第一銀行高層開會用iPad 深度控管機密動向

臺灣金融業是一個內稽、內控相當嚴格的產業，尤其是銀行業，更是其中之最，對於許多的無線網路和行動設備的趨勢，基本上的態度都以謹慎保守為主，基於嚴格資安管控需求，多數銀行的態度都是「能不開放絕不輕言開放」。

但是，第一銀行資訊處處長李進富表示，即便在管控嚴格的銀行資訊部門，在面對各種最新的行動應用時，也很難做到昧於現實、全然抵抗，尤其是，在該公司董事長基於機密文件控管和環保、企業社會責任的前提下，希望先從公司高階主管改用平板電腦取代紙本開會，做到「用平板取代紙本、用觸控取代翻頁」，這也同時開啟第一銀行行動化的序曲。

控管機密文件和節能省紙是兩大推動力
銀行保管了許多開戶或交易的個人資料，也儲存許多公司營運的機敏資料，因為銀行業是一個高度法遵的產業，所有的機密資料保護，從主管機關到一般民眾，都以最高規格的標準看待銀行的機敏資料保護。

因為清楚知道機密資料保護攸關銀行業生存的命脈，所有銀行員工從上到下，都將機敏資料保護視為重要的營運核心，第一銀行董事長也針對高階主管開會時，會接收到許多機敏資料，希望能透過將既有的紙本會議改成用平板電腦開會後，讓紙本資料全部電子化，進而落實銀行機敏資料的控管。

第一銀行資訊處處長李進富表示，公司的高階主管開會時，以往接觸到的都是紙本的機敏營運資料，但因為缺乏深度控管工具，對於相關紙本資料的流向難以控管；反而開始使用電子資料時，雖然資料數量較為龐大，卻因為可以做到深度控管，連每一個人對於相關電子資料的存取，都可以做到有跡可循、高度控管。

而近幾年，節能減碳的環保意識抬頭，加上企業逐漸看重落實企業社會責任（CSR），也讓很多公司在營運目標的設定上，不再只有單純的營運數字，還得開始囊括更多質化的目標。

對第一銀行也是如此。李進富指出，以該公司高階主管每周、每月召開的各種定期會議為例，平均2～3小時的會議，光是會議的紙張用量每個人至少10～30張，加上參考資料，每個人平均20～40張；若是遇到更大型的審查會議，每場平均都有70～80個議案，每個議案最少10張起跳的紙本會議資料，平均用紙量相當可觀。

第一銀行資訊處同仁，有針對高階主管會議紙張用量做過初步統計，每一次大型會議需要使用1,500～2,000張用紙，估算第一銀行每年大型會議次數來概算1年內的會議用紙，至少需要使用26萬張A4用紙。若依據中華紙漿公司公告每包500張A4影印紙碳排放量為3.2公斤的話，第一銀行光是節省相關的會議用紙，1年內就可以減少1,664公斤的碳排放量。

由高階主管試用，選用iPad作為開會載具
由於公司高階主管是採用平板電腦開會的主角，究竟要選要哪一個行動載具，資訊處並不敢自作主張。第一銀行資訊中心系統管理處高級專員姚威宇表示，在2010年規畫平板電腦開會的專案時，便將市面上既有的可能選項，提供給高階主管親自操作選用。

在2010年當時提供試用的產品包括：Amazon推出的Kindle電子書、微軟觸控螢幕筆記型電腦、整合式觸控電腦（AIO）以及iPad等4個選項。但姚威宇說，高階主管在試用後，一致覺得iPad操控性比較友善、靈敏而勝出。

不過，選用iPad對於資訊部門同仁而言，還有另外一個潛在優點就是，iPad上有超過十萬種以上App可選擇，那資訊處就可以針對所需功能找到適合的App，組合出可以滿足高階主管用平板開會的需求。

無線和3G網路控管是第一個挑戰
選定iPad作為平板開會的載具後，第一銀行立即面臨到的挑戰就是：無線網路控管和iPad裝置控管的問題。

由於第一銀行先前已經取得包括IOS 27001在內的資安認證，加上銀行業本身嚴謹的內稽、內控程序，李進富表示，當年確定要提供iPad作為高階主管開會之用時，該公司在法規遵循和各種稽核的要求規範下，先後修改了包括第一銀行的內規以及資安政策。他說：「從內規和資安政策開始放寬無線網路的使用，到後來實務面對於無線網路的管控，才能夠做到控管行為和政策規範一致。」

銀行對於無線網路基本態度是抗拒和保守的，但面臨行動應用的需求時，仍必須設法解決。姚威宇表示，在無線網路的控管上，第一銀行透過無線網路交換器做ACL（Access Control List），設定IP存取規則，並且認定公司發放iPad的Mac Address，才能連線到第一銀行提供的無線網路服務。他說，今年無線網路設備升級後，還會在iPad中安裝憑證，作為連線到公司的無線網路後，除了鍵入AD（目錄服務）的帳號和密碼之外的身分驗證工具。

如果不在第一銀行無線網路的環境中，也提供3G網路的連網服務，讓高階主管在外奔波時，也可以透過3G網路連回公司內部存取資料。但3G網路的控管相對麻煩，姚威宇指出，採用電信公司提供的MVPN服務，透過3G網路的VPN連線才可以存取銀行內部的系統。他說，因為所有3G網路都會先連回公司後再連到外部網路，因此，第一銀行的各種資安政策，包括網頁過濾、IPD（入侵防禦偵測）設備的規則等，都能一體適用在這些平板裝置上。

李進富表示，藉由提供高階主管專用的iPad，有助於推動高階主管的e化和M化，也因為便利存取內部資訊，也有助於提升高階主管的內部決策效率。

善用官方工具控管iPad裝置安全
行動裝置的控管向來是一個大問題，但第一銀行因為是公司配發iPad，控管的問題較小。目前第一銀行是針對高階主管推廣用iPad開會，原本採購55臺第一代iPad，到2012年設備更新成內建前攝影鏡頭的New iPad。

姚威宇表示，因為目前第一銀行配發的iPad數量並不算多，初步並沒有導入任何商用的MDM（行動裝置管理）功能的產品，但為了將公司配發的iPad統一做資產管理以及提供後續維修或協助之用，他也自行建置了一個管理iPad的入口網站，iPad的首頁上都有該網站的App，透過點選後就會連到該入口網站，內建詳細的資產編號、硬體規格以及相關的描述檔等。

那要如何控管iPad呢？姚威宇說，第一銀行直接採用蘋果提供的官方工具：iPhone Configuration Utility（適用所有iOS設備）針對企業的安全需求，在iPad裝置進行新的描述檔設定。

這個官方工具是蘋果提供企業用戶，針對iOS行動裝置自行設定的工具，透過設定所謂的描述檔，可以設定包括iPad在內的安全性政策，例如：是否強制啟用密碼，密碼要幾位數，是否使用英文當密碼，密碼輸錯幾次後，手機內容會被刪除等規範。

姚威宇表示，像第一銀行則將該公司內建的無線網路設定寫入該描述檔中，公司配發給高階主管的iPad，只要處於一銀自建的無線網路環境後，不需要輸入任何帳號密碼，就可以直接認定安全連線；其他也可以設定VPN、微軟Exchange電子郵件伺服器、企業安全憑證等等。他強調，iPhone Configuration Utility除了密碼、網路等常見的安全性設定外，企業也可以控管iPad上的裝置功能是否啟動，例如攝影機或是藍牙裝置等。

不過，目前第一銀行分批採購iPad數量不算多，所以姚威宇在設定iPad的描述檔時，仍必須一臺一臺地接上寫入描述檔規範的Mac電腦，是比較花時間成本的。不過，他指出，未來如果有大規模的行動應用時，就會考慮採購商用的裝置控管（MDM）軟體。

結合NAS和檔案瀏覽App，提供開會文件共享平臺
第一銀行在推動用平板電腦開會時，希望能落實「用螢幕取代紙本、以觸控代替翻頁」，在對既有會議和員工作業流程改變最小的前提下，達成用平板電腦開會的目的。

李進富表示，由於用平板電腦開會剛開始僅限於少數的高階主管，除了設備費用花費外，希望能採用最精簡的方式達到用平板開會的目的，因此沒有刻意導入專用的電子會議系統，而是從既有超過十萬種的App中，搜尋最符合第一銀行需求的App使用。

開會最重要的就是會議資料的統整，為了提供所有人有固定的文件存放和下載之處，姚威宇說，第一銀行先採購一套NAS（網路附加儲存）設備作為文件存放下載之用，同時和企業內的AD（目錄服務）整合，讓每個人只要用既有的權限，就可以登入該NAS，並依照權限存取相關的檔案內容。

因為不想大幅改變既有檔案存取模式，希望能維持既有「網路芳鄰」的作業模式，姚威宇說，第一銀行使用了一個可以支援網路芳鄰SMB協定的App「File Browser」，讓使用者從iPad上，也可以找到網路芳鄰中的檔案伺服器去下載檔案。

因為微軟文書格式並不相容於iPad，姚威宇說，召開會議人員比較麻煩的步驟則是，必須將文書檔案一律轉成可以跨平臺使用的PDF檔案。他表示，當高階主管將文件下載到iPad後，第一銀行則選用付費版的App「PDF-Notes」，讓轉格式成PDF的文件都可以畫線、註記，頁數多的文件檔案，也提供書籤功能，便利閱讀和搜尋。

李進富表示，第一銀行用平板電腦開會時，除了iPad設備的購買，軟體的費用不超過500元，主要就是同仁肯花心思在App Store中，找到可以滿足需求的App，也大幅節省相關的建置費用。

如果會議現場臨時需要紙本列印，姚威宇表示，iOS 5.0版本後提供Air Print功能，第一銀行採購支援Air Print功能的印表機，作為無紙化會議使用。至於投影的部分，他說，iPad除了透過實體的VGA轉接器，接到投影螢幕上，第一銀行也採用Apple TV提供無線投影功能，可以將iPad桌面的畫面投影在投影螢幕或其他液晶顯示器上。

iPad能延伸數位分機與視訊會議
李進富表示，當高階主管越來越習慣使用iPad後，iPad的應用將會更多元，例如，現在有些主管已經直接拿iPad上臺做簡報。對iPad的使用，從陌生到熟悉，第一銀行資訊處也希望能延伸iPad的行動應用，讓高階主管即便在外面巡點奔波時，若有需要其他公司部門員工的協助，都可以便利達成目的。

許多第一銀行現行採用的商用軟體，其實都有支援iOS行動裝置，像是視訊會議系統也有支援iPad的App，企業的網路電話（VoIP）也有iPad的App。他說，資訊處也會將包括視訊會議和可以作為數位分機的網路電話App，陸續安裝到高階主管的iPad上，只要高階主管有需要，手邊都有經過測試可用的App可以立即使用。

iPad讓高階主管更為行動化，李進富指出，因為沒有前鏡頭，所以，資訊處幫高階主管從第一代iPad硬體更新到New iPad，但這批汰換下來的第一代iPad，則將提供給理專使用，相關的產品資訊都可以匯入該臺iPad中，讓理專人員介紹產品時可以更為便利。

第一銀行採用平板開會的優缺點
優點：
● 節能省紙
● 控管機密文件
● 具有機動性
● 帶動第一銀行行動化

缺點：
● 會務人員需要將文件轉檔成PDF，供iPad使用
● 改成電子文件的閱讀習慣需要改變
● 需要花時間找到適用的App
● 行動裝置要自行設定控管

第一銀行資訊處處長李進富表示，結合NAS系統分享會議文件，再搭配具有網路檔案瀏覽功能的App，就能打造出用平板開會需要的平臺。

第一銀行使用蘋果官方工具，在iPad上寫入符合該公司資安政策的描述檔。

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