在新北市新莊地區有一棟看起來平凡無奇的三層樓平房,裡面有一間特別的房間,牆壁上擺滿各式各樣的槍支,不管是二戰時期的舊式左輪手槍,或是各種最新型的自動手槍都有,地上甚至還有一把狙擊槍和兩挺機關槍。這裡不是軍火商的秘密展示庫,而是巍嘉國際的產品展示室,因為巍嘉國際正是享譽國際的玩具槍製造商。

巍嘉製造的各式手槍,精緻度和質感媲美真槍,所以,不少電影或影集都來借用拍片,像臺灣電影痞子英雄或是美國影集危機邊緣所用的道具槍,就是巍嘉製造的玩具槍,甚至連日本自衛隊都跨海來臺下單,購買巍嘉的槍支作為正規軍事訓練之用。

由3位熱愛生存遊戲的玩家合資創辦的巍嘉國際,成立於2004年,還是一家不到10歲的年輕公司。3位創辦人各司其職,1位擔任總經理負責業務行銷,1位則擔任產品設計研發總監,而擁有資訊背景的巍嘉國際副總經理林政翰,則負責統籌巍嘉國際的資訊和財務等業務。

巍嘉目前年營業額3億台幣,每個月能生產3千把玩具槍,其中約有九成的產品外銷全球,以亞洲為最主要的市場,歐洲、北美洲其次。

創業初期,因為規模不大,物料的控管作業都是採用人工報表統計的方式,不過,隨著營運規模逐漸擴大,生產的槍支種類高達上百種,製造這些槍支所使用的零組件高達上萬種,而且,就算是相同系列的槍支,若搭配了不同的槍支配件,就變成了另外一款完全不同的產品,得歸類到不同的產品型號。

再加上,林政翰表示,製作一把成槍所需的零組件,通常都是特殊規格,不同於常見的螺絲等有標準規格的五金用品,隨時打電話給廠商訂貨,就能快速收到物料,有些成槍用的物料,甚至必須等待1至2個月的時間才能取得,一旦發生缺料就會嚴重拖累了交貨時間。雖然槍支不是客戶會迫切需要的產品,但出貨速度緩慢,也會在客戶心中留下服務不周的印象。

更何況,林正翰表示,在尚未導入進銷存系統前,巍嘉就曾經發生過產線進入領料流程準備生產的時候,才發現物料不足,導致缺料,槍支無法如期生產,也間接造成生管人員的作業負擔。

尤其巍嘉出品的槍支,是少數玩家社群珍藏的精品,產品種類雖然很多,但每一款的產量都不多,精緻玩具槍支正是少量多樣的製造業,再加上生產物料不是市場流通的標準規格,生產物料管理非常複雜,如何精準控制物料庫存和調度,是影響巍嘉營運成敗的關鍵。

隨著業績成長,巍嘉的產品種類和型號越來越多,甚至越來越複雜,林正翰表示,已經無法再依靠人的記憶管理,必須仰賴資訊系統的輔助,才能精準的控管。

導ERP解決物料控管問題

所以,林政翰在2005年導入了鼎新e-Go進銷存系統,來提升物料管理的精準度。但是,到了2010年,隨著巍嘉快速成長,總公司也從三重搬遷至新莊,更多了2個廠房,規模的擴增讓e-Go進銷存系統逐漸不敷使用,林政翰再進一步導入鼎新Workflow ERP系統因應。

2011年,鼎新Workflow ERP系統正式上線,可以涵蓋巍嘉玩具槍生產線上採購、進貨、庫存、領料、生產製造乃至銷貨的需求。

不過,林政翰表示,資訊系統在設計上,還是有先天無法克服的邏輯問題,他舉例,假設巍嘉為了A系列槍支,採購了製造所需的2千個A物料,進行計畫性備料,若是某筆訂單採購B系列槍支,可以使用5百個A物料來製造,因為ERP系統無法判斷共用套件的關連,所以不會從A物料的庫存中,釋放出5百個A物料來供產線生產B系列的槍支,反而會通知生管人員,B系列產線的物料可用量不足,需要立即採購。林政翰表示,這種共用套件占料的問題,還是需人工輔助的判定。

這些問題仍須仰賴廠商的輔助,或是資訊人員歸納出邏輯規則,不過,林政翰表示,ERP系統已讓巍嘉能夠精準的控管物料,使用者也越來越上手,生產工單資料的正確性與即時性也逐漸提升,下一階段的目標就是發揮生產預估的功能,讓採購物料的數量更為準確。

林政翰平時就會觀察、留心巍嘉內部流程,先前導入ERP系統,就是因為發現物料量急速增加,作業人員已經無法準確記住物料編號,他評估後認為必須借助資訊系統的輔助,才不會發生錯誤或是造成更嚴重的問題,才決定提前導入系統來因應。

而除了ERP系統之外,產品資料管理(Product Data Management,PDM)系統也是另外一個在問題還未擴大之前先導入資訊系統來因應的例子。

在導入PDM系統前,林政翰觀察到,在製造槍支前,巍嘉設計團隊必須利用繪圖軟體描繪產品設計圖,若設計圖檔修改多次,設計人員又忘記註記每一次修改的版本編號,下個流程接手的人員,就會不清楚設計圖是否修改過,必須花時間重覆確認,不過,這還算是輕微問題。

要是一不小心,設計人員將錯誤的最終版本設計圖發送給廠商生產,製造出來的產品就會不符合版本的設計圖,容易造成廠商和業務同仁的誤會與爭執,還必須耗費更多的時間重新生產。

為了解決這個問題,林政翰導入Solidwork的PDM系統輔助設計人員,可保留設計圖修改的記錄,往後可追溯產品設計圖異動情況和原因,設計人員也不會為了確認是否有修改的需要,而忙得手忙腳亂。設計圖的版本正確留存後,發包給廠商準備生產時,就不會有產品不符合設計圖的問題,減少爭執產生的機會,並提升雙方的工作效率。

而且,目前巍嘉的PDM系統,可透過中介程式和ERP連結,設計人員完成作業後,可直接將設計圖內的產品主要結構中所需要的物料資訊,直接拋轉至ERP系統中,來減少人工輸入的資料,雖然仍有少數物料資訊須人工輸入,但這和以往從頭到尾都是人工輸入的作法相比,提升工作效率,也降低輸入錯誤的情況。

從錯誤中記取教訓,該投入的成本絕對不能少

導入PDM系統的成效確實帶來不少助益,不過,林政翰表示,當初採購這套系統時,其實是代理商的第一個客戶,廠商缺乏完整的顧問團隊,也沒有太多建置經驗,無法提供諮詢的服務,但當時也沒有想太多,便自行摸索,導致系統流程規畫過為理想,並不符合設計人員及其餘同仁平時的作業習慣。

系統流程不貼近使用者,無法發揮最大成效,有了這個慘痛的教訓之後,林政翰從建置PDM系統的錯誤中學習,他認為,因為資訊系統是最佳配角,目的是要輔助企業經營能更順利,提高營收,若是為了省錢反而讓資訊系統沒有良善的發揮,效率不彰,就本末倒置了,只要廠商的專業素養足夠,服務到位,就應該投入這筆預算。

除了體認到預算必須投入在適當的地方之外,林政翰也摸索出一套流程評估的作法,他表示,以往巍嘉人數不多的時候,設想的流程都能夠符合內部作業流程,但是,隨著規模擴張之後,人事組織架構、業務更為複雜之後,很多細節不能面面俱到,就不能採取和過去相同的作法。

所以,林政翰在制定系統的流程時,是仿照內部實際運作的情況,也就是說,讓承辦相關業務的同仁,習慣既有的書面化作業模式,都熟悉作業的程序,知道下一個流程是什麼,要找那位承辦人負責。接著,導入自動化的系統,系統流程的設計就和書面作業相同,藉此無縫轉換,降低使用者排斥的機率,提升使用者的接受度。

用管理者的視野掌管資訊應用,伴隨企業共成長

林政翰不斷觀察內部的作業流程,才能夠讓系統更貼近使用者所需,他還會反覆思考著有什麼是資訊系統可以幫助企業營運的,他認為,資訊人員除了著重技術方面的經驗累積之外,更應該將視野放在管理方面,思考公司缺乏什麼,哪些內部流程的效率可以提升,要如何利用資訊系統輔助企業決策者,以管理者的思維來建置企業的資訊應用,跟著企業一起成長。並且,將觀察到的事項做階段性的安排,一步一步強化企業的資訊化應用。

像是林政翰預計要進一步提升巍嘉網站的功能。因為,巍嘉有9成的產品外銷,然而,目前各國的經銷商仍是上巍嘉的網站,記下要訂購的槍支型號或是零件編號,再利用電子郵件或是傳真的方式,向巍嘉下訂單。

這種方式需要巍嘉的業務同仁和客戶重複確認訂單內容,以確保訂單正確無誤。若是省略確認的步驟,產品出貨內容就有發生錯誤的機率,導致客戶糾紛。但是這樣的流程造成業務同仁需要花費時間溝通,又要手動將訂單內容輸入至ERP系統,相當繁瑣,效率不彰。

林政翰表示,巍嘉的網站目前僅有資訊傳達的作用,已和行銷業務部門溝通,未來打算建置經銷商專用的購物網站。透過這個B2B平臺,客戶僅需登入後,勾選所需的槍支或零件,就可完成下單,提升訂單內容的準確性,更降低了業務同仁的工作負擔。

未來,林政翰也預計導入商業智慧,輔助主管決策分析,但目前沒有詳細的規畫,他表示,資訊系統要按部就班,依階段來完成,商業智慧勢必要在ERP系統使用更加成熟,資料正確性提升之後,才能有所為,不然會因為資料正確性低,失去輔助決策的意義。

從一位熱愛生存遊戲的玩家,林政翰搖身一變成為玩具槍製造商的副總經理,以管理者的身分掌管巍嘉的資訊應用,幫助巍嘉和其他臺灣玩具槍廠商共築成全球玩具槍製造重鎮,根據統計,全球每十支玩具槍中,就有5把是臺灣製造,林政翰表示,在巍嘉,資訊系統的定位相當清楚,就是力求即時與精準,輔助企業營運更上一層樓。


CIO小檔案- 林政翰 巍嘉國際副總經理

●學經歷:成功大學工程科學系畢業後,至資策會自學MCSE證照課程,先後擔任欣穎企業系統工程師、艾斯恩科技資訊經理。不過,因為對生存遊戲的熱愛,2004年離開原有的工作,與另外2位伙伴集資創立巍嘉國際,生產精緻的玩具槍,目前負責統籌巍嘉國際的資訊、財務等業務。

 

公司檔案

巍嘉國際

● 地址:新北市新莊區建國二路68號
● 網址:www.gb-tech.com.tw
● 成立時間:2004
● 主要業務:專業玩具槍設計、製造、銷售
● 員工數:108人
● 年營收:3億元
● 總經理:龔詩哲

● 資訊部門主管職稱:副總經理
● 資訊部門主管姓名:林政翰
● 資訊部門人數:2人
● IT預算:500萬元

IT部門大事紀:

● 2005年:導入鼎新e.go ERP系統
● 2008年:導入Solidwork Enterprise PDM系統
● 2010年:導入鼎新Workflow ERP系統
● 2012年:建置VMware虛擬化環境
● 2013年:升級Solidwork Enterprise PDM系統,進行流程再造


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