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由於各企業使用狀況均不同,採購時最好能請各廠商按需求提出適用的方案。在提出需求前,要先評估部門的基本功能需求,並分析、統計各單位的列印量,並配合自身公司的行政作業,說明公司所需要的控管機制。

採購時需要考量重點

在採購時我們若要達成精簡企業的列印環境,需要全盤評估企業自身的使用需求與列印量,決定適當的機型,並選擇相應的軟、硬體管理機制、文件數位化流程功能,並注重設備的環保設計與廠商後續的維護服務。

我們主要考量的重點有8項:

1.快修與備機服務

快修、備機、保固一般都是我們常需要注意的後續服務,例如辦公事務設備出問題時,可能會阻礙到公司正常營運,如果公司沒有其他臺列印設備支援,或是租賃廠商沒有辦法即刻解決問題,將有可能造成營運上的傷害。

2.決定使用黑白、彩色機種

彩色文件能夠表達出更多的內容含意,文件呈現的效果也更好,尤其在圖表的顯示上最明顯。由於國內中小型企業林立,在成本考量的情況下,因為彩色耗材成本較高的緣故,導致採購黑白複合機種仍是現在的主流。

3.評估部門需求與環境適用度

了解部門需求是很重要的一件事,例如是否會使用到A3尺寸的紙張、是否需要彩色列印、彩色掃描、雙面列印、裝訂分頁等需求。此外,也需要注意使用人數、空間環境的影響,我們在iThome電腦報週刊的340期中,曾經透過模擬企業環境,以評估列印租賃與管理方案,要注意的是,各企業使用狀況均不同,採購時建議可以根據需求讓廠商規畫出適用的方案。

4.注意印量、印速規格是否能負荷

採購這類設備時,印量評估是很重要的一環,如果印量超過機器負載,容易導致列印設備維修頻率增加,若使用頻率遠低於設備標準,等於該設備大部分都處於閒置狀態,應選擇較低階設備即可,這些都是隱形成本。一般說來,印速越快的設備所承載的月印量也越高,同時可以增加我們的辦公效率,不至於浪費時間等待列印作業。

5.確認選配功能的必要性

目前數位複合機的採購也可以說是很彈性的,很多硬體、軟體配件都是以選購的方式配備,我們可依需求選擇所要的功能,用不到的功能就不要選購,避免在設備租金造成浪費。例如:沒有分頁、裝訂、打孔需求,可以不要選擇分頁裝訂器等,或是沒有傳真需求也可以不要選購傳真套件,以減少採購成本。

6.考慮導入列印設備的整體管控系統

我們除了可以遠端監控此類設備的狀態之外,企業也多希望能具有針對各使用者的統計、分析報表。當然,除了監控設備與使用者,最好還能做到管控的動作,例如限定部分使用者僅能使用黑白列印功能,或是僅能使用掃描功能。這些管控方式的主要目的可以降低列印成本,避免浪費。

除了租賃原廠的新機,若是遇到小型二手複合機租賃公司,要更深入了解這些公司的服務能力,否則因小失大,得不償失。

7.注意列印設備是否影響環境空調

環保的問題是現在越來越重視的問題,因為這些設備在列印時會產生粉塵,對呼吸道帶來傷害。近年來,各廠商也逐漸重視這方面的議題,在購買時,儘量選擇通過環保驗證的最新設備,才能避免對環境產生影響。或者在部署時,讓列印輸出設備的環境夠通風、透氣,經常打開窗戶或放在專門的輸出室內,使用換氣設備維持樓層的空氣清新。

8.多宣導列印設備的使用方式

這也是容易忽略的設備導入因素。數位複合機提供了多功能與文件數位化的功能,雖然選擇時應評估操作介面的使用方便性,但是這些功能我們都有善用到嗎?公司應定期安排使用課程,讓員工了解正確的使用方式與功能用途,畢竟這是常用到的辦公設備。

具有正確的使用觀念也很重要,例如使用回收紙張可能對設備本身造成的影響,需再制訂政策與持續宣導,使員工們能有效率地使用這些設備,養成節約列印的好習慣,進而熟悉操作流程,提升平日工作的生產力。

簡化操作固然重要,但也要作好控管,避免列印濫用

比較要注意的是,數位複合機也會因功能整合,而讓員工使用單一設備的次數很頻繁,造成設備的負擔很大,或是太多員工同時要使用這臺設備。所以,部署方式也要顧及辦公室環境與員工分布,在不同環境下,依使用量與需求部署數臺不同規格與機種的事務設備,才能兼顧使用性並降低部署成本,並且兼顧到員工辦公效率。

以現今國內A3雷射複合機的發展而言,各廠商在未來將持續往彩色化文件,與軟體整合繼續發展。文件彩色化是未來的趨勢,日本、香港、歐美等開發中國家,在彩色文件的使用率上,遠遠高於我國,對於國內使用者而言,需要使用者改變使用習慣,當彩色使用率能夠越高時,彩色列印成本也才能夠有效地降低。而軟體整合的應用,也將是廠商會持續努力的方面。

 

【相關報導請參考「雷射複合機採購大特輯」】


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