理律法律事務所合夥律師宋天祥。 (攝影/洪政偉)

管理3千萬份電子文件,自行開發上百支計價程式,連Email收發都高度客製,這家50年的老牌公司組織圖上,卻找不到資訊部門的名字。他們不是沒有資訊團隊,而是為了讓IT更貼近業務,早在13年前,就大膽地採取了全新的組織編制,將開發能力超強的IT編入資訊管理部門,更換成了這個名字──知識管理部,而理律法律事務所合夥律師宋天祥,就是這個部門現在的直屬主管。

「對於法律事務所來說,比起資訊管理,知識管理的概念更切中業務端的需求。」宋天祥點出,全國最大規模法律事務所為何走上非典型IT編制的緣由。

超過800名的員工當中,將近200位都是資深法律專家,這是理律最重要的資產,專業知識就是他們的主要服務。為了滿足這種獨特的產業型態,理律從2003年起,就嘗試採用新的編制,將資訊團隊與業務管理團隊整併為資訊管理團隊,再依據支援的業務,細分出檔卷組、資料組和資訊組,更在2007年更名為「知識管理部」,要用知識管理(Knowledge Management,KM)的框架,來提供更貼近業務需求的服務。

理律組織編制上的轉變,意味著知識管理部門不只提供IT服務,更要整合IT系統來提供更多業務性價值,比如擔當智囊團角色的資料組,就是要透過知識庫系統,提供律師在辦理法律業務過程中所需的知識支援;而檔卷組的角色,則是負責管理所有文件,確保每一個法律案件辦理過程中的文件資料,都能被數位化且妥善保存。至於三個組別中團隊人數最多的資訊組,不只要支援其他兩個組別的業務來提供服務,更要直接回應業務端的IT需求,來客製化各類資訊系統。

自建知識庫系統,提升業務端服務品質與效率

當律師在辦理新案件時,雖然不會有一模一樣的過往案例可以複製,但涉及的法律議題類型可能重複,甚至已經有相關的法律意見書可以參考,這時,若能快速調閱過去的文件資料來參閱,就能提升案件處理的效率,甚至提供更高品質的法律意見。

為了達成這個目標,理律建置了一套知識庫系統,來共享多年累積的法律知識,且為了保障法律文件的安全性與機密性,更建立起一套文件處理機制,由資料組團隊負責,在具參考的案件結案、且該案承辦律師將文件去識別化之後,重新梳理內容並盡量統一為標準化的格式,或在封面加上內容摘要,最後再匯入資料庫,供後續查詢使用。

也就是說,資料組需確保在不洩漏客戶資訊的情況下,萃取案件的知識經驗,以此作為法律業務的強力支援。

而這整套知識庫查詢服務,也不單靠資料組就足夠,更需要整合資訊組提供的IT技術。宋天祥提到,現在的檢索系統,可以透過全文或標題的關鍵字搜尋,按新舊資料來排序,但律師實際檢索時,仍然可能因關鍵字查詢不夠精確,而沒有搜索到所有相關資料,這個問題,就需要持續優化檢索技術來改善。

不過,隨著案件逐年累積,儲存於知識庫的舊文件,現在可能已經不敷使用,比如「臺灣法院有沒有承認英國法院的判決」這個問題,十年前的答案可能與今日不同。換句話說,知識庫內的知識經驗也要與時俱進,必要時需以新資料來取代舊資料,以免律師在檢索時引用到錯誤資訊。

話雖如此,但知識庫資料的更新,還是得仰賴人工梳理,才能判斷文件的價值,如何在律師繁忙工作之餘,還要抽出時間來整理知識庫?宋天祥表示,這也是當前面臨的一大挑戰。

打造文件管理系統歸檔超過三千萬份文件

除了建置一套知識庫系統,來積極協助律師辦理法律業務,理律業務辦理過程中所累積的文件,包括與客戶的郵件往來、法律文書、律師撰寫的法律意見書等資料,也需要一套文件管理系統來分類、歸檔及儲存。

為此,理律在2004年上線了第一代文件管理系統,可說是數位化文件系統儲存的開端。雖然系統當年是委外建置,但由於需與其他系統整合,加上資料安全性與機密性的要求,資訊組也重新開發了許多功能,比如在權限控管方面,由於個別法律案件,只限該案承辦律師能檢閱其中資料,就連上級主管都沒有調閱的資格,針對這個需求,資訊組重新開發了一套整合客戶、案件、承辦人及人力資源系統的權限管理方法。

透過這套系統,當律師要承辦新案件時,就能在該企業客戶所屬的客戶編號中建立一個新案號,來歸檔辦案過程中的所有文件,若客戶寄送的資料為紙本文件,也需要先掃描成電子檔,存成數位形式後歸檔到該案編號之下,以利後續查閱、稽核使用。

而當年與文件管理系統同時上線收發文系統,更凸顯理律IT高度客製化。一般企業中的Email設定,大多只是提供員工企業帳號來收發郵件,不會審核寄件者與寄件內容,但在理律不一樣,因為每一位律師對外發送的正式郵件,都可能被視為理律提供的法律意見,因此,理律需要一套管理機制,來對每封正式郵件進行把關。

針對這個需求,資訊組開發了收發文系統,並加入了權限管理功能,確保較資淺的律師在編輯完正式信件後,會先經過資深律師核准才能發送,除非是一般行政類文件,才不在管制範圍內。同時,資訊組也將這套系統與文件管理系統串接,要求律師在需要對外發送正式信函時,先選擇該信件歸屬的客戶編號及案號,才能在文件發送後自動備份,同步歸檔到相應的文件分類中。

在這兩套系統上線多年後,理律也在2015年,重新自建了第二代文件系統,從第一代到第二代,最主要調整了文管系統的架構來提高效能及穩定性,同時優化了搜尋引擎、權限管理機制,並新增OCR文字辨識技術,提供紙本文件數位化時,也能辨識圖檔資料及PDF格式的資料。

宋天祥表示,理律多年來承辦法律案件累積的所有文件,由檔卷組負責管理,尤其在推動檔卷數位化之後,檔卷組團隊也開始將過去的紙本卷宗電子化,並銷毀超過年限的紙本資料。截至目前的成果,除了正本儲存的資料仍需保留紙本,比如公文、客戶的簽名文件、土地權狀等,其他文件均已盡量數位化,文件管理系統中更已儲存了超過三千萬筆資料。

理律法律事務所合夥律師宋天祥表示,自建系統的客製化程度越高,未來要轉換到其他系統就越困難,所以理律未來也要走向標準化。  (攝影/洪政偉)

客製化IT系統來滿足特定法律業務需求

資訊組也不只開發了文件管理系統,舉凡業務端從內部行政庶務到辦理法律業務所需的IT系統,也都靠資訊組客製開發並導入。

也就是說,確認不違反利益衝突,幾乎是每個律師事務所在承辦案件前,都需要經歷的業務流程,只是對小型事務所來說,因承接的案件較少,較不需建立專門的系統,但反觀理律這類大型事務所,就有系統建置的需求,來確保數百位律師所承辦的業務不會有利益衝突。比如理律在2004年上線的利益衝突查詢系統,就是針對法律事務所獨特的業務流程而建置。利益衝突案件,是指當A律師代表甲公司處理對乙公司的法律案件時,同一家事務所的B律師,就不能承接乙公司對其他公司的法律案件,即便兩個案子未直接相關,但基於律師倫理,仍然有利益衝突的問題。

理律承辦的法律業務中,也有專利及商標申請案件,資訊組也因此建置了專利管理系統及商標管理系統,來將申請作業資訊化,更在2016年,專門針對這兩類業務,自建了專利商標電子送件系統並全面採用,來加速並自動化業務申請的流程。

面對律師在家工作的需求,理律也有一套遠距辦公的作法,不只採用市售遠端代理軟體,讓律師能透過安全存取的網路架構來遠距辦公,員工連接到企業內網來使用資訊系統時,也與在辦公室的工作場景相同,無法隨意下載、存取資料,藉此來保障資料不會外流。

而這套系統,也在今年武漢肺炎疫情來襲時派上用場,宋天祥表示,資訊組不僅調度了伺服器的運算資源,能同時支撐約200人的遠距工作負載,理律也安排了居家辦公的演習,來測試系統支援的能力。

未來的IT挑戰與展望

不過,雖然理律資訊團隊自建的客製化IT系統,能提供非常彈性的系統功能或是外部服務,但是,客製化程度越高,也意味著需要花更多成本來進行維運。宋天祥舉例,理律的帳單有上百種計價方式,每一種計算方式分別透過一支程式來控制,儘管能滿足客戶多元的帳單計價需求,但是,資訊團隊也多了上百支程式的維運成本。

看見這個現狀,宋天祥擔心,若未來出現了一個非常強的應用系統,可以讓企業有效管理帳戶、會計、人事、總務、行政等業務,理律不排除轉換系統的可能性,但光是要將原先高度客製的系統標準化,再搬遷到新系統中,就是很大的挑戰。「雖然還很遙遠,但我們確實認知到這件事,客製化程度越高,未來轉換就越困難,所以也跟資訊同仁做好準備,未來要走向模組化、作業流程簡化及標準化。」

身為臺灣的法律服務龍頭,理律也注意到法律科技(Legal Tech)興起的趨勢,不過,宋天祥觀察,正體中文的法律科技服務還未成熟,不僅因法律服務產業的市場較小,較不是業者第一時間鎖定的目標客戶,就算有業者要提供服務,大多也會選擇以最大的英文法律市場來試驗。尤其,現今常聽到的法律科技應用,多是結合AI來解讀文章、辨識段落語意,對於不同語種來說,技術發展程度又有差距。所以,理律還在觀察這股趨勢的發展。

宋天祥指出,法律科技發展的目的,是要提升法律業務承辦效率,雖然目前的AI技術,已經有自動分類、資料標記的功能來輔助整理法律文件,讓律師更快速檢索到資料,但非結構化文章的語意理解技術,仍有一定的侷限。因此,若未來技術發展成熟,也能實際能對事務所業務產生效益,理律才會考慮採用。

 CIO小檔案 

理律法律事務所合夥律師宋天祥

學歷:美國波士頓大學國際銀行法碩士

經歷:1999年進入理律法律事務所擔任律師一職,負責資本市場發行、公司併購、不動產、金融及各式融資案件,並在2005年升任合夥律師,而後也於2017年接管知識管理部門,下轄資料組、檔卷組、資訊組三個單位,目前也是理律執委會的研考委員

 公司檔案 

理律法律事務所

● 地址:臺北市忠孝東路四段555號8樓

● 成立時間:1965年

● 主要業務:法律服務業

● 員工數:865人

● 所長:李念祖

● 執行長:李家慶

 資訊部門檔案 

● 資訊部門名稱:知識管理部

● 資訊部門主管:宋天祥

● 資訊部門人數:50多人

● 資訊部門分工:下設資料組、檔卷組、資訊組

 IT大事記 

● 2003年:整合本所檔卷組及資料組(含圖書室),併入現有之資訊部,並將該部更名為資訊管理部

● 2004年:導入文件管理系統與收發文流程系統,完成新檔卷系統、利益衝突查詢系統

● 2006年:建置專利業務系統

● 2007年:「資訊管理部」更名為「知識管理部」

● 2008年:導入主機虛擬化架構及遠端應用系統存取平臺

● 2015年:第二代文管系統上線

● 2016年:專利商標電子送件上線

● 2018年:建置知識庫並持續擴充

● 2019年:行政表單流程電子化作業上線


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