超義科技於2011年推出GenieWorkflow,該軟體的伺服器端程式是以Java所開發,並使用與同廠牌另一套產品Power Process BPM相同的流程引擎;而前端的網頁應用程式,則是以ZK為主要開發技術(以Ajax、XML、Java為基礎的網頁應用程式開發框架)。GenieWorkflow的使用介面並支援了Ajax的功能,例如在我們設計表單時,會即時檢查欄位名稱是否重複。

安裝GenieWorkflow前,作業系統需先安裝JDK 6.0版本,並設定JAVA_HOME系統變數,指向Java安裝目錄。

GenieWorkflow支援了IE、Chrome、Firefox等瀏覽器,因此,不論使用者的行動裝置如智慧手機、平板電腦,是何種作業系統,只要有瀏覽器,即可使用連線登入系統。該系統本身不提供AD整合,要透過寫程式的方式支援該功能,開發方式可選擇付費的客製化服務,或由公司IT人員自行撰寫。而在報表方面,可選擇輸出成Excel、PDF檔及列印表單。

依照企業組織架構,自動設定權限層級

GenieWorkflow在操作上,主要分為admin及workspace等二個網頁,admin提供表單製作、流程設計與組織管理的功能,使用者需具有管理權限才能登入。而workspace則是一般使用者作業的地方,例如,表單的申請與簽核、查詢進度等。

要開始使用GenieWorkflow前,必須先建立組織與使用者。在登入admin頁面後,點選右上角的組織管理選項,系統即會切換至組織架構的頁面,在這個頁面中選擇新增組織,就能開始編輯部門、角色、使用者等。

該系統在組織的建立上非常彈性,管理者可自行依照公司架構進行編輯,例如,一個組織下可設立多個部門,而部門之下還能夠新增部門,(我們實際測試時,在上面建立部門到第6層也沒問題)。系統也會根據組織架構,自動設定權限等級。在流程設計時,系統即是依據此權限,設定簽核關卡的層級。

而角色的使用上,則是可以理解成一般人所謂的職稱,例如總經理、研發部經理等。在admin這個頁面中,GenieWorkflow預設了超級管理者、系統管理者、組織管理者及業務主管等4種權限。與部門權限等級不同的是,此處是指系統的管理功能。

超級管理者擁有全部權限,系統管理者則是除了組織管理之外的功能,皆能使用。

較特別的是組織管理者,此選項會依據新增角色所在的部門而不同。例如,選擇會計部後再新增角色,系統則會顯示會計部組織管理者,如果給予此權限,則該角色擁有會計部及其下部門的管理權限。而業務主管擁有重新指派工作的權限。設定完角色後,接著便是新增使用者,並指派給剛才建立的角色,如此一來,組織的設定才算完成。

提供核決權限表功能,可減少流程關卡,增加工作效率

建立完組織後,我們就能建立流程與表單。要設計流程,需點選admin頁面右上方的GenieFlow選項,系統會切換至流程設計頁面,這裡除了能讓使用者新增流程與關卡外,還能設定流程規則,例如在允許新增簽核人員功能上,當請款單的申請金額大而無法由一人決定的情況下,則可以使用該功能來邀請其他主管共同簽核。另外,系統也有動態加入知會人員的選項,能將表單內容傳送給指定人員。而在設計流程關卡時,滑鼠幾乎是即拖即放,很容易使用。

在設定簽核關卡頁面中,除了指定人員簽核等選項外,較特別的就是核決權限表的設計。如果在簽核類型欄位選擇該項目,GenieWorkflow就會依照指定範圍計算簽核的層級。例如請款單的金額在一定金額以內,可由直屬主管簽核,超過則由更高主管簽核等。核決權限表的好處,是在設計流程時,不需增加多個關卡,進而改善流程效率。

看得出來,這套軟體使用上,很注重簽核層級的順序,因此要使用核決權限表時,也必須要注意層級的設定。假設我們新增1個名為費用申請的流程,且設計了2個關卡,第1道關卡選擇了核決權限表,而該表的最高簽核層級為總經理,在第2道關卡中,卻使用指定人員簽核選項,並指定給財務部經理。而日後這個流程,如果有表單套用,那麼系統便會發出警告訊息,告知使用者不符層級設定。

腳本編輯器讓管理者也能自行設計新功能

若要設計表單格式,admin的GenieForm頁面,則提供表單設計功能,並分為新增欄位及區段。我們實際設計1個請款單,在新增欄位的類型中,有系統欄位、文字、數字、時間與明細表格等12種可供選擇。系統欄位主要是表單編號及申請人的相關資料,例如職稱、部門等,而這部分當使用者實際填寫申請表單時,GenieWorkflow會自動填入相對應的資料,很方便。建立完系統欄位後,再新增1個區段,並命名為申請人資料,同時將剛才建立的欄位放在此區段中。

接著便是建立明細表格欄位,這裡我們建立了金額、日期、說明及用途4個欄位,然後放入名稱為申請明細的區段。經過上述步驟就完成了請款單的設計。由此可知,在建立表單的過程中,新增區段的功能,主要是將不同類型的欄位分類,藉以增加該表單的可讀性。

在設計表單時,如果想增加新的功能,GenieWorkflow已內建腳本編輯器,讓管理者使用JavaScript來撰寫。例如,你可以寫程式將請款單明細表的金額自動加總,或者自動計算加班時數等。總之,該編輯器能做的事有很多,端看使用者的程式功力而定。

另外,在admin頁面上還有1個Form Monitor的選項,這個功能主要是讓管理者管理組織的工作進度,例如,某個表單申請已超過作業時間,此時管理者可代為簽核,甚至同意該筆申請。

GenieWorkflow也讓使用者能自行設計表單頁首及頁尾,管理者可自行上傳公司Logo及設計樣板,或直接套用預設的格式,藉以突顯企業風格。

藉由系統發送郵件通知,了解表單簽核進度

而一般使用者的工作平臺,則是GenieWorkflow的workspace網頁,登入後,會先切換至待辦事項頁面,在這裡,能查看有那些待簽核的表單,同時也能重新指派下屬工作。頁面右上方還有查詢報表、填寫表單及我的組織選項。查詢報表功能,能讓使用者找到特定的表單,在一定的時間內,例如最近7天的申請紀錄。

系統要切換至個人資料頁面,需在workspace頁面下點選我的組織,在這裡除了能編輯基本資料外,也能查看被授權的代理事項,及指定代理人等工作。另外,如果先前已送出申請表單,也能查詢目前的進度,例如目前表單停留在那個關卡,是否已超過審核時間或有無通過申請等。而GenieWorkflow也提供了以郵件傳送,工作送達通知與簽核結果通知的功能,讓使用者不需登入系統,也能知道有無待簽核的文件及表單的申請進度。

 

簡單直覺的表單設計功能

表單設計頁面沒有複雜的操作步驟,第1次使用也能快速上手。

 

核決權限表設定

設定好核決權限表,系統即會依據此表決定簽核層級。

 

可撰寫程式的腳本編輯器

系統提供了腳本編輯器,讓使用者以JavaScript設計新功能。

 


產品資訊
建議售價●50萬元 原廠●超義科技 電話●(02)8226-9665 
網址●www.abovee.com 處理器需求●Intel Xeon以上處理器 記憶體需求●2GB 以上 硬碟需求●1.3GB以上 作業系統需求●Windows Server 2003/2008、Oracle Solaris 9/10、RedHat Enterprise Linux、SUSE Linux Enterprise、IBM AIX 資料庫●SQL Server 2005/2008、Oracle 9i/10g/11g、DB2 9.1

【註:規格與價格由廠商提供,因時有異動,正確資訊請洽廠商。】

 

 


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