當的介面輸入，廠商資料在是進貨與處理相關帳款所需。

進銷存貨交易模組
貨物買賣進出之間，貨如果減少，帳即會增加，反之亦然，進銷存貨交易處理的即是這樣的對應關係。因此從客戶報價、銷售、貨物借出借入、叫貨退貨或倉庫盤點調整等等，都與這個模組相關。

應收付帳模組
處理客戶應收對帳單、廠商應付對帳單及統計表等。通常可以用日期、請款單位、結帳日期等查詢比對與列印。另外沖銷作業也屬於這個模組的範籌，用來記錄收付款的內容及沖銷已經收付過貨款的單據，例如電腦門市賣出一臺電腦後，在系統中會產生應收帳款，如果沒有執行沖銷，應收帳款不會自行減少。而為預防沖銷執行不當，造成紀錄無法更改，而必須執行反沖銷，才能加以修正。

報表分析模組
報表分析除了可以列印各種單據外，也通常支援統計性的資料，更進階的甚至能作成二維矩陣的樞紐分析表，協助企業利用進銷存的數據做決策。除了列印之外，報表如能轉換成其他格式，例如Excel或是網頁檔，即可進一步加以應用。

輔助協助工作模組
這類模組通常是進銷存軟體與導入企業之間的磨合工具。由於套裝軟體客製化空間通常較小，即使廠商願意代為修改，通常成本也會超過中小企業所能負荷，因此像是提供顯示欄位的調整，讓使用者能自訂欄位，或者是利用參數設定，來改變系統的顯示乃至運算方式等。

了解企業核心競爭所在，才能成功導入進銷存系統
導入進銷存系統需求雖在，但對中小企業而言，E化的問題永遠都一樣，沒人沒錢，要踏出E化的第一步總是舉步維艱。也有的企業早期導入DOS版本的進銷存系統，系統維護成本相形攀升。還有企業規模成長使得原有的進銷存系統面臨瓶頸，瓶頸可能來自於使用系統的人數，有可能來自資料量，也有可能來自於國際化隨之而來的多語言、多幣別的需求，而必須考慮汏換系統。

適合中小企業導入的進銷存軟體，從3C賣場可購得的幾千塊版本，到四、五十萬甚至更高的套裝軟體都有，因此在導入雖然免不了有預算考量，但卻不宜只考量預算。在導入之前企業應多了解廠商和產品。再者，進銷存軟體與企業行業別通常習習相關，例如西服業的尺寸單和零件製造商的產品規格就大不相同，行業別的特殊需求是否能被滿足，業者是供的參數設定是不是真能解決困境，如果到最後還得用人工輔助的方式來執行業務，就失去E化的意義。不過企業通常也必須做點功課，了解自己競爭核心所在，這部份通常可與導入廠商密切溝通，了解自己本業進銷存的需求所在，導入適當的模組或套裝軟體，並學習操作系統的方法，E化之路才能平順。文⊙黃天賜

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