iT自救術─構成文件的元素解析

When I was a little student……，我記得國小不知道幾年級開始，老師教我們寫作文，第一堂課最要緊的「交待」就是：
「題目前面空四格，每一段前面空兩格，不可以一段從頭寫到尾，有必要的時候文章要分個幾段。」

如果你常看星爺的電影，你大概會想要這樣接話：「那什麼時候是『有必要的時候？』」

老師的答案卻是一點也不無厘頭：「就是文意上需要分開的時候就對了。」

那時是小學一年級還是二年級？忘了，總之我們幾個小蘿蔔頭似懂非懂的就開始寫作文了，結果是文筆不通順者有之，分段無邏輯者有之，文意不充實有之，內容如流水帳般無趣、生澀、乏味者有之。那到底什麼是沒有的？寫出一篇能看、好看、大家愛看的作文是沒有的。但不管怎說，老師的吩咐我是記住了，「題目前面要空四格，每一段前面要空兩格。

終於小學畢業也很久了，來到了電腦時代。但是不管你相不相信，承不承認，事實上大部分人對於文字的運用，能力是很薄弱的。

軟體的操作都是針對基礎元素設計
不過，幸好本人不走那種「一直批評批評批評，什麼錯都是別人的錯」那種路線，反正能力薄弱就薄弱，覺得需要加強能力的人就會自己設法去做，用不著我多費唇舌。但既然我們要學習文書處理，總得對於一篇文章的「基礎元素」有點認識，操作時才能得心應手吧！

你問我「為何研究構成文章的基礎元素之後，操作軟體才會得心應手」啊？

因為，所有文書處理軟體都以這些基礎元素作為操作單位，如果沒有仔細了解這些基礎元素的定義，那我保證你只能「灰撒撒」的惡搞你編排的文件，最後搞到整個文件格式亂七八糟，軟體不聽使喚，然後你又開始抱怨「軟體爛，電腦爛」。是，這種抱怨我聽多了，只可惜抱怨又有何用？其實軟體不是不聽話，而是大部分軟體是以「合理而有效的」（也就是，正確的）方式設計的，而這和你「自我想像」的方式不同，所以你才會把文件的樣式弄到無藥可救。與其老是抱怨，還不如把基礎的概念學熟，保證你用哪套軟體都可以事半功倍。

「段落」是最重要的基礎元素
我個人認為，文書處理中，最重要的文件基礎元素應該是「段落（paragraph）」。

不管是Word 2007/2003還是OpenOffice.org Writer，當你建立一份文件，用輸入法輸入了一些文字，無論這些文字是中文、英文、空格還是標點符號，總之，你按下Enter之後，前面打的文字就是「一段文字」，而Enter這按鍵輸入的就是「段落分隔符號」。

也就是說，每一段文字的結尾最後一定有一個「段落分隔符號」，只要你按下Enter鍵就可以輸入這符號。

如果有一個段落太長，或是「應該」分成兩段，只需要把I形文字游標移到「當斷處」，按下Enter即可。同理，如果某兩個段落需要合併成為一段，只需要用Delete鍵或是Backspace鍵，刪掉那個段落分隔符號即可。

使用文書處理軟體的初學者常犯的毛病是：每次「換行」就按下Enter，這會導致軟體「神經錯亂」，不知道哪個才是真的段落。若是你改變紙張的左右邊界，文件的版面就會整個亂掉，段落將無法正確重排。

由於這段落分隔符號這麼重要，所以在Word和Writer的預設值裡面，這個符號會特別顯示出來（請參考附圖）。我要強調的是：段落分隔符號這類「有作用，但是列印時不會顯示」的特殊功能符號，在Word 2007裡面稱為「編輯標記」，在Word 2003裡面稱為「格式化標記」，在Writer裡面被稱為「控制符號」，你要是覺得畫面上有這些符號亂討厭的，也可以關閉它們的顯示，但我個人是不會這麼做，因為它們可以幫助你理解文件的「構成」，反正又不會被印出來，就留著吧！

Word 2003的段落標記和設定更改

Word 2007的格式化標記選項

Writer控制符號的設定更改

紙張大小和邊界設定
如果你曾操作排版軟體──那你應該不用看這篇文章，因為排版軟體更複雜多了，所以我直接告訴各位。如果你操作Adobe的InDesign，每次建立一個新的文件，一開始的時候，排版軟體就會要求使用者設定好紙張的邊界和紙張的尺寸。

「一開始」就要設定好？是的，因為就排版軟體的邏輯，排出來的東西終究是要印出來的，而且每一頁的版面都不能隨意更動，幾乎不可能在排版完成後再改變邊界。如果這麼做，整個文件就得全部重排，幾乎等於重作。是的，即使改變邊界，你之前所做的「工」就等於白做。

文書處理軟體比較沒那麼嚴格，如果你的東西沒有複雜的圖文框，基本上只是文字流啊流，那倒是容易，每次建立新文件，頁面會使用紙張尺寸和大小的預設值，每次你更改這些值，整篇文件就會自動進行段落重排，一切都是自動化的。如果你的文件比較嚴謹，印出來之後甚至要「裝訂」，除了四周的邊界，還得留下所謂的「裝訂邊」。Word的使用者可以去「版面配置」項目中調整這些設定，而Writer的使用者可以到「格式」功能表底下的「頁面」去尋找。

叫出Word 2003版面設定對話盒

叫出Word 2007版面設定對話盒

叫出Writer的版面設定對話盒

更改Writer的頁面設定

本期結語：掌握「元素」也要掌握「結構」
礙於篇幅，只能先簡單介紹兩個文件的重要元素和相關的操作，各位應該會覺得這樣的學習很「片斷」很「零碎」，沒有整體感。是的，這是因為我還沒有把這些元素間的相互關係仔細介紹。段落的構成元素又是什麼？這些元素又如何影響段落的形式變化？這些內容，會是下期的主題。