政府機關透過軟體共同供應契約,採買雲端服務更加容易,經濟部工業局軟體採購辦公室計畫主持人王世智提醒,這些服務必須使用經常門預算購買,因此公部門在規畫預算時需以經常門列出。

在去年7月,雲端服務陸續結標,並開始在共同供應契約正式上架之後,公部門採購軟體的預算編列方式受到重大影響,有別於被視為資產財務支出的商用軟體費用,政府機關現在如果想要採用雲端服務,預算必須編列為「經常門」,才能購買使用,因此,對於使用部門而言,預算編列的方式必須有所調整。

經濟部工業局軟體採購辦公室計畫主持人王世智表示,公部門每年在編列預算上,大致會維持原有的預算結構,因此,對於採購軟體的預算主要都是以資本門編列。而對於雲端服務採購,主計總處提出的因應措施,則是允許機關可在編列預算的時候,將原本「資本門」的額度轉換為「經常門」,但不能使用「資本門」的預算採買雲端服務。

王世智說,對於現在許多機關的資訊部門而言,他們對於軟體共同供應契約提供的雲端服務項目相當感興趣,但是往往在想要採買時,才發現先前編列預算的科目,只能購買商用軟體而作罷,回頭繼續使用原本的軟體,而一旦錯過這個時機,下次能夠採用雲端服務的機會,可能至少是三年或五年之後,因此不能不留意目前預算法規的相關限制。

雲端服務的採購費用提報,該歸類於資本門或經常門?

與臺銀招標時期不同的是,現在由軟體採購辦公室所主導的軟體共同供應契約中,上架產品的類型區分為軟體財務採購(財務標),以及勞務採購(勞務標),前者是一般的套裝軟體產品,後者主要是針對雲端服務所新增的類型,並採取導入服務品質水準的方式,藉此要求廠商提供的雲端服務,能夠有一定的水準。

在雲端服務的部分,軟體採購辦公室自民國104年開始,陸續在政府電子採購網中推出12項服務項目,包含雲端虛擬主機、檔案儲存、電子郵件與即時通訊等,以及針對校園教材電子化,與行政管理的解決方案,提供公部門能夠線上購買。王世智指出,像立法院的議程網路直播,就是受惠於共同供應契約提供的服務,因此能夠快速建置、上線使用。

這種方式,對於機關來說,以往必須購買硬體設備,以及所需搭配的軟體等等,而且這個部門的資訊人員必須自行評估,軟硬體的搭配是否合適,有無相容性等問題。但若是採用軟體採購的勞務標所入選的產品,例如廠商提供的雲端服務,則是由業者維護所需的設施,而對於承租的公家單位能夠月租試用。

不過,公部門採購,最大的問題在於機關預算的編列。王世智表示,不少單位依照以往的做法,將軟體預算編列的會計科目歸類於「資本門」,直到發現政府採購網上架的雲端服務符合需求時,卻因為年度編列的預算類型,導致無法購買,而錯失轉換為這類產品的機會。

所謂的「資本門」,指的就是在年度會計項目中,將一筆預算規畫用來購買資產,而電腦軟體的使用權,在政府機關中,向來被視為無形資產的一種,若是公部門在編列預算時,依循往年的方式配置,就會採用這種形式。

而現在軟體採購的雲端服務與勞務標,則不屬於預算法第10條中,規定資產的定義範圍項目內,因此,機關若是想要採買這類服務,必須使用編列於「經常門」的預算。

現在軟體採購辦公室也正在協調,與主計處洽商能否開放使用「資本門」預算的彈性,但在政策尚未調整之前,王世智也提醒,機關在編列預算時,針對雲端服務類型的項目,便需要保留「經常門」支出預算的空間,才能採買政府採購網所推出的服務。

在預算轉換成可購買雲端服務的「經常門」後,公部門採購時,則是應該依據實際採購性質,採取對應的型式,進行核銷。

以一年一簽的雲端服務來說,這種性質屬於會計原則的營業租賃,因此就要以「經常門」核銷;但若是租賃一段時間之後,可以再買回,取得產品使用權時,例如機關租用3年Office 365後,以優惠承購價買回,並取得該版本Office軟體的使用權,就屬於資本租賃,這種採購方式可選擇採用「資本門」核銷。因此在該筆預算以經常門編列後,採購上可應用的方式,較一般套裝軟體彈性許多。

配合國發會政策,首度上架軟體操作訓練課程

在勞務標中,除了雲端服務之外,今年3月,共同供應契約首度推出開源辦公室軟體的教育訓練課程,這是配合國家發展委員會(以下簡稱國發會)ODF文件政策所推出。現在,軟體採購辦公室也進一步計畫召集廠商,以開源軟體為基礎,為公部門研發雲端辦公室服務。

開源辦公室軟體教育訓練課程的指標性在於,過往軟體採購著重在購買授權,因此相關的支援服務、教育訓練,當公部門提出需求時,廠商很可能必須自己吸收。而現在,不只是雲端服務能以勞務標提供,軟體採購辦公室也以這種型式將開源軟體的操作課程上架,未來其他商業軟體的教育訓練課程能否比照辦理,相當值得關注。

不過,王世智表示,在軟體共同供應契約的勞務標,其實就是指雲端服務產品,教育訓練課程並不是他們主要計畫要提供的項目,但他也不排除以後會再推出的可能性。

在國發會的政策執行之後,政府機關就會擁有這種辦公室軟體的使用者基礎,因此,軟體採購辦公室也希望能夠藉此吸引廠商,從辦公室軟體擴大研發為整體性的解決方案,納入行事曆、電子郵件、群組溝通、雲端硬碟等服務,成為雲端辦公室解決方案。

這樣的概念,很像微軟的Office 365,將辦公室軟體和雲端辦公平臺統合。

過往,政府機關希望透過導入OpenOffice、LibreOffice等開放原始碼軟體,擺脫對微軟Office的依賴,如今,似乎也開始考慮到辦公室軟體與其他相關應用統整的必要性,並試圖培養出更有實力的本土廠商,提供公部門整體性的辦公軟體服務。

 

 政府提報雲端服務費用的科目 

在我國政府機關採購的規範之中,與雲端服務預算編列有關的公文,主要是依據主計總處104年2月17日主預字第1040100376號函,以及104年4月8日主會字第1040500205號函。

前者是將雲端服務納入資訊採購的範圍,後者則是與編列預算科目的定義有關,而且當中定義了雲端服務有關的科目認定方式。

在此規定下,雲端服務費屬於業務費之下的資訊服務費,這個科目,則可再細分為資訊操作維護費,以及資訊設備租金兩種第三級科目。

下列是雲端服務費用所屬的科目與定義:

● 第一級科目:業務費(02)

● 第二級科目:資訊服務費(0215)

● 第三級科目

    1.  資訊操作維護費(021501):指向廠商購買資訊作業相關之設備保養、維修及操作等服務費用(如使用雲端服務)屬之。

    2.  資訊設備租金(021502):指以營業租賃方式租用資訊硬體設備或使用外部資訊中心硬體服務(如使用雲端服務)之租金費用屬之。

● 計列標準:依實際需要並按契約所定計列。

 


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