中菲行商業智慧科技部總監陳立人(攝影/洪政偉)

從去年初蔓延至今的這場疫情,造成全球海空交通系統大亂,尤其是空運,許多航班班次甚至一夕之間驟停,不只衝擊全球航空產業,也連帶波及國際貨運承攬業。對經營國際物流已近50年的本土老牌中菲行而言,更是出現了前所未有的考驗。

中菲行擅長經營的航空貨運承攬直飛模式,在疫情期間,可能因航空公司一夜間大砍航班班次,突然無法進行,而必須想辦法快速調整系統,來因應客戶找到的替代方案。好在過去5年來,中菲行IT團隊逐步擁抱敏捷文化,在這個非常時期,IT敏捷性不只幫上大忙,更發揮了最關鍵性的作用,成為中菲行抗疫應變的最佳利器。

中菲行國際物流集團商業智慧科技部總監陳立人描述了那一次,顛覆了他們過去物流服務模式的戲劇性挑戰。

疫情前期,有位客戶突然向中菲行提出了「空空聯運」的物流需求。中菲行多年來採取混搭不同運輸方式的多式聯運,都是海空聯運(先海運再轉空運)或空海聯運(先空再海),這是他們頭一次接到空空聯運的物流需求,而且是臨時性的緊急需求。

原來這個客戶有一票經常需從越南空運到紐約的貨物,受到兩地直飛航班機大減衝擊,他們決定將貨物先送到新加坡,再轉運到紐約,來建立可天天發貨的路線,才提出這個新服務模式要求。

雖具深厚的多式聯運經驗,然而,陳立人表示,這個空空聯運模式,不管是提單規格、報關方式等,都與他們熟悉的空海聯運和海空聯運不同,且中菲行ERP系統對多式聯運的支援,也只考量到空海聯運和海空聯運的設計。

如何在最短時間內修改系統功能,來支援空空聯運的新運輸模式,成中菲行IT最迫切的挑戰。資訊團隊在了解空空聯運作業流程後,立即著手研究客戶的需求,靠敏捷開發方法,順利在兩周內,調整系統功能,實現客戶的需求。

陳立人表示,敏捷文化是他們得以快速因應變化,調整系統功能的關鍵,「若是按照過往瀑布式開發方式,需要花上3個月,客戶根本等不及。」甚至,新運輸模式功能推出一個月後,隨著航空公司陸續增加航班,這個客戶又改變想法,決定不再採空空聯運的方式了。

陳立人笑言,快速調整功能才能供客戶用,但客戶需求也變動得快,所以,「動作若不夠快,需求就不見了。」

疫情期間,航運班次隨時都有變動的可能性,IT團隊調整系統功能的工作絕非一次性,而是需不斷地來回調整,以因應最新疫情變化對交通系統帶來的影響。陳立人表示,疫情期間,團隊能快速反應,確實發揮敏捷文化的價值。

其實,中菲行早在2016年就開始導入敏捷開發思維,不過,陳立人表示,過去,團隊雖然導入敏捷,但就像只是擁抱了一種技術術語,不知道可用在何處來發揮效益。疫情蔓延後,因應變動,團隊反應速度變得越來越快,不僅團隊自己感受到敏捷性的價值,連公司經營高層都明顯感受到差異。

過去這一年來,除了IT敏捷性讓中菲行得以在短時間內,快速客製系統來因應客戶需求,這更是中菲行過去30年來,一步步投資IT,積極地推動資訊改造,才打下了厚實的IT根基。

中菲行很早就發展資訊化,1989年開始推行文件電子化工程,首先從空運艙單著手,部署DOS版空運艙單管理系統,讓作業人員可以直接將艙單資訊打入系統,方便儲存資料。後來DOS作業系統式微之後,在2000年時,整合空、海和財務管理作業,建置Windows版本的物流管理系統,讓操作介面轉換成視窗,提升資料輸入的便利性。

然而,Windows系統單機獨立作業的系統特性,讓全球有逾160個據點的中菲行,在分析資料上,吃了許多苦頭。陳立人描述當時系統的部署情況,他表示,逾40臺主機分散各地,獨立操作,造成資料分散儲存在各處。換句話說,若有一家跨國企業委託中菲行多家分公司處理貨代需求,這些在各地的貨代業務檔案只能各自分散儲存在不同地點。

陳立人表示,想分析單一位客戶的資料,需把散落各地的業務檔案收集回來,再將檔案間相同欄位的數值整合,才可完整呈現客戶的全貌,進行分析,需耗時3至5天。大量彙整作業下,儘管資訊團隊謹慎清理資料,才展開資料分析,仍會發生資料重複、遺漏等狀況。

所以,陳立人於2007年加入中菲行不久,就決定將分散各地的IT系統,整合為單一套系統,也就是ERP系統。他將舊有Windows系統改由Web-Based系統取代,串聯分散各處的系統,同步所有資料。不僅如此,他還將國際物流的一系列功能模組,都整合到ERP裡,包含了客戶關係、派送卡車、倉儲、財務等管理系統,來緊密串接供應鏈資料流。

同步全球破百據點資料的ERP系統,疫情間把關銷帳狀況防呆帳

中菲行商業智慧科技部總監陳立人表示,主管是牧羊人,指引團隊方向,給予發展空間,甚至是犯錯機會,讓團隊自我學習和成長。(攝影/洪政偉)

中菲行ERP系統整合所有客戶資料、供應鏈資料的特性,在疫情期間,也發揮很大的價值。受疫情衝擊,許多公司出現資金週轉問題。中菲行利用ERP,從會計作業掌握客戶銷帳情況,來回推客戶資金狀況,一旦發現有異,立即統整客戶還在進行中的業務資訊,以預先採取因應措施,像是提醒操作員縮短放帳帳期,或是增加信用考核機制,避免還未完成的運輸服務,變成呆帳。

中菲行有能力早一步掌握客戶財務狀況的關鍵就是,ERP系統不僅整合了原分散各分公司的業務資料,更串接了整體作業流程。從客戶操作到會計作業,都由ERP系統處理。

ERP系統大幅度降低資料清理作業需求的效益,直接反映在資訊團隊產出分析報告所需的時間。陳立人表示,現在只需要10鐘,就可產出符合財務單位需求的報告,他直言,太平盛世時,不需太擔心客戶銷帳狀況,然而,在多變的時空環境下,系統能快速產出報告的能力,就顯得更重要了。

隨著營運規模持續擴大,中菲行從2014年開始關注雲端技術,思考如何借助雲端技術,來強化資源配置的彈性,然而,因雲端成本過高,且擔憂技術不夠成熟,起初只持觀望的態度。

直到4年前,中菲行面臨硬體伺服器容量不敷使用的情況,再加上,維護分散全球各地的伺服器,需承擔不小的成本,而再次評估採雲技術的可能性。考量雲技術趨於成熟,使用成本也下降,中菲行決定跨出上雲第一步,把ERP系統搬上公有雲,依需求快速調整資源。

中菲行採用了混合雲架構,僅在公有雲上執行ERP的應用程式,並將大部分資料保留在本地端私有雲進行存取。陳立人說明,經評估,在資料運算上,私有雲不管是在延遲性或是成本上的表現,都優於公有雲,且考量他們當前的資料量,還不需用到龐大雲端算力,因而,決定將資料放在託管機房的私有雲內,減少租用公雲儲存和運算的成本。

為提升企業營運效率,中菲行近年也導入RPA,來取代繁瑣且重複的作業流程。開帳單是中菲行使用RPA的第一個場景。當貨物運抵進口站後,由機器人取代人員操作,直接到系統裡查詢資訊,撈出帳務相關資料,來自動開立帳單,一天可開立近兩千張帳單。

用RPA將單調的開立帳單流程自動化,帶來的效益直接反映在人力需求上。陳立人以處理眾多跨國企業客戶的香港據點為例,原本,單處理大型客戶的帳單開立作業,就需3名人員,如今,這些人員都可轉為處理能產出更高效益的其他作業。

將用AI模型預測貨物準點率,掌握長程運輸

在資料應用方面,中菲行資訊團隊正力求突破,希望從過去單純地分析資料,到後來導入BI工具,將長年累積的資料轉化為,能優化經營績效的資訊,現在,要再進一步利用機器學習技術,來分析、預測貨物運輸的狀況,將AI落地在中菲行。

陳立人表示,客戶欲掌握貨況而特別在意資訊透明度,但,不管資訊再透明、再即時,也僅能掌握貨物當前的狀況。因此,中菲行鎖定預測貨物準點率的情境,作為AI落地自家作業的開端,希望透過AI預測模型,讓客戶在下單時,就能知道貨物能不能準時運達,若會延遲,則可參考預測的延遲時間值,預先準備。

陳立人指出,對有長程運輸需求的客戶來說,貨物準點預測值會是非常重要的資訊,因為越長的運輸時程,再加上跨足越多個時區,就會較不容易掌握貨物的準點率。

雖然,中菲行手上握有數十年物流歷史資料,但,他們也很清楚,AI應用並非一蹴可幾。陳立人表示,待模型開發完成倒入資料後,離正式上線仍有一段距離,因影響運輸時間的因素,還包含當前時空環境的資訊,無法只靠歷史資料預測,需加上天氣、交通等即時資訊,才能讓模型預測的結果更為準確。

管理上,陳立人尤為重視與團隊成員間的互動與溝通。走進中菲行資訊團隊的辦公空間,無法一眼認出他的座位,因為他不但沒有獨立辦公室,也沒有專屬空間,而是隱身於十幾位IT人員之中。為了讓團隊成員多互動,以及讓每一個專案都獲得最有效的溝通,包含他在內,整個團隊每月換一次座位。

這樣的座位安排凸顯了陳立人的領導風格,藉由與團隊人員並肩坐在一起,來掌握每個專案在推行上的真實樣貌。陳立人形容自己是牧羊人,指引團隊方向,給予團隊發展的空間,甚至是犯錯的機會,讓團隊自我學習和成長。

突如其來的疫情,令許多企業措手不及,而中菲行靠著過去投資IT所逐步培養的能力,才得以從容應對快速變遷的經營環境。陳立人形容這場疫情對他們來說,更像是一場檢驗成果的考試。他說:「我們無法預知疫情,但,我們清楚知道自身未來的發展方向。」

因此,如何讓團隊具更快速、更彈性轉變的能力,是陳立人給自己的功課。持續研究新技術,如微服務、容器等,但不貿然採用,唯在確認效益後,才會於適當時機,導入新技術。

 CIO小檔案 

中菲行商業智慧科技部總監 陳立人

學歷:清華大學工業工程與工程管理所碩士

經歷:曾服務於工研院資通所,擔任系統設計師,協助開發臺灣零售業共同資料庫,並帶領多項專案,包含商業智慧技術發展等。於2007年時,加入中菲行,擔任集團副總裁特助,負責開發ERP系統,現擔任商業智慧科技部總監一職,帶領團隊朝敏捷化與移動化的目標前進

 公司檔案 

中菲行國際物流集團

● 地址:台北市民權東路六段160號11樓

● 網址:www.dimerco.com

● 成立時間:1971年

● 主要業務:國際運輸及相關服務

● 總部:臺北市

● 員工數:約1,860人

● 資本額:168億元

● 年營收:225億元 (2020年)

● 董事長:錢堯懷

● 總經理:邱鈞榮

 資訊部門檔案 

● 資訊部門主管職稱:商業智慧科技總監

● 資訊部門主管姓名:陳立人

● 直屬主管:吳麟琰

● 資訊部門人數:48人

● 資訊部門年預算:約1,500萬元

● 資訊部門分工:專案管理部、技術研發創新部、系統開發部門、網路與資訊安全部、現場支援部

 公司大事記 

● 1989年:推行紙本文件電子化工程,部署DOS版空運艙單管理系統DIM System,將空運艙單轉為電子化處理

● 2000年:整合空、海和財務管理的物流系統eChain System上線(Windows版)

● 2009年:自行開發ERP系統,整合客戶關係、派送卡車、倉儲、財務等功能模組,串接供應鏈資料流。(Web版)

● 2016年:導入敏捷開發文化

● 2017年:採用混合雲架構,將ERP系統搬上公有雲,而大部分資料則保留在本地端私有雲進行存取

● 2018年:導入行動化技術,讓倉庫人員和卡車司機藉App,掃描貨物條碼,將收貨、盤點等資料同步到ERP。

● 2019年:資訊部改名為商業智慧科技部


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