利用桌上型A4饋紙式掃描設備 讓文件數位化更方便

隨著科技的演進，將文件數位化一直都是大家討論的議題，許多企業也不斷改善內部的流程，減少使用紙類文件，例如將表單文件電子化，並且整合後端的文件管理系統，將文件資訊建立索引，提供資訊內容管理的功能，讓文件可以分享共用、版本控管、文件搜尋、權限控制，有效提供內部人員使用。

但有些文件並不能透過上述的方式數位化，例如研討會講義、展場取得的DM，報章雜誌與書籍中所獲得的資訊，因此我們必須靠掃描器來將文件數位化。掃描器已經是發展相當成熟的設備，特別是搭配應用軟體之後，讓文件數位化的步驟與流程，能夠相當方便地使用，像是自動饋紙的方式，讓掃描工作不須要每掃描一頁就要打開上蓋一次，而掃描的內容也不再只是影像檔，能夠直接以光學文字辨識的方式，儲存成可以搜尋內容的檔案格式。

但是，在一般生活應用中，為什麼我們沒有辦法將這些資訊也做到數位化呢？相信多數人都有不同的答案。

例如，當你參加完一天的研討會，拿到許多說明文件與資料，以及一疊厚厚的講義，這些資訊如果不是立即會用到，由於具有參考價值，丟之可惜，通常我們會希望保存下來，以便日後可以查詢利用，時間久了，獲得的資料越來越多，各種場合保留下來的文件，以及從報紙、雜誌、書籍中所獲得的資訊，經過不斷地資訊收集後，我們可能偶爾會想將文件數位化，但是，因為沒有立即的數位化的需求，數位化這些資料又需要時間，所以我們仍習慣以紙本方式來保存。

又或者是，當你在逛完Computex電腦應用展之後，手中提袋已經裝滿了各式在攤位中所收集的資訊，像是產品DM、相關廠商的講義與文件，以及與廠商交換的名片。在回到公司後，你可能會需要花些時間，來整理這些零散的資訊，將這些有用的文件分門別類的歸檔保存，既然如此，如果在整理的同時，就直接進行文件數位化的動作，是不是比較容易呢？

文件數位化的關鍵是，能否便利且即時地處理

其實，要數位化這些資料不難，利用數位複合機也能夠做到，只是我們通常需要多個步驟來做到，例如在座位上先整理好文件，再將這些資料拿到數位複合機前，或是專門的掃描器前來掃描。這樣簡單的步驟，卻讓人覺得可能是件麻煩的事，可能的原因是，因為複合機提供多人所共享，並不一定馬上可以使用。或者是，多數人習慣使用平臺式掃描工具，光是想到那樣的使用方式，很可能就讓許多使用者對於文件數位化的動作卻步。

在文件數位化的過程中，如果能夠在整理的同時，利用桌上型的掃描器設備，隨手將文件掃描成電子檔案，並藉由掃描器提供的自動饋紙與雙面掃描功能，讓我們輕易地掃描多份文件，相信這樣的方式，可以提升我們對於文件數位化的動力。

加強個人文件數位化管理的觀念

文件數位化並不是什麼新的議題，掃描器也不是什麼嶄新的設備，但是在數位化已相當普及的現代來說，我們仍然沒有善加利用。以桌上型A4饋紙式掃描器來說，它的機身相當小巧，放在辦公桌面上其實不會佔太多空間，但一般人可能沒有想到，可以使用這種工具將個人文件通通數位化。

一般來說，目前這類設備以企業應用居多，像是銀行可以放置在櫃臺，即時掃描客戶的證件與申請文件，又或者是保險人員、律師、會計師等，需要處理大量文件歸檔的行業。Canon BIS事業處系統支援部經理楊宣文表示，國外多數的應用案例，則是在個人或SOHO的文件掃描管理上。

目前企業實際上是怎麼重新看待文件數位化？安侯建業是一個例子，該公司資訊長陳秋正表示，由於會計師事務所需要處理的文件相當龐大，公司內部除了有設立專門的掃描室，目前公司也正在導入適合的掃描設備，讓員工能攜帶至客戶端，即時地將文件掃描並回傳至公司。這樣的方式，讓數位化的動作，能夠即時被落實，如此一來，可以減少重複工作的可能性，並且提高工作的正確率。

雖然多數人都知道文件數位化後的優點，但卻沒有能夠強化文件數位化的動作，也許，無法隨手完成數位化的動作是最大原因。就像精益科技台北行銷部專案經理林盈秀所觀察到的，目前企業配給公司員工的文件管理系統，以及設備資源（如多功能事務機或掃描器）仍有限，若沒有特別急迫的需求，並不會有動力刻意將所有的文件都數位化。

此外，文件數位化並不只在於保存、管理，還要讓文件能夠方便地被找到，甚至是內容中的文字，可以很快的被擷取出。現在透過智慧型的掃描方式，能夠自動解析文件上面的文字，不需要太複雜的建檔動作，文件就可以進行關鍵字搜尋檢索，文件內容可以相當方便地被調閱。

數位化後，內容中的文字若是可以利用，才有價值

在紙本文件上，相信多數人曾經遭遇過，臨時要找資料時卻找不到，畢竟考驗人們的記性，是較不可靠的作法，就算分類妥當，每次資料拿進拿出，也是對於管理者的考驗。時常將這些紙本文件分門別類的歸類、整理，也需要花上不少的時間，對於不擅長整理的人來說，更是工作上的負擔。

文件數位化，不只是利用掃描器將文件變成電子檔案，也需要進一步管理才能夠有效的被運用，否則就和堆積已久的文件一樣失去功能。多數人對於「掃描」的認知，還停留在「影像保存」的觀念，不清楚或是不知道掃描過後的檔案的內容，可以變成被擷取的文字，能夠被重複利用及搜尋。

以往將文件掃描成檔案時，通常會儲存成兩種類型，一種是圖檔，像是TIFF、JPEG、BMP等格式，另一種則是PDF文件格式的檔案。為了讓掃描後的文件，能夠提高資料檢索的效率，通常掃描設備還會搭配文字光學辨識（OCR）軟體，就可以製作出內容可以被搜尋的檔案格式，它叫做Searchable PDF，也可稱為「可搜尋的PDF」。

這種檔案格式，讓我們在找尋資料時，能夠藉由搜尋的方式，檢索PDF文件中的內容，迅速找到所要的資料，讓我們收集到的資訊，能夠靈活的被運用，而不再是一份單純的文件。

綜合來說，我們想要讓文件數位化的過程輕鬆，可以藉由這種桌上型A4饋紙式掃描器，透過軟硬體的配合，來幫助我們達成目的。這樣的方式，可以簡化流程與步驟，並且改變一般工作者對於資訊收集的習慣，做好數位化資料保存的同時，也能夠花費較少的心力，獲得所需要的資料。

如果能夠落實個人文件數位化的管理工作，相信，對於這些從現實環境中所獲得的資訊，我們可以做到更有效地收集、管理與活用。

桌上型A4饋紙式掃描器的使用流程

桌上型A4饋紙式掃描器的體積並不大，利用它所提供的自動饋紙功能，當我們在建立好掃描設定後，只需要放入紙張和按下掃描鍵的動作而已，接下來就是等待自動化的掃描轉換工作。基本上，我們在等待時可以繼續將心力投入於其他工作中，或是繼續使用電腦。（以精益SmartOffice PS286 Plus為例）

步驟1

首先將掃描器與電腦連結，接著再把文件放入自動進紙器中，通常這類設備一次可放50張紙。

步驟2  

我們可以從掃描設備上，選擇已儲存的掃描設定，或是由電腦端應用程式中選擇，接下來只要按下掃描啟動鍵即可。

步驟3    

掃描完畢，待電腦將文件轉成電子檔案，以及將文字轉換成可搜尋的文字。在確認文件內容辨識無誤後，紙本文件就可以直接丟棄，減少辦公環境的負擔。

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