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回憶一下,平時我們是如何進行一場簡報會議呢?首先我們帶著筆記型電腦前往公司的會議室,進入會議室後,通常都是先找一條影像傳輸線,像是HDMI、VGA等纜線,好讓筆電上的畫面,可以同步或延至會議室中的顯示裝置,如投影機或大尺寸顯示螢幕,使簡報資料能方便地讓與會成員觀賞。

只是,找線這樣的小動作,往往就浪費不少時間,要換人報告時,也可能因切換連線的動作,產生短暫的等待空窗期,有時還要預先將會議資料印出,分享給與會成員。

如何能有一個更好的簡報會議體驗呢?我們在參觀Intel臺灣子公司在南港新設立的辦公室時,看到一種對使用者很便利的進行方式,而這也是他們最新提供的無線會議系統應用。

Intel最新無線化應用,讓簡報會議進行更順暢

近年,Intel不斷強調無線化,像是過去最常提及的無線投影WiDi(Wireless Display),以及讓周邊裝置連線更無線化的WiGig,並也有無線充電相關的應用方案。而在會議應用上,大家較熟悉的可能會是WiDi無線投影技術,但其實,Intel去年在Computex期間還新提出一個名為Unite的企業會議系統,是多數人可能沒注意到的。

不僅如此,Intel臺灣分公司南港新辦公室去年底設立時,也將此會議系統應用在其中的70間會議室內,是Intel各分公司中,首先大規模導入此應用的據點,至今為止, Intel全球也已經有超過500間會議室開始應用Unite。

其實,這個Unite會議系統最初的發展,是Intel內部的IT單位對應公司會議需求所開發設計,後來將之加至vPro技術當中,便於遠端升級更新,並成為一項各企業IT都能廣泛應用的會議技術。

有些人可能會想問,這跟之前的WiDi 無線投影有什麼差別?

簡單來說,WiDi無線投影是以Wi-Fi點對點方式連線,讓筆電直接連至具WiDi接收器的顯示設備,使顯示器成為筆電的第2螢幕,讓電腦畫面同步或延伸顯示於大螢幕上。

而Unite會議系統的功能上,提供更便利的無線畫面分享方式,讓使用者手上的筆電,只要有連上公司網路環境,就能快速將畫面分享至會議室的大螢幕。一般投影伺服器、網路投影機能提供的四分割畫面功能,Unite也具備,可同時顯示4臺筆電的畫面。

當然,Unite之所以稱為會議系統,功能就不僅止於畫面分享,這裡並提供連線安全的機制,甚至也能透過系統直接將檔案分享給會議內的成員,還能允許讓不同功能應用加入到系統使用,擴充更多應用。

那麼,Unite會議系統是如何運作呢?我們實際參訪Intel南港新辦公室時,也親自感受了一番。同時,我們也詢問了負責Unite功能的Intel技術行銷經理盧進忠,以深入了解Unite這項技術的功能與運作架構。接下來,我們也會以實際的場景,來介紹這項嶄新的會議技術。

簡報畫面分享很便捷,具Pin碼保護機制,並可直接傳檔

當我們走進Intel一間6~7人的會議室,準備進行會議時,牆上掛著的大尺寸顯示螢幕會自動開啟,並顯示Intel Unite的準備畫面,畫面右上角並有一個6位數字的PIN碼。

這時,公司同仁只要直接選好位子坐下,在自己已經連上公司Wi-Fi的筆電上,執行Intel Unite使用者端程式,在介面上輸入會議室大螢幕上看到的PIN碼,接著點選程式上的Present畫面展示按鈕,筆電畫面就能立即分享到大螢幕上,操作相當容易,步驟也很簡單,不用找線也不用走來走去。

要讓同一個工作網路下的人一起分享螢幕畫面,也很容易。參與會議的每一位成員,都能使用自己的筆電,連上同一個Unite會議,因此,輪到不同人簡報時,下一位簡報者也能夠主動將自己的電腦畫面,分享到大螢幕上,不同筆電之間的畫面切換很方便,即時不用等待,現場我們也看到兩臺電腦畫面,可以同時一左一右顯示在大螢幕上。

盧進忠表示,Unite今年第一季更新的2.0版中,還提供了指定應用程式投影功能,這是一些視訊會議系統也常見到的功能,因此我們可以觀賞到簡報者只將PowerPoint分享的畫面,而不會看到簡報者電腦上開啟的其他程式,像是郵件、即時通訊等。而且,不論簡報者在電腦上如何調整PowerPoint程式的視窗大小,分享的畫面也會同步調整顯示範圍。

當然,在基本的無線投影功能之外,在Unite使用者端程式的介面上,我們還可以看到現在有誰連至這個會議中,現在是誰在展示畫面。

特別的是,在這個會議系統介面上,還提供檔案分享的能力,使用者可以透過Unite軟體操作介面,直接將檔案分享給加入會議的指定成員,對方在連線會議時,就可選取該檔案並下載。

過去,要提供會議所需資料給與會者時,可能還要先將資料印出,或是用電子郵件、即時通訊等傳送檔案或檔案路徑,只是,光是選擇聯絡人這個動作,可能就要好幾步驟才能完成。而Unite的應用方式,已經讓與會者都加入會議之中,因此使用者在分享資料時,可以很快地將檔案分享給連線的與會成員。

可讓同一個工作網路下的人,快速分享筆電畫面至企業內部的大型顯示設備

在一間配置投影機的大型會議室內,Intel已經部署了Unite會議系統,透過該公司技術行銷經理盧進忠現場的展示,我們看到兩臺已經連至公司內部網路環境的筆電,能夠將各自的畫面分享在投影畫面中,相互的畫面切換也很即時,而對於Unite系統而言,最多能投影4分割畫面。

其實,在檔案分享功能之外,這個Unite的軟體的介面下方,還允許增加更多第三方支援功能。

目前,Intel已經提供像是Share File與Skype for business的功能應用,同時也已經釋出Plugin Software Development Kit的SDK,使第三方廠商提供的功能,能透過Plugin的形式安裝到Intel Unite,增加像是語音、視訊,甚至是智慧燈泡的控制。

雖然現場沒有更多示範,但這樣的支援特性,也使得這款會議系統相當有潛力,未來可提供的更多元的應用方式。

Unite軟體介面可添加外掛

在Unite軟體介面上,使用者可以控制是否要將PC畫面分享至大螢幕上,介面上方的頭像圖示,可查詢連至會議的使用者,介面下方功能選項中,還有提供檔案分享的功能,這裡並能增加更多第三方功能的支援,譬如說語音、視訊,甚至是智慧燈泡的控制。

至於會議安全性方面,還記得當連線至一個Intel Unite會議時,使用者會需要輸入一個6位數的Pin碼嗎?相當特別的是,這個Pin碼並非固定不變,而是每隔一段時間就會自動變化,約是每5分鐘。

因此,一旦新的會議成員要加入會議時,就要輸入最新的Pin碼才行,算是一個看似簡易卻又安全的防護機制。而且,這裡的資料傳輸過程,都是採用256位元的加密連線保護機制。

其他功能方面,Unite還有提供註解功能,當會議進行時,主講者可以利用軟體提供的筆畫工具,可以快速標注重點,它的效果像是在簡報時,拿著雷射指示器對著畫面標出重點一般,不過這裡的操作依舊是在電腦上,而且這裡的顯示效果有些差別,像是圈選螢幕上的重點後,這個筆畫會在5秒後消失,而不是立即不見。

提供直接傳送檔案的能力

只要連上同個會議PIN碼,與會成員不僅能各自將筆電畫面分享至大螢幕上,有會議資料要現場分享給其他人時,也能直接在Unite用戶端程式介面上點選Share Files功能,就可以將檔案直接傳送給會議成員。不像使用其他溝通管道傳送,又要花時間選擇對象。

Unite無線會議技術不僅支援Windows筆電,也支援Mac,未來還將支援Android與iOS裝置

Unite可說是一個簡單、立即的多人連線解決方案,讓會議室使用更有效率。

至於建置這樣的會議環境的關鍵是什麼呢?我們在會議室顯示器後方與牆面之間,也看到一臺小小的NUC迷你電腦與顯示器相連。原來,這項技術需要搭配具vPro技術的電腦來應用。

簡單來說,Unite是以一臺迷你PC設備當做Hub的功能,並讓這個Hub與使用者終端設備都連上企業無線網路,只要透過公司內網環境,便能夠將資料分享至會議室的螢幕上。也因為這樣的特性,即使與會成員在外地也能利用VPN方式連至公司網路環境,經成員告知該會議室的Pin碼,也能連至同一會議。

當然,公司內部的Wi-Fi網路的建置,也是這種無線化應用的基本需求,讓使用者的筆電、連接在顯示器後方的vPro電腦,都能連上網路。

另外,盧進忠也特別提及,他們也有計畫讓這項技術更開放,也就是未來版本將可能不限內網環境,都能使用。

由於現場都是以Windows電腦示範,因此我們也想知道,目前Intel Unite是只支援Windows 操作系統嗎?盧進忠表示,目前Unite版本的用戶端系統需求,已經支援Windows 7與Mac OS X 10.9以上版本,提供對應的Intel Unite應用程式,但預計2016下半年會將Android、iOS行動平臺也納入支援,Chrome OS的支援順序則是放在最後。

畢竟現在的用戶端裝置很多元,要讓會議能夠方便的進行,多平臺的支援就很重要。若真能做到,將讓這樣的會議技術應用,更具吸引力。這也表示,未來,不論使用者用何種系統平臺的筆電、手機或平板,都能夠使用Intel Unite會議系統來進行會議分享。不過,現階段Unite用戶端僅支援Windows、Mac OS電腦就是。

綜合來看,Intel這種Unite會議系統,明顯是強調會議室為主的應用,融合會議室的無線投影功能,簡化接線的麻煩,同時也提供一些協同會議的特性。另一方面,也讓vPro PC不僅僅是一臺電腦,也可單獨成為一臺會議系統主機。

若與一般視訊會議系統相比,Intel Unite的內建功能雖然沒有以視訊功能為主,但可透過Plugin方式增加其應用,顯然,在核心的畫面共享功能之外,Intel Unite也能成為一個整合第三方功能的會議系統平臺。

另外,這裡雖然沒有會議主持人的管控機制,也不像一般會議室型的會議系統具會議排程功能,但Unite以協同作業的觀念為出發,提供一個使用直覺、資料分享容易的會議應用方式。

 Intel Unite會議系統應用的3大關鍵:NUC、PIN碼、軟體 

Intel臺灣分公司南港辦公室的70間會議室內,都已經設置了Unite會議系統,會議室牆上配置像是大尺寸的顯示器,員工只要攜帶筆電到會議室,並在電腦上執行Intel Unite程式,就能以無線方式將簡報資料分享至大螢幕上,而不需要插拔傳輸線。

大螢幕連接迷你NUC主機

應用Unite會議技術,大型顯示設備不可少,而且,顯示器後方還連接了一臺具vPro技術的NUC,設備體積小,是這套系統部署的關鍵。

利用Pin碼保護會議存取

準備進行會議時,使用者只要在筆電上執行Unite用戶端程式,並輸入會議室大螢幕上顯示的6位數PIN碼,就能加入會議,因此只有現場成員知道PIN碼。而且,每隔一段時間這個會議PIN碼就會自動變化,只有知道最新PIN碼的人才能加入會議。

A:無線分享的會議內容

B:Unite使用者端程式介面

感測應用讓會議室更聰明自動

Intel為了讓他們的會議室變得更聰明,在會議室的顯示器上方,還配置了一個光源感測器,因此,員工只要開啟會議室的電燈,會議室的螢幕也就會自動開啟,並直接顯示Unite會議系統起始畫面。開完會,人員離開時,關上會議室的燈後,系統與螢幕也將自動休眠。

Wi-Fi網路環境也是必備

Intel Unite需利用企業內部網路或Wi-Fi環境,來實現無線會議,而在Intel臺灣子公司南港辦公室的環境中,本來也就已經部署多臺無線AP,讓員工走到任何一個角落都能辦公。

下一篇:深入了解Intel Unite會議系統的部署與操作


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