在Kyocera所提供的列印安全控管方案中,大部分功能都以列印設備內建功能為主,只有針對浮水印機制,有提供更進階的管控方式。不過值得注意的是,Kyocera在內建功能中已有列印備存的機制,可以直接透過設備本身的驅動程式,設定列印備存的功能,這是比較少見到的。

此外,Kyocera其實還提供許多的管控方案,像是Kyocapture與KyoControl等工具,在國外已經有推出了,不過目前臺灣還沒有引進。

功能簡單,設定方式容易

Kyocera提供的管控以內建功能為主,我們可以進入各臺設備中的網頁式管理介面設定,或是安裝原廠網站中免費下載的KM-Net Accounting軟體來協助管控。

在身分辨識方面,設備可以結合網域AD,整合員工帳號,而不須額外建立帳號,減少管理者的負擔,也可以透過對每個部門分配一組代碼的方式,來管理不同部門的使用行為。

管理者可針對設備上的系統選單更改設定,讓使用者僅能使用面版上的功能,也可以限制地址簿、資料盒的編輯,以達到集中管控的目的。此外,在功能權限設定方面,還可以利用KM-Net Accounting這個設備監控工具來授權,可以簡單的根據使用者或部門,來設定影印、列印、傳真、掃描的輸出權限,同時可針對這4項功能做數量管理,以及費用統計的工作。

機密列印也很方便。列印者需要到列印設備前鍵入密碼,才會將文件印出,或是也可以將文件先存於設備硬碟中,等到想要拿取文件時,再到設備前以密碼取件。

以內建機制來做到備存的動作

在浮水印功能方面,可以選購進階浮水印(Super Watermark)與機密文件防護套件(Printed Document Guard kit),來增加Kyocera產品對文件的防護安全性,以防止文件未經授權被複製或竄改仿造。前者的作用是在文件列印時,會自動產生特殊背景底紋的網底,讓文件看起來較複雜,不容易一眼看光所有的內容。後者可以讓文件在印出時,嵌入隱藏的文件資訊。當文件遭人再次影印、傳送或傳真時,Kyocera設備在掃描時會發現這份文件具有機密性質,將立即取消目前進行的列印工作,影印也只會輸出白紙,同時還會發出警示訊息。

這種安全浮水印的機制,可以強化文件的防護能力,防止機密文件遭影印、掃描、傳真而外洩。不過目前沒有列印出使用者與列印時間的方式。

 特別值得一提的是,Kyocera在浮水印功能中,有一個很方便的設計,可以在指定頁面列印出浮水印效果,如此一來,當列印的文件不需要每頁都出現浮水印時,可以在指定的頁面加入浮水印,而不會讓整份文件都帶有浮水印,或是分成2次列印才能完成。

在列印備存的功能設定上,Kyocera的最大特色是在驅動程式中便可以直接進行設定,因為這是屬於設備本身內建的功能。設定時,在驅動程式中的裝置設定下,將PDL設定設為PDF,並且設定好儲存位置的相對路徑,所有文件在列印時都會統一儲存成PDF檔案格式,並存至對應使用者的資料夾下,保留使用者的列印紀錄,便於日後稽查。

我們也可以在設定中,設定PDF檔案轉換成可搜尋的PDF檔,或是將備份檔案壓縮,同時,這些備存的檔案也可以設定加密,讓這些位於檔案伺服器上的內容,僅能供有密碼的管理者才能夠調閱,而不會輕易被人查看。

而管理者對於列印驅動也能加以嚴格管控,例如從管理員設定中,將驅動程式中的列印備份選項隱藏,因此,使用者在執行列印驅動程式時,便不會看到相關的設定選單,而無法改變列印設定,這樣的作法也能針對其他功能加以限制,達到統一由管理人員控管的目的,防止使用者更改列印設定值。

在整體副本備存方面,Kyocera主要是提供列印內容的備存與記錄,原廠表示,針對掃描方面,可以透過Scan到FTP時,透過公司原本的伺服器來備存;而傳真方面,則可以透過KMnet Viewer軟體來備存,不過沒有辦法針對影印功能提供影像備存的方案,如果有這方面的安全性考量,需透過設備端,將影印功能設定成禁止使用。

 

【註:規格與價格由廠商提供,因時有異動,正確資訊請洽廠商。】

 

Kyocera 列印安全控管功能特色介紹

 

使用者新增

透過網頁式管理介面,可以輕易地新增使用者,只要先建立好帳號名稱,並設定使用者登入名稱、密碼與電子郵件。

 

列印儲存備份流程

透過Kyocera的列印驅動程式,我們能夠直接設定列印資料內容備份的功能,並且能夠針對備存文件進行加密的動作。

 

功能權限設定

在KM-Net Accounting工具中,可以設定輸出權限,以勾選的方式來允許影印、列印、傳真、掃描等工作,同時也能藉由這套軟體,檢視印量、統計使用狀況。

 

隱藏選單強制管理

從管理員設定中,只要勾選「隱藏其他選單」,隨後在使用者的驅動程式畫面中會發現,能更改的設定頁面變少了,因此無法改變那些隱藏起來的列印設定值,達到企業集中控管的目的。

 


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