行動裝置越來越普及,但開會仍擺脫不了紙本,召開無紙化會議的理想仍不能實現,過去我們測試過Ricoh投影機,有類似功能應用──結合他們無紙會議系統Ricoh Conference Center技術,讓iPad同步顯示投影資料,而不需要印出紙本文件。而這套哈瑪星MeetingHub也具有這樣功能,但它跟投影機無關,只用主從式架構、網路和行動App、應用程式做到無紙化應用的會議系統,而且,它可以支援多平臺的應用。

MeetingHub的最大特色在於,提供跨平臺的資料同步顯示能力,可同時支援Windows、iOS、Android裝置的顯示,因此不像其他類似系統可能僅支援iOS上的iPad裝置同步顯示,不需要相同的終端裝置環境也能實現無紙化會議。相較之下,MeetingHub的跨平臺支援性高,是他們的最大優勢所在。

使用者只要拿著電腦、平板或智慧型手機,並連上企業內部網路,便能在參與會議時,跟隨報告者瀏覽同頁資料,同步效果相當不錯,而使用者端也能手動停止同步、自行翻頁瀏覽。

支援iOS、Android與Windows裝置的同步顯示,終端設備限制少
在系統架構與部署方式上,MeetingHub需安裝在一套Windows Server 2008的電腦,而裝置端方面,哈瑪星支援的平臺相當豐富,包含主流的iOS、Android,以及Windows(桌面端傳統應用程式與Windows 8 App),使用者只要將這些裝置以有線或無線方式連上企業內部網路,便能夠連接到MeetingHub後端系統。

值得注意的是,因此一般使用者並無法直接在這些平臺的公開市集中下載到App,企業在建置這套系統後,需透過系統網頁式管理介面,才能下載終端裝置所需要的App。


會議資訊檢視直覺,文件資料下載容易
召開會議時,會議報告者只要從各式裝置上,開啟並登入會議系統App或應用程式,再點選介面上的「同步接收端」功能,便能夠同步檢視會議文件。

際同步顯示效果佳,速度流暢
實際使用上,會議管理者可以先進入系統後臺的網頁式管理介面,預約會議、輸入會議名單,並在會議前將文書資料上傳到MeetingHub伺服器,由系統將自動轉製電子文件。檔案格式方面可支援Word(DOC、DOCX)、PowerPoint(PPT、PPTX)與PDF文件,JPG與PNG圖檔也可壓縮成ZIP檔上傳,另外支援電子書格式IPA、IPH、APA、APH。較可惜的是,不支援ODT、ODP等開放文件格式,也不支援Excel檔案。

接著,我們同時以Windows筆電、iOS與Android平板3臺裝置連線至MeetingHub伺服器。在這些裝置上安裝、執行MeetingHub應用程式後,並登入系統,便可以檢視全部的會議資訊,然後只要在介面上點選同步接收端,便能加入指定的會議中。

這時,在以會議主席身分登入的裝置上,可以直接查詢系統並下載會議資料,另外兩臺裝置也將自動下載報告者正使用的文件,接下來,報告者可以一邊操作手上的裝置、一邊檢視資料內容,並同步操作所有與會者的畫面。過程中,當主控端翻頁、縮放、手寫註記時,其他裝置都能夠迅速顯示,時間相差不到1秒,相當順暢。

特別的是,即使播放包含轉場效果的PowerPoint檔案時,這些特效也能夠在同步播放的模式中展現。

會議進行期間,如果要換人報告,也可以切換同步權限由另一臺裝置操作同步畫面。另一方面,與會者也可以中斷簡報者同步操作的模式,自行操作翻頁、檢視其他會議排程或操作別的功能。或是直接利用App介面上的電子白板工具,如畫筆、文字輸入、橡皮擦、便利貼等,方便與會者在電子文件上書寫、記錄並儲存。

會議管理系統功能使用簡易
這套系統不只是讓所有開會的人同時看同一畫面,MeetingHub本身也提供會議管理功能。

從後臺管理介面來看,這套系統可以用來制定會議排程。首先,企業只要設定系統的使用者登入帳號與權限即可,使用者可以依據Excel範本的格式繪製帳號檔再匯入清單,亦可由原廠提供客製化的AD整合服務。權限則是依角色定位管理,並提供部門、職級與自建群組的分類管理,便於出席人員的設定。

建立新會議時,一般會議所要求的資訊,在這套平臺的介面上都有詳盡的欄位可供輸入,像是會議名稱、大綱、時間、地點、議事管理者、主席、記錄人員,另外,出席部門、人員也可以自行設定。並可加入臨時帳號,提供外部使用者登入之用。

在安全性設定方面,這套系統也具有一些管控設定,像是可以將會議權限設定為「僅開放給與會人員」,或是設定檔案下載的開放時間,減少文件取得的可能性。不過,很可惜這套產品對於文件同步顯示可能出現的洩密行為,例如畫面擷取,無法有所防範,只能加入浮水印,多少增加一些防護性。除非終端裝置也要統一受到管控。

另外,這套產品也提供簡單的統計分析功能,像是可藉由每次會議的登入狀況,來了解會議出席狀況,並提供OLAP分析功能,之後,能將結果匯出成Excel表格。但很可惜的是,會議記錄方面,MeetingHub所提供的機制與支援較少。

最後提醒的是,在大型會議上,如果多臺裝置都要透過無線網路連上企業網路、登入會議系統,企業勢必同時需要考量部署的無線網路環境是否足以應付。而且,由於這套系統並沒有限制帳號數量,因此價格並不便宜,89萬元起。


從後端系統可上傳同步開會所需文件
新增會議時,如同一般會議管理工具,可以輸入所有關於會議的資訊,像是會議名稱、大綱、時間、地點與人員,需同步顯示的會議資料也需要由此上傳,支援的檔案類型包含Word、PowerPoint、PDF、圖檔與電子書格式。


產品資訊

●建議售價:89萬元起 ●原廠:哈瑪星(07) 536-4800 ●網址:www.hamastar.com.tw ●後端系統需求:Windows Server 2008 ●用戶端作業系統需求:Android、iOS與Windows ●主要功能:會議管理、資料上傳、權限管理、跨平臺同步機制 ●可支援同步顯示的檔案格式:DOC、DOCX、PPT、PPTX、PDF、ZIP(PNG、JPG)、IPA、IPH、APA、APH

【註:規格與價格由廠商提供,因時有異動,正確資訊請洽廠商。】 


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