威強電工業電腦副總經理張素碧(攝影/洪政偉)

對於許多製造業者而言,當遇到訂單增加時,第一個作法就是持續增加產線人力,但事實上,人力增加和產能增加往往會遇到一個瓶頸就是,人力增加一倍時,產能往往無法增加一倍,很多時候其實只有增加3成~5成不到的產能而已。

威強電工業電腦是臺灣生產工業電腦以及其他物聯網裝置的製造業者之一,該公司副總經理張素碧坦言,在2012年時,威強電就深刻面臨到生產製造的瓶頸,為了滿足訂單增加所需產能,拼命增加產線人力補足產能,但後來卻發現,即便已經增加一倍人力,卻無法提升一倍產能。

為了解決這樣的生產困境,張素碧回憶表示,某天老闆要搭長程飛機出國,剛好在機場書店看到精實管理(Lean Management)這本書,一看驚為天人,因為知道張素碧工業工程研究所的背景,就打電話要求張素碧抽空研讀精實管理,並作為公司高階主管讀書會的指定書籍。

精實管理的精髓,除了豐田式管理Just In Time(JIT)外,張素碧認為,很重要的關鍵就是要簡化流程,不要浪費時間,也不要有太多庫存,這正好可以改善威強電面臨訂單增加,但產能效率卻遲遲無法提升的困境。

資訊部門打造全集團使用的精實管理平臺

張素碧除了是威強電的資訊副總之外,先前也一直兼任集團營運處的管理工作,因此,公司在推動精實管理時,除了剛開始的高階主管讀書會外,到後來找顧問協助及在全公司以及全集團推動精實管理時,威強電資訊部門都扮演重要的關鍵角色。

精實管理一個很重要的概念就是「杜絕浪費」,這個浪費除了從原料到成本製造的過程中,減少不必要的浪費之外,張素碧認為,更重要的關鍵就是流程簡化,如果每一個作業流程和環節,都可以減少不必要的動作,就可以節省時間、提升生產和製造效率,最後也可以減少不必要的原料到成品的庫存。

威聯通集團大部分是不同產品的生產製造業者,在推動精實管理過程中,集團內同時有五間公司都要推動精實管理,希望改善生產製造的瓶頸,「一口氣要同時打造集團內五間不同產業性質公司都可以使用的精實管理平臺,找出可改善環節,是資訊部門協助集團各個公司推動精實管理時,面對的最大挑戰之一。」她說。

她表示,剛開始推動精實管理時,都有聘請專業顧問協助流程盤點和改善,但顧問輔導一段時間後,最終還是要做到將精實管理落實到公司的生產環節和作業流程中,因此,便由各公司內的使用者做自主改善,讓精實管理內化成員工思維和企業文化,主動面對問題、解決問題。

剛開始推動精實管理時,不同公司和各個部門還是難免會是有所謂的本位主義,從自己的部門角度去看問題,但經歷過幾次的會議和討論後會發現,這樣本位主義的出發點,對於解決問題並沒有實質的幫助。但她說,推動精實管理的過程中,也隨著不同公司、各個部門參與越來越深,整體氛圍慢慢改善,開始會從物流、採購和業務等不同層面,去找出真正問題的環節並設法解決。

精實管理是以專案的方式,改善各個事業群的生產管理瓶頸,張素碧表示,後來各公司在經歷一年精實管理推動後,威聯通和百視美宣佈暫停精實管理專案,最後由威強電、上海芯發威達電子以及等昆山興威電腦等三間公司,全力推動精實管理專案。

經過這個暫停或持續的過程後,各單位對於所需要的系統需求反而更為明確,「因為,要解決的問題變的很清楚,資訊部門從這個需求單設計相關的系統和工具,可以更適切的滿足使用者單位的需求。」她說。

而近年來,集團中的威聯通公司營收大爆發,張素碧表示,威聯通除了積極擴廠、提高產能外,更要把相關儲存產品的研發和製造,全部都做到「根留臺灣」。

因此,威聯通則面臨其他集團公司,例如威強電在當年因為工業電腦盛行,所遭遇到的生產製造瓶頸外,在先前中止的精實管理專案,又在2015年5月重新啟動,集團內各公司導入精實管理的經驗,都是威聯通思考如何導入精實管理的最好養分。

威強電工業電腦副總經理張素碧表示,客戶首度稽核該公司資安獲得肯定,也讓資訊部門推動資安動力更強。
(攝影/洪政偉)

資訊部門公道婆角色,深化到公司的稽核和使用者部門

張素碧身為集團員工編號第10號的資深員工,加上一路以來都擔任和全公司業務流程相關的資訊部門主管,她在集團公司中,一直有「公道婆」的外號。

當各個部門如果遇到關於流程上權責釐清出現問題時,兩造雙方在「公說公有理、婆說婆有理」的情況下,就必須依賴公正第三方的仲裁,才可以釐清事情的真相。

張素碧過往經常扮演這種仲裁角色,身為資訊部門主管的她,就是最熟悉公司系統和公司流程的人,張素碧仲裁角色也獲得全公司從上到下的肯定,所以「公道婆」的外號在她擔任的每一個角色職位時,都一路跟著她。

不過,如果只有張素碧或資訊部門扮演公道婆的角色,長期下來,還是會遇到挫折。因此,怎麼讓其他部門也可以成為被人信任的「公道婆」,先決條件就是該部門和同仁,都必須要能跟資訊部門一樣,熟悉全公司作業流程,並有能力提出問題並跨部門解決問題才行。

「公司之前推動精實專案時,由稽核人員帶領精實專案;所有改善計畫由使用者部門自行提出,但稽核及資訊部門協助跨部門溝通協調。」張素碧表示,透過精實專案推動,稽核部門變得和資訊部門一樣,成為最熟悉公司流程的單位,至此,張素碧笑說:「公道婆的角色,終於後繼有人了。」

她舉例,像是威強電工業電腦的稽核部門不是專挑使用者毛病的單位,到現在已經成為公司流程再造的重要推手,因為只要有流程問題需釐清,除了資訊部門從系統面來判斷外,稽核部門從流程面扮演主導或改善流程的重要關鍵。

不過,張素碧也強調,稽核部門仍然維持其獨立運作的專業性,只不過,稽核從流程角度協助不同部門改善與調整流程,和資訊部門相輔相成;最終的使用者才是真正第一線直接單位。

可以肯定的是,過往只有孤單的資訊部門須要扮演公道婆,隨著越來越多單位熟悉公司的作業流程,資訊部門的公道婆多了更多分身,「這也是一種資訊部門推動各種作業流程改善時,已經逐步將這樣的風氣,內化成各個部門的工作文化。」她說。

威強電將2018年定為資安年,也必須因應GDPR法遵問題

以往,資訊部門雖然辦演深受各部門信賴的公道婆角色,但一直都是幕後默默付出的推手,這情況一直到2017年出現重大轉變。因為,2017年有美國客戶要稽核品牌客戶代工工廠的資安,這在以前從來沒有發生過。

張素碧表示,此次透過客戶稽核資安的機會,不僅讓資訊部門在三年多前自發性取得的資安驗證ISO 27001,可以因應客戶資安稽核所需的內容,資訊部門也必須協同業務單位到第一線面對客戶,讓原先只服務公司內部部門和其他集團的使用者的資訊部門,更進一步將服務對象延伸到客戶端;而客戶端此次稽核威強電的資安,因為資安得分甚高,成為威強電的加值項目,讓資訊部門推動資安的心血獲得包括客戶端和公司內部的肯定。

導入ISO 27001資安認證最初是希望可以從制度和系統面,去降低公司的營運風險,而不要靠人去降低風險。剛開始,張素碧只是去研究什麼是ISO 27001,後來發現若要取得資安認證,一般都會先以資訊部門、資訊系統和機房作為資安認證的導入範圍。

最早從四年半前開始評估資安認證,剛好遇到ISO 27001改版成2013年版本,所以在2014年前就直接取得新版的資安認證。資訊部門也一路調整資安作為,到2017年客戶稽核時,除了看研發單位、生產製造(MES、PLM以及KM系統)部門,同時看資訊系統安全性及實體機房安全。

但進一步理解可以發現,資安根本是全公司的事情,從最簡單的權限管理到到公司實體的門禁管控都跟全公司有關,所以認證雖然是以資訊部門為標的,但她認為,真正資安教育訓練和推廣,都以全公司作為教育宣導的範圍。

因為ISO 27001:2013囊括系統資安和實體資安,所以,威強電將2018年設定為資安年,除了要思考如何把更多資安控制措施,進一步落實在每天的作業流程中,也要深化公司全體資安意識和概念。「畢竟,資安不是單一資訊部門的事情,是全公司的事情,甚至資安現在已經是對公司營運可以加值的事情。」她說。

「每一次的國際認證都是以玩真的心態逐步落實,才能夠真正看到這些國際認證對公司營運帶來的價值。」資安驗證是一個PDCA永不止息的改善循環,她強調,威強電取得證書只是落實資安的第一步而已,真正要做到每一名員工對於資安都有意識,會願意為了資安優先而作相關的流程調整,才是關鍵。

她表示,威強電現有的資源還無法成立專職的資安單位,但在做內部資安稽核時,會透過交叉稽核方式看問題,但還是有一些規範是全公司都適用的,例如:應用程式開發的安全規範、權限控管和門禁管理等,並不會因為系統不同或部門不同而採用不同的標準。

張素碧指出,2018年的重點就是透過流程改善,回歸到資安環節,要做到全公司都重視資安、落實資安;另外,因為威強電在歐洲也有設立分公司,在今年5月25日正式實施的GDPR(歐盟通用資料保護規則)也會是該公司今年資安推動的重點項目之一。

 CIO小檔案 

張素碧

威強電工業電腦副總經理

學歷:元智大學工業工程研究所畢業

經歷:威達電1997年4月成立,於同年6月任管理處高級管理師,再升任資訊處經理,2000年兼任總經理室特助;2003年升任資訊服務處協理,2004年兼任產銷運籌處協理;2005年專任集團營運處協理,2006年兼任資訊服務處協理;2015年升任資訊服務處副總監集團營運處副總;2017年專任資訊服務處副總迄今

 公司檔案 

威強電工業電腦

● 成立時間:1997年4月

● 主要業務:全球工業電腦供應商

● 總部:臺灣新北市

● 員工數:480人(不含集團)

● 資本額:32億8314萬元

● 董事長:張明智

● 總經理:江重良

 資訊部門檔案 

個金資訊部檔案

● 資訊部門主管職稱:副總經理

● 直屬主管:總經理江重良

● 資訊部門人數:25人(不含集團)

● IT預算:5千萬元(不含集團)

● 資訊部門分工:資訊服務處下分:資訊技術部、企業資源部及應用系統部

 IT大事記 

● 1997年:導入MIS進銷存系統

● 1998年:導入Notes系統,進行營運流程表單電子化

● 2000年:導入甲骨文ERP系統

● 2003年:升級甲骨文ERP系統,導入PLM系統

● 2005年:導入MES和BI系統

● 2006年:導入電子採購系統

● 2007年:導入ASCP系統,升級PLM系統

● 2008年:導入CRM系統

● 2009年:導入EIP系統

● 2010年:導入SRM系統

● 2011年:升級ERP系統

● 2013年:導入eShop系統

● 2014年:通過ISO 27001:2013資安認證

● 2015年:導入B2B/EDI系統,串接客戶供應鏈系統資料

● 2016年:導入集團合併報表系統

● 2017年:升級Note系統


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