在臺灣,所有的上市櫃公司的財務報表,都需要先經過會計師事務所簽證過後,才具有一定的公信力,尤其是所謂的全球四大會計師事務所,更是深獲全球企業用戶的信賴。

其中,資誠聯合會計師事務所(PwC Taiwan,簡稱資誠)在2009年,成為首家獲金管會評為「無缺失」的會計師事務所,更在2011年榮獲2011年度最佳會計師事務所。

對於資誠聯合會計師事務所的獲獎,該公司執行長張明輝認為,會計事務所的信任度不只是來自會計專業上的肯定,長期以來,為了形塑一個有效率又可信任的作業環境,讓查帳更精準、更有效率,資誠更早在10多年前,率先將IT科技導入電子查帳與電子稽核的作業項目中,大幅提高同仁查帳的效率和可信任度。

張明輝說:「資誠每年的IT投資至少2億元,願意長期持續投資IT,就是因為這樣的IT投資為資誠帶來包括員工、客戶以及社會更大的價值。」

打造信任度,作業流程全球一致化

資誠聯合會計師事務所早在1970年由朱國璋與陳振銑兩位教授共同創立,到了1973年加入國際的Price Waterhouse事務所,同時引進相關的審計流程、方法及訓練課程,並於1975年正式更名為資誠聯合會計師事務所。

因為資誠引進國際性的作業規範,所有的作業方式與全球同步,而為了提升會計師的查帳效率,資誠會計師事務所早在10多年前,PwC全球便已經自行開發一套即時電子化工作底稿系統,稱為AURA。

資誠的會計師同仁們利用這套工作底稿系統進行企業客戶的查帳時,因為多數企業的資料與數據都在各自的ERP及相關的財會系統上,透過查詢企業的各種通訊協定以及軟體等,就可以直接在電腦上寫工作底稿,進行相關的會計稽核事項。

透過這套工作底稿系統可以大幅加速企業的查帳速度,由於已經事先在系統上,提供了會計師查核需要用到的各種選項,查帳人員只要用滑鼠勾選想要的表單,填妥對應要提供的資料後,就可以產出會計查核需要的檔案。

此外,由於已經可以事先評估企業承受的風險,會計師或查帳人員只需要將各企業的流程拉近這套半人工智慧的工作底稿系統後,透過十多年來所發展的樣本抽查機制,往往都可以精準地查出企業的帳務風險。

張明輝認為,即便是新進的會計師同仁,當有了這套IT系統的輔助時,都可以在短時間內,具備有足夠的能力稽核客戶提供資料的正確性,完成應有的查帳程序。這對於資誠的會計師而言,是一套有助於提升其專業能力的系統。

不只如此,這套工作底稿系統還具有「教練」的精神。張明輝指出,因為所有員工都需透過這套系統才能作業,工作底稿系統上的資料,只要在有網路連線的地方,就會主動回傳到資誠工作底稿的伺服器上,主管就可以在同一套工作底稿的系統上督導相關的工作進度,一旦看到進度延遲或出現異常時,相關主管和督導同仁可以從底稿系統上看到問題所在,以便盡快提供協助;而所有同仁在溝通上,也因為有同樣藉由工作底稿系統作為共通的參考基準,內部同仁在溝通時,也因為容易有共識,可以節省內部溝通的時間成本。

另外,全球各地的PwC員工都是使用同一套工作底稿系統,員工外派到不同國家的分公司工作時,他們只要登入系統就可以馬上開始工作,連工時的計算方式都全球一致。張明輝說,對資誠而言,這種標準化的作業方式,就是打造企業用戶信任感的重要基礎。

用IT改善工作效率,創造滿意度的正循環
也因為資誠同仁很早就開始利用IT系統,進行各種稽核和查帳的工作,張明輝表示,持續打造一個行動化辦公室,則是該公司多年來,持續努力的IT工作目標。

臺灣資誠全部共有2,700多名員工,其中有1,800名員工負責帳戶稽核,有100多人負責電子稽核,多數員工平時大多長期待在各地企業客戶的辦公室中,進行各種查帳與稽核作業,提高行動化能力是改善工作效率的關鍵。

因此,十多年前開始,資誠便配發每名員工一臺筆記型電腦,為了便利員工在各地辦公環境都能順利的連到公司內部網路,查詢所需要的資料,也在2年前陸續在辦公室區,部署了完整的無線網路。

「員工效率提升,是立即可見的效益。」他指出,資誠提供的是需要會計、稽核等專業知識的服務,當員工可以更有效率、更精準地提供客戶所需要的服務時,代表的不只是員工和事務所有效率,也意味著員工和事務所可以有更多心力,鑽研更多專業知識並提供更多的專業服務。

另一方面,公司規模越大,會計稽核的複雜性也越高,往往需要花費很多時間查核,企業客戶為了配合外部查核,有時會排擠了內部作業的時程。會計師事務所若能善用IT加速稽核流程與效率時,就能縮短查帳時間,讓企業客戶有更多的時間來爭取業績和資源。張明輝表示:「當員工、事務所和客戶都藉由IT服務獲得更好的營運成效時,就會形成一個不停止的正面循環,持續提高員工、事務所和客戶的滿意度。」

張明輝表示,雖然IT很難有一套量化標準來衡量後續衍生的效益,但可以肯定的是,當資誠用IT改善了會計稽核的工作流程,就已經帶給員工和企業客戶很多實質效益,這正是資誠願意持續投資IT系統的最大動力。

持續投資IT才能更省錢

資誠每年IT預算高達2億元,幾乎是小型金融業的IT投資。張明輝認為,隨著IT科技不斷進步,企業也要適時跟著採用新技術、投資新的IT系統。雖然檯面上看起來是不斷增加額外的支出,但若是能夠投資在對的面向,反而很快能創造出更好的投資效益。

他以資誠2011年完成的綠色機房為例,老舊的機房設備雖然還能用,但整體運算效能不佳,再加上冷熱通道的散熱設計不良,機房冷卻設備反而需要消耗更多電力來降溫,這也使得每年的機房電費一直都居高不下。

後來,資誠重新打造新機房,採用了許多綠色節能設計,新機房從2011年底啟用以來,每個月光是電費就比過去節省了50%以上。張明輝說,電費節省長期累積的效益,是相當可觀的,雖然改建機房是一筆龐大的支出,但隨著機房持續啟用,電費反而越用越省,「當初的IT投資反而創造更高的效益。」他說。

另外,提供VoIP的網路電話服務也是另外一種投資IT,反而得到更大IT效益的具體成效。張明輝指出,資誠員工現在撥打電話聯繫其他國家的同仁時,只需要透過撥打分機的方式,就可以找到對方,在電話費的節省上,多年來,已經讓網路電話的建置回本了。

趁著不景氣,打造未來5年IT架構
即便這兩年景氣不佳,張明輝表示,資誠的IT投資依舊沒有因此暫停,反而趁機加碼投資,還要汰換行之多年的OA辦公室自動化系統。

他認為,IT投資不是盲目無章法的,必須和公司組織發展策略吻合,趁著不景氣的時機,更要打造一套符合未來五年發展的IT架構,他說:「這是資誠IT主管規畫未來策略時必須思考的重要關鍵。」

不過,他也提醒,企業評估各種IT投資時,除了確認公司未來的發展目標外,也必須要能夠落實公司的內稽、內控機制,例如許多企業ERP系統導入失敗,往往是因為無法回歸到業務流程的最原點,落實最基本的管理措施。這也使得ERP流程整個串接起來後,無法有一套一以貫之的作業流程,就會導致ERP導入的失敗。

張明輝認為,企業必須持續投資IT,才能獲得更多的效益;但在IT投資之前,一定要先回頭審視企業發展的目標以及落實檢視最根本的作業流程,相輔相成的情況下,企業才更能獲得最大的IT投資效益。文⊙黃彥棻

CEO小檔案- 資誠聯合會計師事務所執行長 張明輝

臺灣大學商學系會計組畢業,退伍後就到資誠聯合會計師事務所任職工作幾年後出國讀書,取得美國德州大學奧斯汀分校會計碩士,學成返臺重回資誠聯合會計師事務所擔任會計師。擔任過全國會計師公會理事、臺灣省會計師工會理事、臺北市會計師工會監事。專長包括:企業上市上櫃輔導、企業併購策略規畫與實務,及上市上櫃公司治理實務;負責過客戶包括統一超商、正崴、元大證券、技嘉、微星、Toyota、Ford、IBM、聯合利華、3M等。


公司小檔案
公司名稱:資誠聯合會計師事務所/成立時間:1970年/員工人數:2,700人/IT部門人數:45人/每年IT預算:2億元

馬上按讚加入iThome FB粉絲團

Advertisement

更多 iThome相關內容