國家發展委員會在民國104年時,宣布推動ODF為公部門文件交換的標準格式,今年是這項計畫施行的第3年,目標則是推動各機關採用能編輯ODF文件的文書處理軟體。

如果一般民眾最近要與公務機關辦理業務,或許會發現網站的下載頁面中,所提供的表單與文件格式,除了常見的PDF之外,多了副檔名為ODT、ODS、ODP的檔案,甚至在此同時,有些公部門使用的文書檔案,已不再出現大多人熟悉的微軟Office文件,究竟為什麼會有這樣的轉變?

上述的ODT、ODS,以及ODP等副檔名,其實都是開放文件格式ODF(OpenDocument Format)的一種,這種格式創立之初,便以檔案能長久存取為訴求發展。而我國的國家發展委員會(以下簡稱國發會),在民國104年時,開始推動以ODF為公部門文件互通標準格式的計畫,試圖想要改變以往的公務文書處理,都只能仰賴微軟Office單一軟體的情形。

事實上,我國政府早在民國98年,就將開放文件格式ODF,列為國家標準CNS15251,不過,實際普遍在公部門採用這種格式,則是上述國發會的計畫,而他們今年的目標,正是全面推行公部門採用能編輯ODF檔案的軟體,也因為如此,所有人都能自由下載、免費使用的開源軟體LibreOffice,現在便成為許多公部門的首選之一。

身為宜蘭縣政府導入LibreOffice的輔導廠商,上鈞資訊服務有限公司技術長翁佳驥認為,這是ODF與OOXML文件格式的戰爭,採用ODF檔案格式,才能解決長久以來,採用單一廠商的軟體,卻因為程式的版本不同,導致檔案無法互通的現象。

▊機關間文件檔案無法正常互通情況頻傳,源於公部門長期仰賴單一廠商的解決方案

確實,以往在公部門之中,文書處理主要都是倚賴微軟Office軟體,但隨著版本的更迭,各個單位採用的版本不一,導致使用較舊版本的Office的使用者,在開啟採用新版軟體單位的文件檔案時,時常遇到文件版面偏移,甚至是無法開啟使用的情況。

為此,對於許多文件或資料的交換,公部門開始採用另存為PDF檔案的措施,在這種文件的格式裡,使用者能夠看到相同的內容,但文件儲存為PDF之後,不利於後續修改,檔案的內容也難以再度利用,原本文書處理軟體的問題,並未完全得到解決。

另一方面,文件傳送到不同的單位後,也可能發生無法使用的現象,這是因為許多資訊預算較為有限的機關,無法隨著微軟推陳出新的腳步,更換新版Office軟體。因此,這些單位也試圖尋求其他的替代方案,希望藉此擺脫必須定時繳納「微軟稅」的情況。

但是,改用非微軟的Office軟體,並非易事。實際上,在大部分的單位中,採用OpenOffice.org這類的開源文書處理軟體,往往遭遇到諸多的困難,其中,包含了使用者抗拒、軟體執行不甚穩定,或是文件排版與微軟Office差異極大等情形,導致他們最後還是只能繼續回頭使用微軟的方案。

不過,隨著國發會在民國104年開始,推動新的公部門文件交換格式計畫,加上LibreOffice軟體發展日益成熟,這樣的情況即將會有所改觀,許多單位已經開始著手導入這套軟體。

▊書同文,車同軌,ODF格式日益受到政府單位重視

就文件標準格式來說,現在ODF與OOXML兩者都是國際標準,前者是LibreOffice等許多自由軟體預設的儲存格式,後者則是較新版本微軟Office主要格式,也就是許多人所聽過的DOCX、XLSX、PPTX等。但這兩種格式的本質上,有項相當大的差異,在於ODF由參與OASIS組織的多家廠商共同制訂,而OOXML則主要為微軟獨家開發及主導。

值得留意的是,儘管文書處理軟體仍然是微軟Office的天下,從Office 2007開始採用的OOXML,後來也成為國際文件標準格式,但他們在Office 2007的SP2更新中,還是開始支援了ODF格式。其中關鍵的因素,很可能是ODF宣稱能保持文件的可用性,導致許多國家開始對這個格式感興趣,將其制訂為國家公部門文件交換的標準,而我們的政府這2年來,終於也跟上這股潮流。

在亞洲國家中,早在民國96年,日本是第一個將ODF視為公部門文件格式標準,而在我國之外近期的案例,則是民國103年英國政府宣布採用。

以往企業與公部門的思維,都是從能夠取代現有軟體功能為出發點,然而,現實的情況,是沒有任何軟體的功能完全一模一樣,因此,在找尋替代方案時,不能光只從軟體功能比較,而是要通盤考量,

更現實的考量點,則是政府單位的文件,若是隨著商業軟體的版本更新後,廠商不再支援舊版檔案格式時,以往使用舊版軟體製作的文件,很可能就要仰賴該版本軟體,不然便無法再次開啟使用。這樣的情況,相較軟體功能豐富程度多寡,翁佳驥認為,這是企業與公部門導入文書處理軟體時,必須納入考慮的首要問題。

他也舉出社群成員的實際案例,作為印證的例子。像是知名工業設計軟體大廠Autodesk,過去曾宣布不再支援Softimage 3D,導致更早之前透過這套軟體製作的作品,面臨未來可能無法存取的窘境。目前這些檔案只能使用Softimage 3D開啟,且無法轉換為其他軟體支援的格式。由於這樣的慘痛經驗,翁佳驥希望單位在選擇文書處理軟體時,能夠重視檔案的可用性。

▊文書處理軟體支援ODF的程度則有待觀察

從Office應用軟體來看,微軟Office與LibreOffice支援開放文件的歷程,也大不相同。

翁佳驥指出,在微軟Office改版的時候,每個版本都有非OOXML標準的功能,導致其他軟體依據OOXML規範存取這種格式的文件時,仍然會有不相容的問題,甚至是微軟自家的舊版產品,隔代之間就會出現這樣的情況,例如Office 2013製作的檔案,前兩代的Office 2007便可能無法存取。

然而,這背後脫離不了商業考量,一來使用者願意藉此升級新版軟體,而以他們推動公部門採用LibreOffice的經驗來看,許多使用者也因為檔案內容呈現的差異,降低轉換其他軟體的意願。

實際的檔案相容性真有那麼糟嗎?翁佳驥並不認同,他自己所用的ODP簡報檔案,都是以最新的LibreOffice 5製作,改以6年前推出的OpenOffice.org 3.3開啟,也都能正常使用。

翁佳驥也指出,採用LibreOffice,而非微軟Office的重要原因,則是微軟的軟體在產生檔案時,同時增加了不少額外的內容,甚至翁佳驥在去年在自己的部落格寫了一篇文章,建議文件格式的轉換,應改用LibreOffice。

而面對微軟Office軟體與檔案格式相容性的質疑,微軟也有話說。該公司的首席技術與策略長丁維揚表示,由於他們產品的功能,向來就比ODF格式規範要來得多,因此格式上可能會出現不一致,但基本上還是他們遵循ODF的規範,同時也得到英國政府等公部門認可。

雖然軟體對於檔案相容性不佳的部分,雙方仍然各執己見,但我們看來,ODF受各界重視已是大勢所趨,因此這方面的改進指日可待。

可支援ODF格式的應用軟體與雲端服務

論及能夠存取ODF格式檔案的軟體,許多人會先想到的是Apache OpenOffice與LibreOffice,然而許多廠商在其軟體或是雲端服務裡,已經加入了相關的支援,使用者若是想要編輯ODF文件,未必要透過上述2款開源的文書處理軟體。

這種檔案格式,已經得到微軟與Google兩大廠商的支援,因此,透過他們提供的行動裝置App與網頁,使用者在大部分的裝置與平臺中,都能夠檢視與編輯ODF檔案。不過,行動裝置App多數尚未提供完整支援,只有像LibreOffice Viewer、AndrOpen Office,以及Google推出的App等,才有編輯與存檔的功能。

電腦端支援的軟體

● 微軟Office 2007 SP2以上版本(註1)

● 微軟WordPad(註2)

● LibreOffice

● Apache OpenOffice

雲端服務

● Google Docs、Sheets、Presentations

● 微軟Office Online、SharePoint Online、OneDrive

● Box雲端空間(支援檔案預覽)

行動裝置App

● Google Docs、Sheets、Presentations

● 微軟Office(註1)

● LibreOffice Viewer(Android)

● AndrOpen Office(Android)

● OOReader(iOS)

註1:macOS版Office 2016,以及行動裝置版Office App,僅可經由線上轉檔後,讀取ODF格式檔案。

此外,舊版Office可透過加裝附加元件的方式,支援存取ODF檔案。

註2:Windows 7以上版本作業系統內建的WordPad能存取ODT文件。

(資料來源:中華民國軟體自由協會、微軟,iThome整理,2017年9月)


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