【VR會議體驗,將提供一個全新的互動模式】在工研院IEK產業研討會中,行政院政務委員唐鳳發表演說時,應用了VR(虛擬實境)技術,將VR影像投影在薄紗的平面上,同時搭配另一個大螢幕播放簡報資料。而這樣的技術應用,也讓我們開始感受到,新世代的會議溝通體驗正在發生。

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工研院

用VR開記者會,是今年新科數位政委唐鳳所帶來的新體驗,這扭轉了不少人對於遠距開會、講演型態的認知。

但就如唐鳳所言,這樣的VR技術應用,並不是要用來取代人與人之間實際的接觸,而是提供一個全新的互動模式,而過去文字紙本、語音電話與影像視訊,也都扮演過這樣的角色。

其實,從現在的會議溝通型態與媒介來看,已經讓我們有更擴散與變化的感受。而以現在的技術力量,到底讓我們在開會這件事上,已經帶來什麼樣的轉變呢?

從我們這次的主題無紙化會議開始看起,顯然這並不是一件新鮮事,自從平板電腦的應用普及,就已經提升了無紙會議的可能性,讓開會不用再抱著一堆厚厚的紙本文件,並且隨時隨地都能查詢會議相關資訊與文件。不僅如此,這背後其實也簡化了會前準備,會議資料管理等瑣碎事情,讓整體會議流程變得順暢。

不只是一般提及的無紙化會議,由於會議情境相當多元,現在還有不少會議室內外的應用也在默默發展,都是以軟體、設備、技術等力量,改變傳統會議的樣貌,從不同面向著手讓整體會議流程進行更有效率。

像是從Mobile行動應用改善內外會議流程,也是一種,而平板與大型電子白板結合的新型態,更是近年頗受看好的會議新利器。若從更多面向來看,其實還有像是各式無線會議系統與設備的輔助應用,甚至近年也相當火紅的通訊與協作軟體搭配,還有很早就帶動會議型態轉變的視訊會議工具,都不斷對會議進行帶來幫助。

畢竟,會議的目的就是要幫助溝通,不論是為了訊息傳遞、意見討論與表決,或是解決問題。如何以技術提升會議效率,是企業不斷關注的議題,不希望浪費太多時間在瑣碎事情上。

當然,隨著技術進步,未來關注的面向也會越來越廣,像是將感測技術、人工智慧、物聯概念、VR等技術應用帶到會議情境中,而興起的行動辦公型態也不斷在改變大家的開會形式。

智慧電子白板設備新風潮

在會議溝通情境上,大尺寸觸控設備的應用將帶來更佳的協作體驗,讓會議顯示不再單調,而在硬體配置與功能更整合的發展下,應用將更豐富,不論是觸控、投影、電子白板功能,以及視訊應用結合,都很容易且簡便。(圖片來源/Ricoh)

無紙化會議並不只是無紙,也是讓整體會議流程管理更順暢

在無紙化會議的發展上,早期由於終端裝置多以筆記型電腦為主,推動無紙化會議並不盛行,隨著前幾年平板電腦的普及,體積小、重量輕、觸控操作直覺,不少公務機關與企業也因此開始改用平板電腦開會以取代傳統紙本會議。

在大型正式的會議上,無紙化會議改變了以往的會議習慣,只是,無紙化會議只是帶來無紙化、環保節能減碳的好處嗎?近年臺灣政府已經大力推動無紙化會議,讓政府官員在正式會議上,由傳統的全紙本作業模式,轉移到平板電腦。不像過去開會前,政府官員大多習慣在會議上拿取一份厚厚的資料文件,除了不夠環保,也讓會前準備耗時耗力。

現在,透過平板電腦與無紙化會議系統與App的搭配,會議成員將能夠隨時拿起平板電腦,隨時查看會議行程資訊與相關文件,會中也能讓畫面同步跟隨主講者的簡報進度,不怕看不清臺上的投影簡報內容,要和紙本開會一樣,在資料上畫線、筆記也都可以做到。如此一來,能夠將會前惱人的瑣碎的事務簡化,不像過去可能還要花時間印一堆資料,會議通知、會議資料提供的方式也不夠直覺。

不僅如此,會議文件也有統一存放的地方,方便集中管理,電子化的會議資料也容易透過身分和權限控管方式管控,或是設定檔案下載的開放時間,加入螢幕浮水印,提高安全防護。這也簡化了過去紙本會議資料的管理麻煩。

不只是帶來無紙化這樣的結果,加速會議流程與管控,不論對於開會的使用者,或是企業管控都有一定的幫助。

當然,在會議流程e化的優勢下,能夠帶來更多與工作管理的結合。叡揚創新協同事業處處長王瑞斌表示,除了傳統的會議管理功能之外,會議與工作管理的整合也應該要被重視。

在無紙會議的應用發展進程上,已經改善了傳統定期會議總是產生很多資料檔案,需費時整理的問題,也帶來簡便的會議資料瀏覽新體驗,但要如何與工作管理結合呢?畢竟不是開完會就拍拍屁股走人,像是會中的決議任務即時交辦,以及會後的工作追蹤,也應該要納入會議管理之中。這也是企業後續看待無紙會議的另一面向。

若從更大的面向來看,無紙化會議也可說是行動化應用發展中,加速會議管理的一種應用形式。安侯建業聯合會計師事務所資訊長陳秋正表示,他們為了改善自家的會議管理流程,因此從行動應用著手,同時也促成無紙化會議。而他們也相當看好未來很多應用都是在手機、平板上。從行動App的應用思維上來看,無紙化會議只是其中之一。

當然,早期平板電腦才剛風行時,也有企業是採先推動無紙化會議的作法,先用平板電腦開會,讓更多人在日常的工作型態上,都能習慣平板電腦的使用,方便日後推動更多行動化應用。

陳秋正表示,現在不論是高階主管會議、內部教育訓練,甚至是對外舉辦的會議活動,其實也都能以行動應用與無紙化會議形式串起。

不論如何,隨著平板電腦應用普及,成為企業推動無紙化會議取代紙本的新載具,現在的無紙會議情境上,已經能讓開會的人,可以更輕鬆的檢視會議資訊與文件,會議負責人也能輕鬆管理會議文件。

用平板解決會議用紙問題已經越來越容易

行動應用帶來更方便地會議體驗,不再需要印出紙張,而且隨時都能夠透過平板查詢會議資料,同時也讓會前準備更輕鬆,並提升企業內部的會議管理流程。

大尺寸平板與電子白板結合的新型態,將帶來新的會議應用趨勢

當然,由於會議型態相當多元,過去企業也已從小地方做起,因為一般會議比較不結構化,像是在會議室部署一臺投影機,讓大家遠遠就能看到簡報、分享內容,這也是減少列印會議資料,方便大家跟上會議進度的簡單作法。

只是,這樣的會議型態似乎已經維持多年不變,大家對於會議室就只有這樣的期望嗎?如何讓開會變得更進步呢?

繼平板電腦改變我們日常的工作、生活形態後,近期大尺寸會議平板、電子白板應用開始興起,這將是不可忽視的一股新趨勢,可為會議協作帶來不小的轉變。而無線化也是近年不斷被討論的議題,目標也是期望改善現在的會議體驗,使會議進行得更順暢。

先從顯示器之於會議的應用來看,ViewSonic業務經理田秉鑫表示,據他們的觀察,從2015年底開始,投影機在會議室的使用率越來越低,而顯示器採用率則越來越高,當然這也包含了學校的教學應用情境。

主要原因有幾點,像是從亮度方面來看,雖然投影機與顯示器的發光原理不同,一般來說,大型顯示器的亮度都在350尼特(nit)以上,差不多是4000流明投影機的水準,而一般會議室要在不關燈的情境下使用,大約是要3000流明以上的亮度水準,因此顯示器在一般中小會議室的使用上,亮度不是太大問題。同時,也不像投影機應用時,講者可能在投影機前造成投影陰影,需要考慮短焦、吊掛架設,或是配置投影升降布幕等問題。

而從解析度規格來看,現在的商用顯示器水準已經處於領先地位。市面上的大尺寸產品幾乎都是1080p畫質以上,甚至相當多都是強調4K畫質。而投影機方面則居於劣勢,多數還是1080p的水準,只有一些消費型產品是以4K為主打。因此普遍來說,現階段大型顯示器將能帶來更好的影像解析度。而顯示效果的提升,不只是豐富會議體驗,在某些情境上也將有效改善會議效率。當然,由於近年大型面板的價格滑落快,更是促使顯示器採用率提升的關鍵,不過,要達到90吋以上的畫面顯示,投影機的應用還是較為容易。

在顯示效果之外,在觸控技術的成熟發展下,現在也有內建觸控功能的顯示器,提升操作互動性。但更關鍵的是,結合平板與電子白板部分特性的新產品型態,由於功能應用更為全面,也頗受看好會成為會議新利器。

不論是平板電腦朝向大尺寸發展(有人稱之為會議平板),或是電子白板也開始兼具顯示與系統能力,現在這類基於會議的大尺寸顯示設備,明顯更強調的是觸控、互動與協作,特別是在增加了運算能力後,這樣的終端設備將具有更豐富的應用整合性。

甚至,有人將這類產品視為企業會議室的全功能解決方案,能提供使用者在開會時所需要的各項功能,

舉例來說,在大尺寸觸控設備上,我們還是能夠做到資料或螢幕分享,針對細節的內容呈現也很直覺,只要雙手一拉就能立即放大畫面,手勢一揮就能翻頁,要在螢幕上描述修正以可以,同時存檔並傳送給交辦人員。如此一來,不像過去幾乎都是要回到電腦前才能操作,或是都要將資料印出來,才能直覺進行討論流程,同時也可減少了會後整理、交辦的麻煩,讓整體開會、作業流程都更順暢。

另一方面,在無線技術的發展加持下,也提升了會議便利性,讓開會不用再煩惱接線等瑣碎問題。

過去不少投影機便開始提供無線投影模組,方便使用者在開會時,不論是筆電或是手機、平板等行動裝置,都能以無線方式投影,避免有線連接要準備多種接頭的麻煩。而市面上也有各式支援不同無線傳輸技術的產品,可以應用。

近期,我們也看到更多針對多人會議的應用方式,像是現在的迷你電腦或會議無線分享器,在接上會議室的顯示設備與公司網路環境後,就能讓使用者電腦方便地利用連線軟體,快速分享畫面至大螢幕,也能即時切換到下一位簡報者的畫面,讓開會時能省下找線、接線的時間,換人簡報時也不會造成短暫停,等待連線的切換。

還有一種提供像是配對形式的無線投影收發器,一個接於顯示器,一個接於電腦上,將可免除Wi-Fi設定的步驟,也不用安裝軟體,並有實體按鈕可控制投影操作,簡化使用者在報告時的使用步驟與方式。

這些基於無線的會議輔助工具,看似不起眼,但也幫助解決一些會議上瑣碎事情占用到的時間。若是每個動作都省下一些時間,其實加起來也很可觀。

另外,即便是傳統語音話機設備,現在也能開始擴展成為具備語音、視訊、內容共享的會議系統。

當然,還有各種應用擴展,也都讓現在的會議室更進步。像是感測技術、IoT、人工智慧、雲端技術的輔助,讓會議相關設備或會議空間,都能更好的配合使用者的行為或指令,讓辦公開會體驗可以更舒適。最簡單的就是動作與光源感測器的應用,可以偵測現場環境自動開燈、喚醒螢幕,讓一進到會議室的人,很快就能進入會議狀況,或是用各種手勢就能控制會議相關操作。在視訊會議上,過去視訊會議系統的攝影機,也已經具備辨識聲音來源的技術,可將鏡頭自動對著講者。

隨著各式會議工具的應用發展,其實都已經一點一滴的改變我們的會議進行與溝通方式。

無線會議設備的輔助,也簡化會議進行

讓既有顯示裝置,接上無線會議系統,就能讓辦公室開會效率提升。簡化會議進行中,瑣碎事情占用到的時間。要搭配視訊攝影機與麥克風,加入視訊應用,也都容易。(圖片來源/羅技)

更多圍繞在協作概念與先進技術的應用,增添未來會議想像性

不只是會議室的會議設備在慢慢地往更好地方向發展,還有更多會議室外的溝通討論工具也在進步。

過去使用者熟悉的電子郵件、即時通訊、視訊會議軟體工具,已經幫助拉近使用者距離,不受空間與時間限制,讓溝通變得更方便且多元。

近年熱門的話題則是在協作通訊工具上,提供企業更多非同步溝通的管道。這種以協作概念為主的通訊服務,目的更是希望讓溝通可轉化為有效率的工作流程。而這些多元的溝通方式,其實也都能間接促進機動性的溝通討論,減少不必要的會議。

不僅如此,多元的會議型態也以不同的展現方式,像是現在會議直播的應用比過去更多,還有像是VR、MR技術的展現,都讓開會體驗變得不同,以及雲端、AI、物聯網等技術的交錯應用,將讓會議開得更聰明、溝通方式更多元。

 2016行動新世代 

辦公、會議型態也在轉變 

近年我們在參訪像是微軟、Intel等科技大廠的辦公室時,也觀察到,在他們這樣人手一臺筆電、高度行動化的辦公環境,也有一些對於會議、辦公的新概念很受注目。

微軟大型企業業務暨經銷事業群專案技術經理林孟賢表示,像是在他們的辦公環境中,設計了不同功能的會議空間,像是有對客戶簡報、演講,或舉辦小型研討會的展演會議室,也有適合小組討論的空間,當中並擺設了大尺寸顯示器,方便會議的畫面分享,另外還有專屬於個人通訊的小空間,讓語音會議時能夠較不受打擾。

同時,他們辦公室中也採行了近年正夯的無固定座位辦公型態,桌上也一律不設電話機,透過雲端工具就能加速溝通與協作,還有一些設計在開放空間的交誼廳,也都讓跨部門交流更為常見。

儘管各企業在行動辦公的腳步不一,會議型態的擴展跟轉變已經不少,不只是無紙化會議這樣的面向,企業也將能從無線、互動、雲端、通訊、協作與行動化應用等各種角度,去增加各式會議流程、效率與體驗。

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