中正大學電算中心主任李新林(攝影/洪政偉)

每年10萬名高中生爭先報考大學,趕在指考分發前,利用甄選入學,從69所大學、超過2千個校系,爭取5萬多個公私立大學名額,占將近招生總額6成;負責承辦大學入學甄選委員會的中正大學,一整年下來將近2/3的時間都在辦理甄試作業,最後還要依據每位考生選填的志願順序及錄取成績,決定該分發到哪間學校,是正取還是備取,而且一個都不能出錯,這是中正大學資訊部門所要面對的IT挑戰,因為一旦系統記錄錯誤,不只影響考生未來4年就讀的理想學校,甚至可能害得學生因此沒大學可念。

所以如何改造IT優化甄選流程,甚至打造新一代IT架構,也是中正大學電算中心主任李新林,長年以來所要面對的IT考驗。

不像許多大學資訊主管,每隔幾年就換人,待的時間都不長,李新林一待就是20個年頭,可以說是,一手主導中正大學長年IT規畫與建置的重要幕後推手,對於IT歷經的重要轉變,比誰都還清楚。

資訊系統很早開始e化,改採Web介面作業

1998年接任電算中心主任後,李新林上任的第一件事,就是開始大力推動IT改造,朝向e化前進。他表示,當時老舊資訊系統適逢面臨汰換,需要重建新系統,加上網路風潮興起,他有感將來資訊系統e化,將成為重要的IT趨勢,所以,他接手後的第一年,先針對新推出上線的教務、會計等重要資訊系統,逐步改採Web介面,甚至還領先其他大學,率先推出網路招生報名服務,連選課系統都改用Web方式作業,再提供給學生上網選課。

中正大學因為很早就推行e化,以致於後來,當實行40多年的大學聯考制度,決定在2002年改採甄選入學及考試分發併行的大學入學多元方案時,當時的招聯會還因此委託中正大學承辦,負責甄選入學資訊系統的建置。

理所當然,李新林成為甄選資訊作業統籌的不二人選,從接下這分工作開始,到今年他已經負責承辦15屆,因為不像一般學校IT工作交接相較容易,甄選作業流程繁瑣,而且隨著招生制度更改,甄選系統也要同步修改,負責接手的人必須有足夠的經驗,「這可能也是為什麼我能待得比其他人久的原因吧。」他笑著說。

大學甄選入學,目前主要分成繁星推薦(早期稱作學校推薦)和個人申請入學,整個甄選作業,通常歷經簡章公告、網路報名、篩選、統一分發等不同作業階段,每一個階段都需經過不同作業環節,每個環節都有相對應的資訊系統處理,以確保順利走完整個甄選作業流程,而不出任何差錯。對於每個資訊系統處理流程的要求,也比一般大學還高出許多。

因為只要一個流程出錯,例如不小心把考生選填的志願順序弄錯,不只可能會讓學生念不到理想中的學校,嚴重甚至可能發生有錄取而沒學校可念的慘痛後果。「所以要非常的謹慎小心。」他百般強調。

但要做到不能出錯這件事並不容易,這也是李新林所要面對的一大IT挑戰,不只要優化IT流程,甚至也要打造新一代IT架構。

利用多組放榜程式比對榜單結果,確保分發的正確性

一開始,李新林先從改造IT優化流程下手,以2007年上線的統一分發系統為例,他說,程式開發人員在寫程式時,通常會依據公告甄選簡章記載的內容,寫出一套合乎邏輯規則的分發程式,以此計算出學生該錄取哪所學校,以及是正取或備取,但是簡章規則也會隨時間修改調整,甚至因為簡章文字說明的語義不清,有時會造成程式者的理解錯誤,而設計出不合乎規則的程式,算出不正確的榜單結果。

因此,李新林並不會只採信同一套分發程式跑出的榜單結果,而是會同時比對4組人馬各自寫出具有相同分發功能的程式,然後交互比對榜單結果正不正確,避免因為彼此解讀不一,而算出不同的結果,「其實很多時候,都不是技術上的問題,」他補充說明,大多是因為人員對於簡章裡的文字理解有誤,才會造成後續一連串的錯誤發生。即使經過多方比對榜單結果後,最後還會經過人工檢驗,才將統一分發結果榜示,以確保分發的正確性。

不只自己作業流程不能出錯,資訊部門同時還要確保負責提供資料的單位給的內容不能給錯,如大考中心的學測成績,或是各大學提供的錄取名單等,因此針對每個資料的收取,都有一套嚴格的規範標準必須加以遵守,而且同樣需經過人工檢核,做最後一道把關。

他回憶說,之前就曾發生過,甄選分發已經結束,才發現大學給出的成績或學生名次有誤,要補救已經來不及,最後只好透過補分發的方式來解決。

除此之外,對於資訊安全性也要有更高的安全標準,包括將這些存放考生重要資料的系統,必須採取與網路實體隔離,避免系統遭到外來入侵,竄改錄取榜單,而影響榜試結果。

單日要開超過1千臺VM才夠用

然而,隨著甄選入學逐年擴大舉辦,中正大學負責維運的這套甄選資訊系統,每年要服務全國超過10萬名考生,光只靠舊的IT架構支撐,已經不敷使用,而必須採用新的IT架構,來維持系統更穩定運作,同時還要能夠滿足更高使用量承載的需求。

因此,在接手大學甄選資訊作業的8年後,李新林決定導入伺服器虛擬化整併IT架構,可以根據需求快速靈活調度IT資源。他表示,現在用於校內資訊服務,加上校外甄選作業,每天要開1,160臺VM才夠用,至今包括教務、會計、人事、公文等重要資訊系統,也都改跑在VM上,再提供給校內各單位使用。

在資料存取上,甄選作業系統的底層,也採用分散式儲存架構,利用至少20臺伺服器打造一套分散式檔案系統,另外針對資料庫的部分,他們也在2013年時改用開源資料庫PostgreSQL,取代原來使用的商用資料庫Sybase,當時總共重寫了一萬支程式,花了1年多時間,才完成資料庫的移轉。

不過,為配合教育部的政策,他們在同年針對大學甄選個人申請改採線上書審,來取代傳統書面紙本寄送,但這也替李新林帶來了另一個IT難題。

李新林表示,因為考生上傳的書審檔案通常很大,所以系統上線前,都必須先經過內部測試,確保系統可以承受得住,他們目前採用兩套分散式主機,來進行分流,單日最多可以收取3萬分學生送審檔案,另外針對檔案大小也必須加以規範,例如每位口試生上傳檔案大小不能超過10MB,而且每間大學允許上傳的截止日期,也必須加以錯開,避免大家都擠在同時間上傳,系統無法負荷。他提到,去年12天內總共收到考生上傳口試書審的資料量,就高達606GB,明年他還打算多增加一臺主機,將每天容許上傳的檔案數量提高到5萬個,避免上傳資料有遺漏,而無法跟考生交待。

IT要永遠做好面對突發狀況的心理準備

不過,即使做事在怎麼謹慎小心,李新林的經驗是:「IT永遠都要做好可能會出問題的心理準備」,因為就算做到萬全準備,有時還是會發生事前難以預料的突發狀況。

李新林也舉了最近一次甄選放榜當例子,因為錯估流量,導致線上查榜網頁被灌爆,許多考生查不到榜,怨聲載道。

他表示,雖然事前已經通過流量壓測,可以承受每秒1,500人連線,足夠因應查榜考生連線使用,但等到真正放榜時,還是遇到連線塞爆的情況,甚至單日尖峰時段,每秒8萬個連線數,遠遠超過他們原先預估的連線量,後來他們調閱Log記錄才發現,原來是許多補習班業者搞得鬼,利用爬蟲程式來這抓取網頁上學生的榜單,因此造成網路大塞車,「這是你在事前很難想像會遇到的情況」他說。有了這次的經驗,他們今年就學乖了,將針對放榜網站加入分流,以避免再遇到放榜塞爆的情形。

也因為在學校待的時間夠久,長年IT經驗的累積,讓李新林對於IT人員管理,也有自己的一套作法。他強調,自己對於資訊人員的要求,只有2件事,就是必須不斷學習掌握新技術,以及持續團隊合作。他觀察到,許多大學資訊單位功能漸趨老化,不外乎都是因為系統委外,「使得資訊人員最大功用,變成只是開規格和撰寫招標文件,」他憂心的說,等到5~10年過後,IT人員用的技術,都已經落後別人好幾代,這時要追趕都來不及。

他表示,做IT這行最困難的事,就是技術時常要跟著設備同步更新,所以他強調,IT用的技術,必須要跟業界同步,比如現在他們研究火紅的超融合架構,去年已經先在校務系統導入,並也持續學習容器技術,甚至還擁抱開源。

在團隊合作上,李新林則要求,每個專案最少需3到4人合作完成,而不能單打獨鬥。

他指出,團隊合作的好處是工作細分,一個人可以身兼多個專案,學習到不同領域的新知,團隊腦力激盪下,系統開發的品質也更好,人員也能彼此學習,幫助他們自己成長,更重要的是,「就算負責系統的人不在了,還有人可以接手。」他說。

中正大學電算中心主任李新林表示,就算有了萬全準備,IT也要永遠做好面對突發狀況的心理準備。(攝影/洪政偉)

 CIO小檔案 

李新林

中正大學電算中心主任

學歷:美國德州大學達拉斯分校資訊科學博士

經歷:在學校從事IT工作超過20年,早從1990年開始在中正大學任教,歷任資工所所長及系主任等多項職務,1998年正式接掌電算中心主任至今,期間不只負責校內新資訊系統開發及導入,更一手統籌全國甄選資訊系統建置、維運和管理,未來更要打造新一代IT架構,朝向雲端化邁進

 學校檔案 

中正大學

● 成立時間:1989年

● 網址:www.ccu.edu.tw

● 地址:嘉義縣民雄鄉大學路一段

● 主要業務:教學、研究

● 員工人數(含教師):約1,004人(2018年1月)

● 學生人數:11,535人(2016年)

● 校長:馮展華

 資訊部門檔案 

● 資訊部門主管職稱:主任

● 資訊部門主管姓名:李新林

● 資訊部門名稱:電算中心

● 資訊部門人數:36人(含兼任5人,甄委會人力9人)

● 資訊部門分工:資源管理組、管理資訊組、研究發展組、系統支援組、資訊教育組

● IT預算:約3,900萬元(含計畫經費1,292萬元,甄委會經費608萬元)

IT大事記

● 1999年:自行開發非同步教學平臺(E-Course)、Web版招生系統上線

● 2002年:負責建置全國大學甄選資訊系統

● 2007年:大學甄選統一分發放系統推出上線

● 2010年:伺服器導入虛擬化、開始推動資訊服務行動化

● 2011年:自行開發電子公文線上簽核上線

● 2012年:完成中正雲服務,整合雲端儲存及社群分享等功能,提供全校雲端服務

● 2013年:完成校園單一入口網,整合行政、教務及選課等22項校園常用資訊系統、大學甄選個人申請試辦線上書審、導入開源資料庫PostgreSQL取代商用資料庫Sybase、教職員工差勤系統上線

● 2014年:大學個人申請入學全面改採線上書面送審

● 2015年:差勤系統手機版上線、大學甄選入學提供手機查榜服務

● 2017年:校務系統導入超融合技術、完成更新非同步教學平臺(E-Course 2)、完成新機房改建(能源效率PUE低於1.43)


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