今年1月,Google宣布簽訂下了Google Apps有史以來最大宗的企業用戶西班牙對外銀行(BBVA)。BBVA是西班牙最大的銀行,全球擁有11萬個員工,預計到了今年年底,這11萬名員工通通都會採用Google Apps,而BBVA看中的,就是其中的Google Docs可作為微軟Office的替代選擇。

BBVA暫時並沒有要完全以Google Docs取代微軟Office的打算,而是在銀行內讓這2種文書編輯工具並存,員工可自己選擇編輯檔案的工具,這其實顛覆了過往常見用同一套辦公室軟體來簡化維運的作法,在同一家企業中,並存不同Office軟體或文書編輯工具的風潮,已經逐漸吹起。

異質Office並存於同一家企業的風潮不只在國外有案例,在臺灣其實也已經有不少企業同時採用兩種不同廠牌的Office軟體。

比如像是臺中榮總有上千名使用者全都轉換到OpenOffice,只留下大約3成的使用者繼續沿用過去已購買授權的微軟Office;聯合報更是有將近2千名的使用者都轉換到OpenOffice,僅留下約1成的會計、財務、人資部門的人員,因為使用特殊微軟巨集而沒有轉換;新光保全則是以逐步不再續購微軟Office的方式,將約700多位員工的電腦都轉換到功能簡單,但價格也相對較低的Kingsoft Office,有3成的員工還是沿用微軟Office;鈞發科技是一家員工人數不到100個的中小企業,他們先將全公司的電子郵件都轉換到Gmail企業版,也因為研發、業務與製造部門的人極少用到微軟Office編輯文件,鈞發將這些人移轉到Google Docs,僅約4成員工的電腦配有微軟Office軟體。

 驅動力1  Office軟體多元與成熟

BBVA導入Google Apps的這個案例,其實具有指標性的意義。首先,金融業一向是對資安要求相對嚴格的產業,因此,一般金融業對於採用公有雲服務的態度也更為保守,這個案例多少也顯示出線上版的軟體服務逐漸受到企業的信任,連金融業都能開始接受公有雲。

另一方面,線上版的文書工具,不僅編輯工具,還有協作、溝通、保存管理文件的功能。最早開始實現將辦公室生產力軟體以雲端的方式提供的就屬Google Apps,結合了即時通訊軟體、電子郵件、文件、論壇等功能,雖然編輯功能不如微軟Office,但也足以包辦大部分企業日常所需的文書軟體功能。

而Google也很致力於優化這部分服務的整合度,去年一整年,就針對Google Docs推出不少新功能,像是提供外掛程式讓使用者將微軟Office文件同步上傳到Google Docs、強化數十種簡報的功能、將Google+整合到文件處理等,都使得線上版的功能越趨成熟。

微軟去年中也在美國推出線上版的辦公室生產力軟體Office 365,除了線上版的Office Professional Plus之外,還包含Exchange Online、SharePoint Online、Lync Online。這項新服務目前在臺灣僅有測試版,提供企業25個帳號,可使用1個月的時間。依照美國的訂價,每個人每個月從4元美金到27元美金不等,微軟預計最快在今年年中就會在臺推出。

除了線上版的辦公室生產力軟體的成熟之外,近兩三年來,開源的Office軟體與微軟Office的相容性也逐漸提高。早期,OpenOffice採用ODF的檔案格式,與微軟的檔案格式是不相容的,直到2008年底推出OpenOffice 3.0版後開始支援Microsoft Office2007的XML(docx/pptx/xlsx等)格式,微軟也是從Office 2007 SP2才開始完整支援ODF格式,提高相容度後,對使用者來說跨軟體轉換的成本也降低不少。

另外,像是在中國大陸發展許久的Kingsoft Office也在2010年中有臺灣代理商正式將產品引進臺灣,這套幾乎跟Office 2003使用介面與編排方式一模一樣的軟體,成為企業的另一項新選擇。

 驅動力2  降低微軟授權費用

多樣的選擇出現對企業來說,絕對是正向的幫助,最起碼可以提供企業議價的空間。華南金控資訊長杜文宗就認為,微軟Office軟體長期幾乎獨占市場,如果能有其他的選擇,就算企業不轉換,至少也有可以議價的空間。

在許多超過千人的企業,微軟Office的授權費用是相當高昂的,臺灣菸酒公司這幾年花了上億元導入SAP的ERP系統,但該公司資訊處處長薛淑珍就表示,IT支出中花費最多錢的其實是微軟Office軟體授權費。

因此,也確實有企業選擇將部分員工轉換採用其他Office軟體,為的就是降低軟體授權費用。臺中榮總資訊室主任楊晴雯就認為,有許多醫護人員或是行政人員,並不屬於深度的Office使用者,為了讓他們進行簡單的文書處理工作,或是點閱公告而已,還是得花錢買一整套Office的授權費用,相當不划算。

所以臺中榮總在2009年初時,決定要大規模導入OpenOffice,並移除護理人員和行政人員電腦上的微軟Office,全臺中榮總共2,000多臺電腦,有近7成以OpenOffice替代微軟Office,楊晴雯預估,一年可以省下好幾百萬元的軟體授權費用,「這對醫院來說,已經是一筆很可觀的IT投資經費。」楊晴雯說。

當然,耗費企業不少經費的絕對不只有Office軟體而已,只不過,相對於其他軟體,Office軟體是相對獨立作業的軟體,如果要以其他廠牌軟體替代,通常只要能夠克服使用者習慣,對於後續維護或是管理並不會出現多大的難題。

反過來說,這也是企業多傾向以異質Office的方式,而非百分之百取代,因為企業總有一些財務或是會計人員需要使用到微軟巨集指令來編寫報表,一旦他們也換成其他的Office時,就需要更多技術轉換成本,困難度也跟著提高。

  驅動力3  滿足行動辦公室需求

企業尋找新的方案時,降低成本絕對是重要的驅動因素,不過,也有一些積極的需求存在,其中行動化就是一個很大的關鍵。

以BBVA的例子來說,他們雖然不否認採用Google Docs有成本考量的因素在,不過,BBVA也表示,採用Google Apps與行動化有很大的關係。所以,早在2010年時,他們已送了3,000臺iPad作為員工的聖誕節禮物,現在採用了Google的雲端服務後,就能讓員工在辦公室以外的地方以行動裝置協同工作,而不受限於作業系統。

在臺灣的鈞發科技雖然是小公司,不過他們採用Google Apps的理由,一開始也不是為了降低軟體授權費用,而是為了以Gmail取代傳統的郵件伺服器,如此一來,IT部門的人就不需要再花力氣跟心神管理郵件伺服器。

但也因為Google Apps中同時具有Google Docs,讓鈞發科技意外得到了附加價值。鈞發科技總經理賴中威表示,轉換到Gmail以後,所有附加檔案都會自動以Google Docs開啟,所以,像是研發人員、業務人員和製造人員平時都只是瀏覽文件的用途居多,「鮮少使用Office編輯文件的人,就不再需要為他們準備微軟Office。」

賴中威表示,文件與電子郵件信箱的高度整合也讓鈞發科技獲得良好的行動化平臺,現在只要透過Gmail信箱,企業員工就能用任何行動裝置,不僅隨時收信,也能開啟公司的文件瀏覽。

鈞發科技總共有約90個員工,購買了Google Apps企業版70個帳號,其餘的20個員工,主要都是極少使用辦公室軟體的生產線操作員,這20名員工就使用Google提供給企業版的免費帳號,而不需要再另外付費,「目前同時配有微軟Office的員工約佔4成。」賴中威說。

這些採用異質Office的企業,無論採用的軟體廠牌為何,在受訪時,都不約而同表示,轉換過程中,最大的困難就是使用習慣的改變,因此,從這些企業的經驗中,我們也整理出企業轉換Office平臺的步驟。

 步驟1  先評估出適合轉換的員工

基本上,很少有一家企業是可以完全拋棄微軟Office,才會有異質Office並存的情況出現,因此,倘若企業也想要將部分人員轉換到其他Office軟體時,第一步就得要評估哪些員工適合轉換,哪些員工不適合。因為每一家企業的業務不同,所以並不是同一種職位的人就一定不適合,最重要的是要評估使用Office工具的深度。

一般來說,會用到微軟的巨集功能的人員是企業比較不會考慮移轉的,比如像是財務、會計、人資部門的人。因為這些人需要利用微軟的巨集來自動化執行特定工作,比如說,人資部門員工應主管要求,常需提供員工薪資分布的狀況,這部分在企業中通常就由人資部門的人員啟動微軟的巨集功能,到企業後端資料庫抓取資料,客製出所需要的資料統計表。

而各廠牌間巨集的不相容對於企業來說,是轉換微軟Office最花心神的部分,因為一旦這些會使用到巨集的人員都要轉換,IT部門的人員就必須重新學習撰寫符合替換的Office巨集程式,來協助轉換工程,所以也是一般企業比較不會考慮的作法。

除此之外,大量使用簡報功能,並且需要隨處展示簡報的人員也不適合。比如說像是行銷人員,為了展現產品或是服務的特色,會使用到的簡報功能較多,內容也比較有複雜的變化,再加上需要到不同地點開啟檔案,行銷人員也是屬於比較不適合轉換的人員。

而工作上較少使用到文書處理的人,像是研發人員,使用Office軟體多半只是為了瀏覽公司的通告、文件的話,就很適合轉換到其他廠牌。

 步驟2  移除電腦中的微軟Office

一旦企業決定好要轉換以後,就要有不能回頭的決心,否則員工很容易就會回復本來的習慣,因此,確實移除員工電腦中的微軟Office軟體是必要的。

除了移除以外,聯合報在數年前導入時,還有其他的配套措施,因為,對當時聯合報來說,要在2,000名員工的電腦中安裝OpenOffice來取代微軟Office是不小的工程。

因此,聯合報決定自行研發一套可攜式作業平臺UPP(U-Portable-Platform),並且把這套管理程式加裝到隨身碟中,使用者只要到任何一臺電腦插上該隨身碟,就會自動裝妥OpenOffice,可立即開始使用。

臺中榮總則是採用一種類似遠端軟體派送軟體WinNexus,這套軟體除了有派送功能以外,還有類似軟體儲存區的概念,因此,可限制員工存取儲存區軟體的人數。

他們執行的方法是,當透過軟體派送軟體來取用微軟Office的員工達到一定數量時,員工就會發現開啟微軟Office的速度變慢,或是甚至無法使用,透過增加使用微軟Office難度的方式來誘導員工使用OpenOffice。

 步驟3  分析常用文件會用到的幾種功能,客製教育訓練

要改變使用者習慣,教育訓練絕對免不了,若要讓教育訓練快速有效,特別針對各個使用者會使用到的功能進行教育訓練,甚至做成手冊,就容易收到事半功倍的效果。

聯經數位專案經理雷宜璋協助過不少政府機關導入OpneOffice,政府機關的文書作業工作,比起私人企業要多出許多,他表示,將組織會使用到文件類型先做一次盤點,再分析這些文件類型的使用頻率,列出排序,接著分析排序在比較前面,也就是最常使用的文件類型會使用到哪些工具或是功能,找出這些功能在Office替代軟體中如何操作,並製作對照表,放在教育手冊中,直接教育使用者學會這些特定的用法,而不用什麼都會,這就容易建立使用者信心,也能讓使用者很快上手。

舉例來說,在一份公文中,插入日期、顯示百分點,都是功能,這些都得一一列出,找出替代Office與微軟Office的操作上的差異,製作成對照表,讓要編輯該類型公文的使用者參閱。

無論是BBVA全球11萬名員工雙軌採用微軟Office和Google Apps,還是臺中榮總近七成的上千名員工轉到OpenOffice,這些經驗不僅顯示異質Office並存在企業的情況正在逐漸發酵,而且也累積了一些有用的經驗,對於也有這樣需求的企業來說,除了了解其他人的作法以外,究竟有哪些可以選擇的替代方案,以及異質的環境中,這些替代方案與微軟Office的相容性,我們也會在後續介紹,作為企業評估時的參考。


相關報導請參考「異質Office時代來了」


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