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台灣世曦

3月18日這天,台灣世曦工程顧問(以下稱台灣世曦)第一次演練居家辦公,才第一天就遇到了不小的考驗,單是要讓設計人員在家,也能夠同樣順暢完成遠端3D模型繪圖作業,就讓資訊團隊傷透腦筋,尤其,繪圖作業,講究的是滑鼠精準度,一旦操作稍有延遲,就會影響繪圖精確性,甚至缺乏高速網路與快速資料存取架構,使用者在家連打開圖都會有問題。對於台灣世曦IT來說,這是居家辦公必須克服的挑戰,甚至進一步還要做到線上多人協同繪圖作業。

就在3月14日這天,在WHO宣布全球疫情大流行的兩天後,台灣世曦馬上採用分區辦公方式來防疫,但同時間也正在緊鑼密鼓準備幾日後的居家辦公的演練計畫,因為台灣世曦的高層相當清楚,一旦疫情大爆發,嚴重甚至要封城的時候,居家辦公就是最後手段,所以早在農曆春節收假前的最後一天,他們就決定居家辦公演練的計畫。

為了讓員工更容易熟悉居家辦公,台灣世曦IT有提供一份居家辦公的操作指引,就放在該公司首頁防疫專區裡,讓員工可以快速參考,裡面羅列出一些居家辦公的參考事項,並依據演練結果來同步更新調整。圖片來源/台灣世

遠端存取數百MB的3D圖檔,連在家開啟都有難度

台灣世曦公司的員工,以設計人員為主,光是臺北總部大樓一千名員工當中,設計人員就占了三分之二。但在開始規畫居家辦公時,台灣世曦資訊團隊馬上就面臨了一大挑戰,就是需要建立超大檔案遠端資料存取的環境,來滿足設計人員在遠端繪圖作業的需求。

台灣世曦資訊系統部副理張智欽就表示,設計工程師每一個完成的3D模型圖檔都是很大的檔案,單是一個工程圖檔,就要數百MB大小,有時候,模型檔案之間更互相關聯,例如放在一個3D模型裡面就有十多萬個檔案,而在工作儲存區裡,現在已累計上億筆這樣的設計圖檔,合計超過上百TB,也因為這些檔案很大,只是要將圖檔資料下載到使用者端,對於網路都會造成沉重負擔,更不用說,想要在使用者家裡打開都有難度。

因為3D模型繪製對於硬體性能要求很高,張智欽表示,至少需要接近工作站,才能處理得來,但改為居家上班後,員工家裡很難有這個環境,就算將應用程式安裝到電腦裡,連應用開啟可能都是問題。

為了解決這個難題,台灣世曦IT團隊的作法,就是透過遠端桌面軟體工具,讓員工連回自己的電腦桌面來操作。張智欽說明,採用這種連線方式的好處,一來,就是它的操作習慣較接近辦公室作業,無論取檔案,或操作這些應用程式,就像在辦公室一樣,有助於降低使用門檻。二來,所有資料都留在企業內部,只透過網路傳遞畫面到使用者家裡電腦來呈現,所有存取都還是在公司電腦上完成,透過原有的端點稽核同樣能管控得到,來降低資料外流的風險。

在決定資料存取方式以後,接下來,還要解決連線人數遇到爆量的問題。張智欽提到說,該公司原先已有導入虛擬桌面架構(VDI),透過虛擬機來支撐這些遠端桌面的使用,但僅能容納最多100位使用者同時上線,如果是平時要用還好,一旦遇到疫情惡化,得增加比現在多十倍的連線量時,現有的硬體架構就會撐不住,勢必得要準備其他備案。最後則是採用了Splashtop這套雲端遠端連線工具,「簡便、立即可行的方法,就是我們的優先選擇。」他說。

張智欽也指出,在選擇連線工具時,不但要考量到能迅速部署,對於既有辦公環境跟資安影響,也要盡可能降到最低,就連操作介面也優先選用有繁體中文的工具版本,來讓員工迅速上手。

目前該公司是採用雙軌並行的方式,讓員工能夠使用Splashtop工具連進公司自己桌面來作業,現今已有約百名員工使用,當有需要大規模在家辦公時,IT人員就會增加連線數,來支撐這些員工在家辦公所需。至於有些特定專業應用軟體,則可使用本地端部署的VDI虛擬桌面來執行,同時也當作備援,以便在雲端連線出現問題時,還可以透過VDI接手暫時提供原有連線服務。為了避免網路頻寬擁擠,他們還重新調整基礎網路環境架構,例如將公司對外網路連線速度加大,還獨立出一條1Gb頻寬以上的線路 ,提供給員工遠端連線使用。

這種遠端連線方式雖然方便,但還是有它的不足,尤其是在繪圖作業的時候,操作容易會有延遲的情形,這是因為員工每一個操作滑鼠動作,都會透過網路回傳到公司電腦上再轉成指令來執行,使用者再依據電腦上回傳畫面來執行操作,因為往返需要時間與運算處理,反應就沒辦法很即時,張智欽坦言,如果只是一般文書處理還好,一旦用於需要高精準度的3D繪圖時,反應差個半秒鐘,就很容易影響到繪圖的精確性,「這也是為何用遠端桌面操作繪圖,仍無法取代在辦公室作業的原因,」他也說,要達到像在辦公室作業那樣,除非是透過VPN連線方式,讓員工把應用程式跟檔案拿回家,才有可能很即時,但同樣面臨到軟體部署的授權、員工網路環境,以及缺乏足夠硬體等問題。

除了單人電腦作業,還有另一組專案團隊正在測試以居家多人協同繪圖,共同完成3D模型編輯作業,並以視訊會議來進行線上討論、畫面分享。

不過,就算所有員工居家辦公,在該公司裡還是會預留一組IT人力,不受到14天居家管理的限制,以便於必要時可以回到公司處理。儘管,台灣世曦早在十年前設計機房時,就有建立遠端維運的機制,讓員工可以在家遠端作業,不需要大老遠跑回公司維運,但還是有例外情況,如設備故障,或電源排插壞掉等,就得有人進機房,他也強調,在目前資訊架構下,除非是全公有雲環境,否則機房裡一些需要實體接觸的操作,還是少不了。

台灣世曦於3月先後做完二次演練,第一次在家上班演練是3月18日,先是以各部門資訊聯絡窗口約30人為對象,接下來,一周後再進行第二次演練,這次人數則提高到100人,測試項目也不少,像是開啟視訊會議、取得遠端資源、遠端桌面、即時通訊等,若員工演練遇到問題,IT人員也可透過遠端連線反向連到員工電腦,來協助處理操作或硬體問題。

雖然,這家公司近4成員工都有遠距辦公經驗,但剩下6成員工,都是沒有在家辦公的新手,這些員工對於科技的接受度並不高,突然要他們改變原有作業習慣,難免會碰上反彈與阻力。而張智欽的解決方法,就是加強員工教育訓練,透過定期舉辦線上、線下課程,讓這些員工逐漸熟悉這樣的工作環境。還有一份居家辦公的操作指引,就放在該公司首頁防疫專區裡,讓員工可以快速參考,裡面也簡單羅列出一些居家辦公的參考事項,包括適用對象、網路操作環境、連網設備、系統環境等等。並依據演練結果來同步更新調整。

在完成演練以後,張智欽也考慮日後讓員工可以彈性選擇在家上班,而不單單只是模擬演練,並期望藉由平常上班方式的改變,讓這些員工可以更熟悉居家辦公模式,IT也能從員工獲得更多反饋,進而找到許多還未改善的問題。

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