金山辦公軟件全球台企總經理 陳豪欽

「辦公協同」非新議題,對許多人而言,甚至像陽光空氣般理所當然的存在。詎料近年疫情延燒,形成分流上班、混合辦公新常態,為此企業積極導入諸如 VC 視頻會議等數位工具,維繫同仁間的協作與溝通;許多企業表示對目前的辦公協同的安全性、管控性與功能延伸性抱持更多的期待。

「一般員工日常工作 8 小時中,會議溝通約佔 2 小時,其餘更多時間都用來存取資訊系統與檔案。」金山辦公軟件全球台企總經理陳豪欽說,因此許多企業面對分流辦公急需思考幾個面向,包括讓員工在家使用自家電腦或在公司皆以一致方式存取工作系統與檔案,確保檔案存取途徑以及不須額外的學習操作與軟體授權,另需確保即使多人各自從遠距參與檔案撰寫共編、亦無版本錯亂之虞,更重要的必須穩定維持文件檔案安全控管,避免同仁擅自執行修改、讀取、列印或轉發等權限以外的操作。面對疫情擴大長期混合辦公已成為常態,企業不得不考量如何有效保護公司珍貴的工作資產與員工WFH工作成果。

陳豪欽表示,金山從文件編輯處理工具軟體起家,累積長達 33 年經驗,WPS Office辦公軟體超高相容性獲得臺灣許多百大企業採用,基於檔案處理與檔案與辦公協同的關聯性,後續還將產品發展觸角延伸至企業檔案同步與分享管理(EFSS)、線上預覽、Web Office、企業自訂義表單協同及企業檔案安全/控制、企業級 IM 等企業級辦公協同應用領域,因而最能理解企業追求的辦公協同場景,也最能協助企業突破當前混合辦公情模式下的種種「盲區」,好比說可確保 WFH 同仁以既有操作體驗來存取系統和檔案,不必重新學習;可確保即使多人共編、跨屏處理,絕不會衍生跑版亂象;也能確保任何人無論身在何處,都無法對檔案進行逾越個人權限的操作。

以開放性私有化特質,支持多元應用想像空間

現階段金山在臺灣推廣兩項主力產品,一是為人熟知的 WPS Office,全作業平台支援包含Windows/Mac OS/Linux/Android/iOS,提供辦公協同跨裝置存取的基礎,另一是WPS文檔中心,企業可按實際需求分開購置;至於企業級 IM 金山協作WOA,可望在明年(2023)引進臺灣市場。所謂WPS文檔中心,本質上類似「企業級 Dropbox」,但格局更為寬廣,不僅融入金山擅長的辦公協同功能,包含提供企業資料同步與分享、 Web Office、 線上預覽功能、企業自訂義表單、團隊權限管理及嚴謹的檔案原生加密與安控機制,並提供豐富完整的 API供第三方資訊系統直接透過API輕鬆調用WPS文檔中心所提供的主程式功能,協助企業創造辦公協同的多元應用場景。

換言之企業只要導入金山WPS文檔中心,即能實現多裝置資料同步、檔案加密權限控管、線上預覽與共編、檔案歷史版本控管、表單調查與協作等需求,亦可順勢建立內部私有化環境,輕鬆介接 VC、Email 等系統,形塑猶如私有化 O365 加上Google workspace 的綜合效果。惟企業若想做到完整的檔案原生加密、版控與完整管理,或徹底實現「一雲多屏」場景,則需同時佈建 WPS Office 及WPS文檔中心。

陳豪欽強調,金山旗下產品都蘊含三大精神,得以展現出迥異於其他雲端軟體服務的獨特價值,因而吸引許多大型企業青睞採用。首先是「全私有化部署」,讓產品服務與系統Root管理權限完整掌握在客戶手中,與 SaaS 模式形成鮮明對比,徹底解決讓企業主長期擔憂的公有雲存放機密資料信賴問題,不管財務報表、產品設計附件、BOM 表、供應商列表全部掌握在企業私有化的辦公協同環境內,任何的檔案交換與安全管理均有完整日誌紀錄,系統還提供檔案版本追蹤與超級資料回收桶,以避免員工共編誤刪/離職前惡意刪除重要團隊檔案,充分解決目前企業辦公協同採用SaaS服務面對的痛點。

其次為「開放性」,全產品提供多樣性開放式 API,便於企業對接任何第三方資訊系統,以利營造各種創新應用。譬如企業DLP加密控制軟體如TrustView已透過API跟WPS Office做對接,可完整保護企業各類型重要檔案格式 ; WPS文檔中心對接應用更加多元,已對接整合 PLM / ERP 系統對重要的附加檔案達到資料不落地的應用場景,確保各類型附檔Word(用於記錄工法)、Excel(用於記錄成本結構或供應商聯絡資訊)或 PowerPoint(用於呈現產品背景 Layout),皆在一個完全封閉的系統環境下做處理與交換,當PLM/ERP系統需要預覽或共編時直接呼叫WPS文檔中心的程式來做線上開啟與編輯,並完整記錄歷史版本與權限控管,賦予企業資訊系統辦公協同能力;

另企業自訂義表單也是WPS文檔中心另一大亮點,如同大家熟悉的Google表單,便於企業發起內外部調查、客戶服務、疫調反饋等等,支援自動生成QRcode或連結,支援RWD跨裝置填寫與插入任何的圖片與文字或URL資訊,金山把自訂義表單也列入企業私有化WPS文檔中心的功能選項,有別於SaaS表單,幫企業搭建各種跨內外部資料與表單收集的應用場景,比如對接CRM回收售後服務滿意度表單做有效追蹤與利用、對接HR薪資系統與便當訂購表單自動化精確扣款、疫調表單直接對接HR簽到系統員工居家工作一次搞定疫調與遠程打卡....等等,表單功能可輕鬆與各系統對接,表單資料可寫回資訊系統做有效再利用,用開放式的自訂義表單對接各業務資訊系統來滿足企業各種不同面向的應用場景。

綜合來說,不管 PLM、ERP、Email、IM、EIP、Workflow、KM、CRM、帳務系統…等資訊系統運作過程,都會牽涉到附加檔案的檔案格式處理、預覽或交換等程序,每個資訊系統都會需要使用線上預覽、線上共編以及自訂義表單,金山期望透過 API 的串接,「賦能」企業資訊系統、「賦能」生態合作軟體,幫助它們具備辦公協同能力進而拓展應用價值,金山也誠摯廣邀臺灣軟體系統開發商一起創造生態合作提升對企業的應用價值,一同協助臺灣企業資訊系統走向更開放的道路。

第三項特色為「高 CP 值」,金山不僅提供全私有化方案、消弭資料外洩顧慮,加上豐富的功能表現,彈性的軟體授權模式可供企業自主決策採購,可隨企業規模由小而大的逐步擴展或混用既有辦公軟體SaaS的相容並存,提供了一種破壞式創新的導入模式,不只在架構面與開放面上超越各品牌,也顛覆了辦公協同僅止於SaaS服務的認知,再搭配低 TCO 整體優勢,對注重企業資料安全與尋求混合辦公的企業提供物超所值的解決方案。

鼓勵企業檢查程式碼,就此消除信任疑慮,打造企業專屬Document Lake

儘管金山在臺業務由港資企業管轄,但仍被不少人視為大陸品牌;所以有些企業對其產品備感心動,也礙於信任與安全議題而躊躇不前。

對此,陳豪欽鼓勵臺灣企業對金山產品進行嚴格的 Code Review,等到確認不存在任何後門程式,才上架啟用。另一方面金山提出保證,所有產品都只會連線到客戶自家資料中心,絕不會連接金山香港總部或珠海研發中心;而臺灣代理商取得原廠給予的升級程式包,一定先做 Code Review,確認沒有資安隱憂後才會交付給客戶。

故從技術面來看,金山產品禁得起考驗,沒有任何安全疑慮。所以他誠摰呼籲企業捐棄主觀成見,以商業發展與企業價值為出發,用心評量金山蘊含的跨世代檔案處理能力(標榜 WPS Office 為『一 Code 到底』,可支援 Office XP、2003、2007、2010、2013、2016 及 2019 所有檔案)、Web Office、線上預覽、自定義表單等獨特利基,進而願意導入 WPS Office 和WPS文檔中心,建構屬於企業自主控制的專屬「Document Lake」架構對企業具高度價值的「非結構化數據中心」。

如此一來,所有經由人與人之間檔案交換、機器或系統之間 API 串接所產生的非結構化數據,皆同步抄寫一份至 WPS文檔中心(Document Lake);爾後企業只需開發一些 Python 判斷程式,即可輕易萃取數據價值,開拓企業AI應用與Big Data的智慧決策。

事實上,金山訴求的非結構化數據中心效應,已獲得許多臺灣上市櫃公司所採用,逐漸在兩岸產業界發酵。譬如印刷電路廠藉由它來彙集機械、原物料、班表、電壓、水壓等數據資源,挖掘「某個時段良率莫名下降」的根因,運用WPS文檔中心「全文檢索」透過AI程式主動分析跨系統資料,釐清係因水壓不足而造成此現象,趕緊安裝加壓器,成功解決品質問題。單憑此例,不難看出WPS文檔中心匯聚多重非結構化數據,確實蘊藏多重效益,能幫助企業連結無限應用場景與開拓創新價值。


熱門新聞

Advertisement