企業要導入一套ERP系統,可以選擇自行開發,也可以委外由軟體廠商協助導入套裝軟體。

如果選擇自行開發,企業內就必須擁有一定的IT人力,從系統設計、程式語言開始寫起,需要花費一定的時間和精力。相反地,委外導入軟體廠商開發好的套裝軟體,則不需要培養開發人力,但缺點卻是,系統不一定完全符合企業內部作業流程。

中美矽晶資訊部經理陳日新用穿衣服,來形容企業導入一套系統。他表示,企業如果自行開發一套系統,就好像要穿衣服時,養一群裁縫師,從衣服買布、打版開始設計起。而導入軟體廠商開發好的套裝軟體時,則就好像是到百貨公司內買統一打版好的套裝,每個人買到的樣式都相同,但如果不稍做修改,套裝無法完全符合自己的身形,穿起來就不一定舒服。

早在多年以前,中美矽晶內部的資訊人員,就自行開發了一套ERP系統,但卻在1999年,決定重新導入軟體廠商開發好的套裝ERP系統。

這樣的選擇,聽起來有點弔詭,已經依照企業身形,費時費力開發好一套系統,但卻在最後,決定捨棄並重新翻盤穿上跟其他企業一樣版型的套裝。陳日新認為,背後最大的原因,就在於時間和人力等兩大問題上。

從自行開發到委外導入套裝軟體,大幅節省時間與IT人力

中美矽晶是臺灣第一大矽晶圓材料廠,旗下事業體除了中美矽晶之外,還可區分為環球晶圓、中美藍晶等事業群,分別生產矽晶圓材料、太陽能和光電晶圓等,公司內的生產工廠分散在臺灣、中國、日本、美國等全球各地。

1999年,為了因應Y2K千禧蟲危機,中美矽晶決定從原本自行開發ERP系統,轉換到軟體廠商開發好的套裝ERP。陳日新表示,企業如果要自行開發一套系統,可能至少需要培養10幾個IT人力。但當系統開發完成了,資訊部門業務量減少了,這些人力又該如何縮減或保留。此外,開發一套系統可能需要花費長達1年以上的時間,但企業內的業務需求又一直在變化,當IT人員好不容易開發完成後,系統反而可能一樣不合身了。這就是當年中美矽晶決定採用軟體廠商開發好的ERP套裝軟體的原因。

但導入廠商開發好的系統,企業IT人員也不是就光顧著維護使用就好。陳日新表示,擔任中美矽晶內部的資訊人員,其實最大的任務,就要再客製系統。

對中美矽晶來說,系統客製開發的工作比例很重,甚至還為使用者設計出很多防呆機制,減少使用者系統操作錯誤的機會。

「因為如果不修改,系統就不會合身,穿起來就不舒服」,陳日新表示,套裝系統為了要能讓不同的企業都能夠使用,因此在設計上彈性空間就比較大,不會完全依照產業特性來設計系統流程。

但相對的,因為不完全符合企業流程,使用者在操作時,流程就不順暢,甚至還必須要仰賴很多人工記錄,才能夠操作系統。

陳日新舉例說明,過去在中美矽晶內,從業務接下訂單,到生產製造排程,因為業務量很大,因此生產部門發料、退料的機率比例也很高。

第一生產單位生產出第一道產品材料後,要再運送給第二單位使用。每一個關卡所生產出來的樣式、數量等資料,並無法直接在ERP系統上依照流程自動拋轉給第二單位。因此,當第一生產單位生產完畢後,員工還必須要借由Excel等其他文書工具,才能將生產記錄再轉交給下一個流程部門。

第一生產部門將生產記錄輸入到ERP系統後,而第二單位又要再依照Excel檔案,重新盤點,並將收到的材料數量、材質等再一次輸入ERP系統。當工作流程需要牽扯到多次人工作業時,出錯的機率就會比較大。甚至因為前端鍵入的資料出錯,而影響後續分秒必爭、環環相扣的生產製造流程。

因此,陳日新表示,中美矽晶內的資訊部門,就要想辦法將原有的套裝軟體做客製,讓系統可以更符合營運流程,降低人工出錯的機會。

建立防呆機制,減少人為錯誤

中美矽晶IT人員先定義好ERP系統內每個欄位應該鍵入的資料種類,舉例來說,如果這個欄位是產品批號,那該欄位就只能輸入數字,欄位內可以輸入的數字數量、批號的編碼規則等,IT人員都要先定義好,使用者不能輸入不符合規定的資訊,減少後續工作上的錯誤。

此外,除了防呆機制之外,還要先找出營運的標準流程,利用系統操作,為使用者定義出好的作業流程。陳日新表示,系統化管理的最大好處,就是可以減少人為的疏失,用系統來控管生產製造流程。

因為在製造領域上,無非就是人、機、料、法等4大因素。機器和材料,都是生產管理部門的專長,但「人的問題,就是資訊部門最容易掌控的」,陳日新表示。

透過系統,可以讓生產製造上的流程資訊透明化,每個環節的進度、生產的數量等,都可以透過系統直接拋轉,員工不用再費時輸入資料。

陳日新表示,如果第一生產單位生產了100片晶圓切片,但運送到第二生產單位時,卻因為人為的盤點疏失,而只記錄了99片,後續製造程序,就會發生現實與記錄不符合的情形。

如此,當跑到最後製造流程要出貨時,盤點人員就根本無法得知是產品遺失,抑或是盤點不正確,錯誤無法從頭追查起。

但當工作流程都依照系統自動串接完成時,這些問題,就能夠解決。這是陳日新認為CIO和IT部門應該扮演的角色,協助企業定義出好的工作流程,並且用資訊系統來限制人為疏失。

營運模式多變,系統也要跟著彈性做調整

而近年來,隨著市場競爭,中美矽晶也創造出很多新的營運模式。陳日新表示,資訊系統必須要能隨著公司內業務彈性做調整,這也是客製系統的過程,必須要花費苦心下的另一道功夫。

製造業受限於市場競爭壓力,企業內的營運模式很多元,中美矽晶除了販售自行生產的晶圓產品之外,還包含著許多三角貿易類產品。依照客戶的需求,先向第三方業者購買產品,再販售給第一線客戶。

第三方業者的貨源可能來自於不同地區、不同廠商,有的客戶重視產品品質,因此中美矽晶向第三方廠商購買產品之後,還必須要運回自己的工廠,重新檢查產品品質和包裝。但有的客戶則要求快速,中途不用再透過中美矽晶,可以直接由第三方廠商將產品運送到客戶端。

因此,根據不同的客戶類型,陳日新就必須要調整系統,創造出不一樣的因應系統流程。當業務接下一筆訂單時,就會創造一筆新的營運模式,IT人員必須要先依照業務類型,決定鍵入系統內的批號規則。

不同的貿易模式採用不同的批號標記,因此,從業務接單,到轉發給不同生產製造單位時,工作流程即使持續進行,後端生產、盤點單位,也可以知道所採用的營運模式是什麼。

此外,除了三角貿易模式之外。近年來,中美矽晶高層也提出新的借貨管理模式。將中美矽晶生產的產品,預先借放在客戶的廠房內。與過去不同的是,過去客戶需要自行先估算需要使用的物料,並預先付款。但在借貨模式下,中美矽晶產品先預借給客戶,對方可以不用先付款,生產使用了多少貨料,中美矽晶最後才結帳。客戶可以不怕沒有原料存貨,也可以減少囤貨備料的風險。

為了博取客戶的訂單,中美矽晶用這種新的模式來因應。但相對地,借出商品的業務人員,就必須要更精準的掌控物料的數量與狀況,甚至包括產品的品保等問題,都必須要因應新的模式而修改。因為產品不是放在中美矽晶的工廠內,當產品要盤點、檢查品質等問題時,就與過去的營運模式有很大的不同。

中美矽晶IT人員,就必須要跟著這些業務上的改變下很多客製的功夫。這是陳日新認為要下足苦心跟著營運模式調整的。

親上前線了解客製需求

而這麼多的改變,陳日新因應的秘訣,就是親自到第一線的生產製造部門學習。陳日新曾在2008年,受高層主管所託,兼任了生產管理部門的主管。

這一年的時間,對陳日新來說,是個寶貴的經驗。因為終於有機會可以親上前線,了解使用者需求,包括參與了生產製造的計畫、排程等,當業務接下一筆訂單後,要如何依照每個廠房的優缺點,去決定每個流程生產的地區,來加速生產時間並降低成本。

陳日新表示,每個廠區的人力和設備都不同,因此,不同工廠內就都會有不同的優缺點。每一個產品製程,適合在哪一個工廠製造,都需要有全盤的規畫,才能讓製造的成本壓低、製造的速度加快。

而成本和速度,就是製造業的決勝點。如何從客戶的眾多原物料供應商中,爭取到第一大出貨量,又或者要如何提出最低廉的價格,又同時保有最大利潤,這些都是製造業必須要斤斤計較、並且環環相扣的本。

有了一年親上前線的經驗,讓陳日新發掘很多系統客製仍不足的地方,包括發現使用者仍使用Excel等辦公軟體在工作,系統流程仍未完全符合流程等問題,都在這一年中陸續發現並解決。

陳日新即使因為企業IT人力和時間問題,捨棄自行開發,採取委外導入軟體廠商的套裝系統。但他領導IT人員客製系統所下的功夫,絕對不比重頭開發一套系統來的少。這也是中美矽晶可以從競爭白熱化的製造市場中,持續獲利的秘訣。

堅守客製開發細節,讓系統可以更符合企業身形,穿得舒服,企業營運也可以走得更穩健。


中美矽晶資訊部經理陳日新認為,即使導入套裝軟體,但他領導IT人員客製開發系統所下的功夫,絕對不比從頭開發一套系統來的少。

 

CIO小檔案- 中美矽晶資訊部經理 陳日新

● 學歷:萬能工專(現改制為萬能科技大學)電子系
● 經歷:從學校畢業後曾進入軟體開發業,負責建築相關的軟體系統開發。5年後轉換跑道進入中美矽晶資訊部門,參與長達10多年的中美矽晶資訊建置,並曾在2008年兼任生產管理線主管一年時間,參與前線生產排程與管理,現任中美矽晶資訊部門最高主管

中美矽晶

● 地址:新竹市科學園區工業東二路8號
● 成立時間:1981年
● 主要業務:半導體、太陽能及藍寶石等三大晶棒與晶圓產品
● 員工數:約2千人
● 資本額:19億8,400萬元
● 董事長:盧明光
● 總經理:徐秀蘭
● 網址:www.saswafer.com

資訊部檔案
● 資訊部門主管職稱:經理
● 資訊部門主管姓名:陳日新
● 直屬主管:總經理
● 資訊部門人數:14人
● IT預算:2~3千萬元

IT部門大事紀:
● 2010:ERP、MES、Flow系統升級並建置IFRS系統
● 2011年:建置私有雲將中國廠區系統建置集中化管理
● 2012年:全面控管無線網路,防禦非法設備入侵,並建置三角貿易自動化系統和二代健保系統

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