今年7月1日即將實施「勞工退休金條例」的新制度,目的是為了保障適用勞動基準法工作年資的勞工退休金權益,企業與勞工可選擇個人退休金專戶制(個人帳戶制)與年金保險制。

個人帳戶制:就是所有企業的勞工皆可參加,無僱用勞工人數限制,雇主每月將為勞工個人提撥固定比例的金額,並且以專戶的方式儲存至勞保局。由個別勞工承擔風險,具有強制儲蓄特性。

年金保險制:類似團保,200人以上的事業單位經工會同意,或半數以上勞工同意選擇參加,單位可以投保符合保險法規定的商業年金保險,由參加投保者共同分擔風險,而且可能因各保險公司的提供的服務項目而享有意外險及醫療險之保障。

雖然立法院在民國93年6月11日三讀通過勞工退休金條例,距今已超過半年的時間,眼見新制在今年7月1日即將上路,已經迫在眉睫,我們將從企業的人事部門與人力資源管理資訊系統(Human Resource Management System,HRMS)的角度,來檢視一般企業與軟體供應商是否已經就緒,準備好迎接新制度的衝擊。認知面:仍有5成勞工不知要實施

根據行政院勞委會於去年十二月下旬第二次針對就業勞工的電話調查指出,不知道勞退新制將於94年7月1日開始施行的比例有46.14%,調查中也顯示未提撥退休準備金到中信局的事業單位比例高達46.63%。勞保局表示,3月起將開始對事業單位展開宣導,密集舉辦說明會。

對一般企業來說,執行勞退新制的過程,不只是記錄個別勞工對於新制或舊制的選擇,還要籌備許多事項,例如新制中規定雇主至少須提繳勞工工資的6%到勞工個人帳戶,作為退休金,施行細則中也規定,員工年度內可以2次調整提繳率比例,這些新加諸的工作事項,在在加重人事部門的資料處理複雜度。經營面:公司人力資源政策緊縮

勞退新制實施直接衝擊公司營運,首先即是「人事成本的提高」。有些公司會積極「瘦身」,減少固定成本,例如調整員工薪資結構,而人事精簡政策也將遇缺不補,等到有多餘利潤時,企業才會再招募新手,或者採用人力派遣與雇用外勞等方式。有些企業則主張加速推動e化,減少不必要的開支,提升人力盤點能力。

目前除了上市上櫃公司,於財務報表中清楚明列勞工退休準備金,許多企業都毫無準備,勞退新制將帶來很大的衝擊,特別是勞力密集的製造業。有些中小企業為了規避5年內提足準備金的規定,選擇在年度前歇業、關廠結算,再另行成立新公司;有盈餘的中小企業則選擇不加薪或小幅加薪,將獲利先預存以便日後提撥為員工退休金。工業總會初步估算,勞力密集的傳統產業每年應提撥的金額,將嚴重侵蝕企業利潤,造成營運虧損與資金凍結,衍生一波勞工解雇潮。

華研科技顧問部輔導顧問丁建智認同勞退新制對中小企業影響最大的說法。因為大型企業多半已提撥準備金,對資金運作的影響不大,新制的勞退提撥金額甚至可能比過去更少(舊制規定提撥2%~15%,有些企業可能超過新制最下限應提撥的6%),而中小企業大多沒有這筆準備金,公司要為5年內退休的人準備資金,短期內負擔很大,到時候中小企業的營運也會受到很大的影響。相較之下,人事系統方面的影響較輕微。丁建智以健保為例,由於民眾接受度高,所以問題較少,而勞退新制一實施之後,許多員工不一定願意接受二選一的遊戲規則,對即將退休的人與無法達到退休條件的勞工影響極大。商機或是危機?

人力資源管理系統在臺灣的普及率很高,有些企業即使已經建置系統,假如他們有更多層面的人力資管理需求,可能趁勞退新制的實施,順便汰換既有系統,讓IT人員不必花太多時間去維護和修改舊版本系統。隨著人力成本的提升,企業將逐漸接受服務委外的概念,這對企業、IT產品供應商和人力委外服務業者都是一個嶄新的機會點。

目前許多企業已經開始思考人力資源管理部門在公司扮演的角色,不僅要滿足作業性處理,還希望符合營運規畫面和策略面等考量因素。一零四資訊科技e化發展事業部經理劉俊宏認為,人力資源管理要能在企業經營發揮真正的價值,需要更高規格的資訊系統達成,勞退新制正是一個人事系統改革的契機。

以Oracle HRMS目前的臺灣客戶為例,甲骨文業務部資訊經理翁梅英表示,今年才會準備開始導入薪資管理的部分,除了基本的勞保、健保、所得稅運算等區域化功能轉換,勞退新制資料處理功能也將考慮置入。翁梅英認為,外商與本地供應商皆受益於新制引發的商機,雙方的市場搶進機會相近,彼此都注意新規格與功能的市場需求,並基於相同來源的政府公告資訊,藉以修改本身的系統規格。系統調整面:擔心法令臨時修改且現階段無法與勞保局互動測試

由於新制需要記錄提撥的金額,並且能夠管理員工的個人退休金帳戶,企業也要提供每位員工一份每月提領比例與金額的清單,包括企業每月提撥的金額,以及員工自願提撥的金額,因此人力資源管理系統的報表要能夠顯示上述的資訊。

在這方面,系統面的調整問題其實滿容易克服。一般而言,資訊系統的架構與邏輯都很固定,軟體供應商只要按照政府公布的退休金條例和規格去設計系統即可。

第一,企業需要修改員工的基本資料,所以,系統必須能夠對照勞健保局公布的費率表,依照眷口數量不同,透過公式和定義參數的方式計算出投保金額,並且可針對不同行業別的費率、分攤比例或薪資分級表等外部基本資料,允許使用者自行修改計算公式。

第二,處理新舊制合併的提撥金額。有些員工可能會繼續選擇舊制,因此公司需保留員工舊制資料,例如原來的年資和金額記錄,假如員工選擇換成新制,舊制部分也同樣要提撥,到時候系統可能要同時提供舊制、新制的功能選單,協助人資單位檢視過去舊制所保留的年資,以及選擇新制後啟用的年資。同時面對舊制和新制,計算方式會比較複雜。新舊制中如果擇一計算較容易,不需考慮任何條件,而新舊交替時兩種制度的算法就要分開計算。

第三,確認退休金調撥比例。系統要變更提撥上限的參數,因為舊制的退休金調撥比例大多以最低標準2%來計算,而新制的最低比例為6%,加上員工可以自願提撥一定比例的薪資,但不能超過6%。

勞工退休金條例是近年來法令影響資訊系統規格較大的新制度,由於法令對於個人帳戶制的相關做法與施行細則已經很明確,所以目前各家人力資源管理系統都已進入開發階段。

丁建智說:「越死板的東西,系統越好做,與ERP等大型商業軟體相比,HRMS功能與規格定義較單純,也不需開放很多現場操作上的彈性。」

不過,在程式開發時還是有一些規則與定義無法實作。劉俊宏以200人以上單位的提繳申報為例,勞保局預計發函邀請企業利用媒體的方式申報,但目前尚未定出媒體申報格式;而年金保險部份,因勞委會的相關公告與規定目前還是很模糊,加上施行細則未定案。

不論員工選擇個人帳戶制或年金保險制,當7月開始執行法規時,系統廠商勢必得繼續亦步亦趨,隨法令與制度調整而修改。

人事部門:工作量加重,需處理前置作業

勞退新制實施前,人事部門在日常工作以外,也要同步進行許多新制度前置作業,例如以書面徵詢公司所有勞工,整理他們選擇的新舊制意向調查資料,並且寄交勞保局。勞保局預計3月向各事業單位寄出徵詢表。

某航運公司的人資專員表示,他們將陸續安排勞退新舊制的相關宣導課程,同時也要聯繫通知60到70名的公司駐外代表,然後彙整所有員工的意向調查結果。該公司的人力資源管理系統採用Oracle的解決方案,但由於IT人員都在香港分公司,因此所有的程式修改動作需透過電子郵件溝通,無法面對面協調,不過她對公司IT人員的工作效率深具信心,預計6月分驗收新制需要的新功能。即使7月後仍可能提出其他修改需求,她認為新功能可與薪資作業並行無誤。由於公司的規模超過200人,她最擔心的部分是勞委會並未明確界定年金保險制內容,商業保險市場將會很紊亂,而公司屆時將無法為全體同仁考量,立即選出一個有利於勞資雙方的年金保險服務。

遠東集團內的服務業人事部主任表示,他們採用鼎鼎企業管理顧問開發的人力資源管理系統,系統已經上線半年,目前提供薪資管理與人事記錄(不包含差勤管理工作)。他們預計3、4月間配合整個集團的作業流程,開始一連串的功能測試與制度說明宣導活動,6月底完成新舊制意願調查,等到7月時,發薪作業就要開始發揮勞退新制規定的功能。他樂觀地認為,以過去勞健保制度推展的經驗,勞退新制實施起來應該不會有太大的問題,即使法令與條例不夠完備,政府仍會公布解釋令,以便統一回覆解釋制度上執行的問題,效力與法條相當。

用戶的最終期望:全自動處理

勞退新制與企業人力資源管理實際負責的範圍相比,其實只是冰山一角。尤其在員工薪資計算方面,薪資計算的處理問題最多。

除非企業的計算方式與其他公司同樣採取標準做法,不然很難直接套用現有的系統處理模式,薪資處理人員經常還是要透過半人工的方式配合,例如加班、請假、輪班制(例如作四休二或作五休一)等,算法很複雜。對供應商來說,設計一套標準套裝版本需同時適用於不同產業,包括製造、生技等一般公司行號,或銀行、證券、補習班等服務業。產業不同,薪資算法的差距也很大。以加班為例,有的會額外計算加班費,有些將加班轉為補休,有的則不計算在內,這些狀況都要在系統內控制,供應商皆需將這些問題的解法盡量寫在一套系統內。

企業的人事部門普遍都希望人事系統能夠全自動化,員工的人事任用歷程,最好都交由電腦協助控管,包括面試、新進、薪資結算、勞健保、調薪、特休假、出勤管理,工作中職位升遷的時間、曾經學習的教育訓練項目、獎懲時間記錄,以及發放福利金、三節獎金、年終獎金等工作,人事部門希望系統只要設定一次之後,時間到了就會自動進行。事實上,目前的HRMS要達到這樣的目標的確不難。

薪資作業人員最關心的是薪資結算,用戶比廠商還清楚算法,所有的人力資源管理系統必須先經過這一關,評估系統時,供應商必須當面回應用戶這些算法是否執行。 出勤則是另一項大問題,系統是否可以協助作四休二與作五休一等制度的管理,執行排班的工作,如果電腦不能處理,透過人員手動安排會產生很多困擾。

最後,企業通常也希望系統能夠處理勞健保、人員任免、異動等資料,以及特定申請流程整合Workflow系統等功能。每個員工可以透過Workflow,線上提出加班與請假申請,經過主管審核後,系統再將審核後的資料回寫到薪資出勤記錄系統。後續系統還可以依企業的需求,做到自動整合銀行的總帳、薪資、所得稅申報,勞健保加保、退保等的異動資料等種種功能整合的需求。

企業對於人力資源管理的需求越來越多,他們希望與「人」有關的事務,全部利用HRMS處理,勞退新制只是一種環境變化導致的功能需求,HRMS除了解決性作業性需求,為了因應企業成長的需求,與營運規畫與策略的相關性會與日俱增,只靠Excel和Word和耗時耗力的手工作業,能夠面對這些變化嗎?


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