▲財政部財政資訊中心帶領臺灣5地區的國稅局導入OpenOffice辦公軟體,目前共計8千多名員工使用,財政資訊中心估算,共省下了約1億3千萬元的軟體購置費用。

財政部財政資訊中心加上臺灣5地區的國稅局導入OpenOffice辦公軟體,目前共計8千多名員工使用,更預計在今年大幅移除原有的微軟Office軟體,只會保留5%的Office軟體授權,用於轉換對外交換的文件檔案。

在2011年時,財政資訊中心和5地區國稅局(含臺北國稅局、高雄國稅局、臺灣省北區國稅局、臺灣省中區國稅局和臺灣省南區國稅局)接下了一個政府招案,這些單位將會有密切的合作,自然文件檔案交換頻率也會增加,同時,又面臨機關內部Office軟體版本過舊,大都是微軟舊版的Office 2000或Office 2003,正好是辦公軟體的升級時機。

但是考慮到全部換新的Office軟體授權費用並不便宜,Office 2007以上版本的使用介面也和過去大不相同,財政資訊中心就開始考慮,既然使用者都要適應新介面,那不如趁這個機會導入開放格式的辦公軟體。

因為財政部屬公家機關,大部分屬敏感資料,所以辦公軟體在線上操作較有洩漏資料的疑慮,在這個考量之下,像Google雲端作業軟體自然就不在考慮範圍內。

負責導入這次專案的財政部財政資訊中心助理設計師曾政龍表示,當時財政資訊中心想買斷授權,又希望不被軟體格式限制,因此同時評估了3個自由軟體方案,分別是LibreOffice、OpenOffice和EIOffice。

但實際比較過後,發現EIOffice不夠自由,輸出的文件檔並不是ODF的開放格式,而LibreOffice對使用者使用問題的支援較不足,有問題時沒辦法立即解決。最後,財政資訊中心才選擇OpenOffice作為替換微軟Office的選擇方案。

高層主管出席教育訓練帶頭導入
決定好軟體後,財政資訊中心從2011年11月起,就開始進行OpenOffice的一連串導入措施。

首先是舉辦財政資訊中心以及5區國稅局的OpenOffice內部說明會,但重要的是,每次有內部說明會,財政資訊中心主任蘇俊榮,以及各國稅局的高層主管都會親自出席,來支持這個專案導入。

此外,蘇俊榮更會在很多公開場合宣導Open Office的好處。在推廣期間,財政資訊中心和5區國稅局甚至共同舉辦了「OpenOffice.org學習成果文件競賽」,透過競賽讓使用者熟悉這套軟體。

曾政龍表示,這次的專案能夠導入成功,有很大原因來自於高階主管的支持與親身力行,帶領底下員工嘗試和過去不同的辦公作業軟體環境。投入人力幫助使用者轉換

OpenOffice和微軟Office的文件格式仍有不相容之處,例如微軟Office的Word文件檔轉存成OpenOffice文件檔時,就可能發生版面格式錯誤的問題。

曾政龍表示,財政資訊中心原本就知道這個問題,他們最常用的又是Excel的試算表功能,萬一因格式錯誤,例如原本要填入A格的資料反而填入了B格,文件內容就可能無法使用。因此在導入前,財政資訊中心就先花了一番工夫分析文件,知道哪些文件格式,容易造成格式轉換的版面錯誤。

最後的結果是,大約44%的文件在不同Office軟體轉換時,會出現格式錯誤,使用者得手動調整文件格式,但有56%的文件能夠自動轉換成功。透過這樣的分析,財政資訊中心在實際導入時,也能知道針對哪些文件,必須加強協助使用者進行文件轉換的教學。

要將過去財政資訊中心的文件都轉為ODF開放格式,是件不小的工程,為了解決使用者的軟體使用問題,財政資訊中心不僅提供線上諮詢和電話專線,讓使用者擁有連絡窗口解決問題,曾政龍更依人數為單位,最少10~20人、最多40人為一組,配置1個種子人員以面對面解決OpenOffice使用及文件轉換問題。

保留5%舊版軟體作為對外文件交換緊急窗口
財政資訊中心加上5區國稅局目前已共計8千多名員工使用OpenOffice,內部文件流通也採ODP檔案格式。但是對外的文件交換,仍有相容問題存在,因為其他政府機關大都還是使用微軟Office,和OpenOffice文件檔案格式並不相容。

因此財政資訊中心的應對方式是,如果只是提供瀏覽而不讓對方編輯的文件,那就採PDF格式來交換;但如果是需要交給上級機關修改的文件,例如行政院或立法院,那就將這些文件檔案在OpenOffice中,轉存成微軟Office文件的格式,舉Word來說,再另存成Doc格式。

另外,有時候政府機關也會有急迫性公文下達,要財政資訊中心與國稅局快速回覆,所以在對外窗口上,仍會保留5%的微軟Office軟體授權,來快速編輯與回覆文件,以免收到緊急公文時還得先轉檔成ODF,編輯完成再轉存成Doc檔案。

財政資訊中心與5區國稅局目前共計已在其內部14,039臺個人電腦上導入OpenOffice,財政資訊中心估算,省下了約1億3千萬元的軟體購置費用。文⊙楊晨欣


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