早在40年前,逢甲大學就開始推動大學校園e化,總管學校資訊發展的資訊處是屬於一級單位,員額規模多達58人,這樣的規模甚至超過很多知名國立大學的計算機中心。充沛的人力曾經讓逢甲大學發展校園e化如魚得水,整體資訊化程度在大專院校中首屈一指。

但是,隨著逢甲校園e化逐步完善的同時,資訊處也面臨了龐大人力過剩的難題,隨著招生壓力日增,學校經費籌措不易,校方曾希望資訊處縮減人力,回復正常的組織規模來降低人事成本的壓力,這正是逢甲大學資訊長李維斌最大的難題。

一般企業多半採取任務導向的作法來發展資訊化,資訊部門隨著任務需求的增加而擴編人力,待任務完成後,在開始檢討績效的同時展開瘦身。

可是,對學校而言,受到法制限制,不易像一般企業那樣能斷然採取組織瘦身的方式,只能將過剩的人力轉移到其他校內單位,這正是早年逢甲資訊中心轉型的作法。

組織轉型釋出資訊人力,形成逢甲資訊化推力

1986年時,逢甲電子計算機中心轉型為資訊中心(資訊處前身),釋出了大批資訊部門的人力,這些人成為各單位中的資訊種子。一般企業為了推動新系統,往往會指派臨時性的資訊種子人員,但是,逢甲的作法不同,而是建立資訊種子人員的制度,第一批成員就是這群資訊中心釋出的人力。

因為這群種子人員曾在資訊處任職,擁有IT的邏輯思維,往往成為使用單位和資訊處之間的溝通橋樑,在新系統導入時也可以協助解決各單位使用者的問題。

所以,李維斌說:「種子人員的制度是逢甲資訊化的第一線,透過他們來推動,新系統上線的難度就能降低。」為此,資訊處每半年舉辦培訓會議,透過他們來了解各單位的困難和實務需求。

二次組織轉型導入CMMI,累積對外服務能力

2004年,資訊處開始展開第二次轉型,一方面導入CMMI制度,來改善逢甲大學的軟體研發流程,另一方面則是要轉型成能對外提供服務的單位。

第二次組織轉型由逢甲大學第一任資訊長發起,也是前逢甲大學校長劉安之。他著手導入CMMI,到2006年由第二任資訊長楊東麟接任時,已通過CMMI Level 3的評鑑,讓逢甲大學資訊處有了紮實的開發能力。

前2任資訊長所強化的開發實力,也深化了逢甲大學的校園e化,而如何善用過去累積出來的這些資訊能量,就成為第三任資訊長李維斌最大的挑戰,他必須將轉型前期的累積,轉為實際的成績,「要帶逢甲資訊處的人走出去。」他說。

承接外部專案活化IT團隊

原本逢甲資訊處就設立了資訊技術服務中心,但過去的營業規模不大,直到李維斌接任後,他開始積極擴大資訊技術服務中心的功能,承接了許多外界的開發專案,並從資深開發人員中培養專案經理,再由專案經理管理外部專案,由資訊處人力全力支援開發。

因為逢甲大學自行開發了所有的校務系統,這些開發經驗成為技術服務中心對外服務的擅長領域,可以協助其他學校開發校務系統或資訊管理平臺,目前逢甲技術服務中心已經接了5間大專院校的校務系統開發專案,平均年營業額和資訊處一整年的IT預算相當。

不過,李維斌坦言,為了維持專案品質,實際投注的人力和資源其實超過預期,他評估:「實際獲利其實很低,但更重要的價值是參與對外服務的經驗。」

因為逢甲校內的各種資訊系統已經很完善,多半只需進行系統維護工作,李維斌指出:「若長期如此,資訊部門就會越來越老化,但是藉由承接外部專案則可以活化資訊部門,讓整個團隊動起來。」他說。

李維斌解釋,雖然各校的校務系統所需功能大致雷同,但因為各校文化不同,管理作法上也有相當差異,最終系統客製化比例很高。資訊處人員參與這些外部專案的開發過程中,不但可以學習到其他學校的好作法,也更有機會學習新的IT技術,這些經驗有能夠回饋到逢甲校內系統的開發專案中,他認為:「走出學校不只是為資訊部門找出路,更重要的是吸收外界經驗,這是一個雙贏的作法。」

創造校內需求,增加IT部門存在感

除了讓資訊部門走出校門的作法外,李維斌創造維持大型資訊部門必要性的另一個作法是努力增加校內需求,他說:「我們不拒絕使用者提出的任何開發需求。」如此一來,資訊處隨時要處理的專案需求單,往往高達上千張。

換句話說,光是校內各單位提出的需求,就有上千個開發專案等待處理,隨時還會有急單的需求,逢甲資訊處每年完成的專案需求單平均高達2,500張。

專案資訊透明化,減少排程溝通壓力

為了有效運用IT部門的開發人力,李維斌的作法是「資訊透明化」。他開放了資訊處內部使用的專案管理系統,所有人提出的開發需求單都輸入專案管理系統,並且讓各單位使用者可以看到資訊部門經手的每一個專案進度,以及這些專案的處理優先順序。

專案處理優先順序則先由定期舉行的專案經理會議討論,專案經理依照需求單的重要性和急迫性來決定開發優先順序,大型專案或跨單位的專案則由單位主管會議討論,將符合學校發展重心的專案列為最優先。

例如逢甲大學近年來主力發展教學卓越計畫,凡是教學卓越計畫要推動的資訊專案都列為最高優先,而各單位內部需求的順位則延後。

過去,資訊處很難兼顧所有人的需求,尤其很多使用者往往只是為了讓自己作業方便而提出開發需求,不一定是必要功能。李維斌表示,這種需求單很多,如果拒絕,使用者會抱怨服務不佳,不拒絕又處理不完。

現在把專案資訊公開後,任何單位的使用者都能清楚看到自己提出的需求為何暫緩,有哪些更重要的專案排在前面,資訊部門不需要另外花很多時間和使用者溝通。李維斌說:「對使用者公開專案資訊,能讓開發人力專注在更有價值的需求。」

這個作法還有另一個更大的價值,就是減少使用者對資訊部門的抱怨,營造一種正向的氣氛,這是李維斌最想教育使用者的觀念。

讓使用者和IT站在同一陣線

李維斌認為,從學校的角度來看,資訊部門和其他使用者都是在同一條船上的人,都是為了學校發展而共同努力,不應該彼此對立。他希望創造一種使用者和資訊部門同一陣線的氣氛,當使用者發現系統有錯誤就去告訴資訊部門如何改進,而不是一昧責罵資訊部門。

所以,他要求資訊部門成員到其他單位處理問題時,除了語氣和善外,還得詳細解說維修的原因,讓使用者了解問題如何發生以及可行的處理方法。下次若有類似問題時,使用者就能自己判斷可能的原因,而不是一昧指責資訊系統設計不良。

李維斌也特別花時間和其他單位主管開會溝通,讓各單位主管了解IT幫他們開發了多少系統,做了多少事情。未來若有員工抱怨系統,了解資訊部門貢獻的單位主管就可以幫忙溝通。

當使用者和IT同一陣線後,李維斌說:「使用者可以不只是一個使用者,也能負擔起一些系統維護的責任,減輕資訊部門的工作。」

IT要從使用者角度講求有效作法

除了讓使用者改變觀念外,李維斌同樣也反過來改變資訊部門面對使用者的態度,要求IT人員要從使用者的角度來講求有效的作法。

例如最近半年,逢甲資訊處和電信業者合作,整合公務手機和校內分機。使用者只要透過一定程序的設定,就可以用手機打網內免費電話和任何校內員工通話,即使在臺北打回校內分機也屬於網內免費的範圍。

起初資訊部負責人發出公告,通知行政人員參加公務手機設定的教育訓練,結果只有少數職員參加。李維斌要求改用「如何用學校公務手機節省電話費」重發公告,果然活動爆滿。這正是從使用者角度來思考的一個好例子。

從2008年接任資訊長職務後,李維斌表示,花最多的時候都不是處理技術問題,而是和對內、對外,甚至是校外的溝通。他心中有一個夢想,而現在所推動的對外服務、使用者訓練或資訊人員教育等,都只是向夢想邁進的過程。

李維斌希望在學校建立制度,當資深專案經理因年老而跟不上技術後,可以轉任學校其他單位繼續貢獻e化經驗的智慧。職務出缺後,年輕的資訊部門成員能夠升任。再藉由技術服務中心發展可以永續經營的專案,讓開發人員學習最新的技術,累積最好的管理能力和接觸最好的想法。「我想要建立一套持續活化資訊部門的制度。」他說。

 

逢甲大學資訊處資訊長李維斌說:「對使用者公開專案資訊,能讓開發人力專注在更有價值的需求。」

 

CIO小檔案

李維斌 逢甲大學資訊處資訊長

學歷:

中正大學資訊工程研究所博士

經歷:

於2000年進入逢甲大學資訊中心教學作業組組長,歷經資訊中心升格資訊處後,接任資訊處資源管理中心主任,2005年擔任資通安全研究中心主任至今。2007年接任副資訊長,2008年8月升任資訊長。亦擔任資訊工程系教授。

 

公司檔案

逢甲大學

●成立時間:1980年8月1日改制大學

●主要業務:目前擁有八個學院,學生將近二萬人

●校長:張保隆

●網址:www.fcu.edu.tw

●校址:台中市西屯區文華路100號

●員工人數:552(教職員)

資訊部檔案

●直屬主管:校長

●資訊部門名稱:資訊處

●資訊部門人數:58人

●每年IT預算:每年約四千萬元

●資訊部門分工:處本部、系統發展組、系統維運組、資源管理中心、資訊技術服務中心

IT部門大事記:

●1969年:成立電算中心

●1973年:租IBM-370-115型電腦系統

●1977年:正式辦理校務電腦作業

●1979年:購置INTER DATA 3220型電腦系統

●1983年:電腦中心分成理工及商管電腦中心,購置B-900型電腦系統、安裝VAX-11/780及VAX-11/730主機

●1986年:改名為資訊中心

●1987年:購置VAX-8530超級迷你電腦系統

●1991年:採購Sequent Symmetry 2000 Unix主機

●1993年:完成全校校園網路骨幹架設,連接各單位網路點

●1998年:推動辦公室自動化,Notes系統上線,安裝Sun Enterprise 10000大型主機

●1999年:開始建置二代校園網路、推行校園IC卡 (規格:金資規格IC晶片、Mifare、磁條、條碼)

●2001年:逢甲大學電視台開播

●2002年:通過ISO 9001:2000認證、IDC機房正式啟用

●2004年:開始導入「CMMI能力成熟度整合模式」,全校換發二代校園IC卡(規格:二代金資規格IC晶片、Mifare、磁條、條碼)

●2006年:通過CMMI-SW/SS ML3

●2008年:通過ISO/IEC 27001:2005資訊安全管理認證


熱門新聞

Advertisement