已經學過的文書處理技巧

● 文書處理檔案的文件格式
● 文字、段落和整篇文章的選取方法
● 剪貼簿的概念
● 文件「段落」的定義
● 段落標記的顯示開關設定
● 紙張大小和邊界設定
● 文件的結構(文件由各種屬性不同的段落構成)
● 文字樣式的調整方法
● 段落樣式的調整方法
● 段落縮排的調整方法
● 定位點與表格的概念
● 定位點設定實務
● 樣式設定實務
● 表格製作基礎
● 用Word或Writer列印郵寄標籤
● 檔案格式的初步了解
● PDF檔案的簡單應用
● 排版的初階概念
● 圖片的七種擺置方式


我不管那麼多,我就是要用Word做排版(而不是文書處理)!」

好的,如果你堅持的話,其實Word的排版功能應該可以滿足你。如果「很專業的排版人員」要用Adobe的InDesign(可能還有QuarkXPress),「半專業的排版人員」可以用Microsoft的Publisher,那「不專業的排版人員」才去用Word?當然不是,我不會這樣說,我會說:「專業的Word(或是其他文書處理軟體,像是OOo Writer)的愛用者,可以用Word做「任何事」!」

「任何事?」

「對,任何事……包括取你的……」好了,夠了,周星星又上身了,不過這好像是老梗了,我講過了?……好,我們來看「Word圖文框的應用方法」才是正經。

照例,在圖文框的應用操作之前,要先講些概念。第一個要講的概念是「免於閱讀」,第二個要講的是「欄」,第二個要講的概念是「線」。

「『欄』與『線』?什麼跟什麼啊?」

請各位繼續看下去。

排版的主要目的是「免於閱讀」
按理來說,文書處理的「基礎功能」主要是「傳遞訊息」,把文字打印在紙上(或是網頁上?),讓想看的人可以瀏覽之。不過「什麼事情到了『專業』的地步花樣就來了。」如果只是傳遞訊息,把紙上塞滿了10點(或是8點、13點……)大小的純文字,丟給讀者不就好了?

問題在於:「這麼做也行?」各位想想看,如果是「純文學」的書籍,那這樣還可能真的可以。但是,各位請想像一下,只是想像即可:

「如果把『雜誌、報刊』全部用純文字印給你,沒有圖片,只有字,你會想看/買這雜誌、報刊嗎?」

你要是說「會」,那我也只能說「I服了You」然後偷偷新裡暗罵「真是見鬼了」。現代社會的訊息已經「爆量」,所以排版的概念其實是「反其道而行」。也就是說,排版的目的其實恐怕是……
「免於閱讀」!

這樣的說法是否聳人聽聞?是的,我個人覺得這麼說可能會造成誤解,所以我簡單解釋一下。

排版內容的「層次」
簡單的說,除了「傳遞訊息」以外,一個頁面如果是「美麗的」,那可能會讓大家「更願意看」,所以專業排版工作者要做的事情就是:讓頁面盡可能美觀、讓人願意去看。

但是,美觀的看法不是「見仁見智」嗎?或許是,但美觀與否仍有「普世價值」的存在。林志玲小姐美不美?你當然可以持否定的態度,但可能有98%的男性和你的態度是相反的(也許還包括85%的女性也是,至於女性朋友持相反態度的比例較男性少的原則,則不在本文的探討範圍裡面)。所以我們可以假設:排版專業工作者在接受「排版專業訓練」時,除了研究「排版工作的技術」之外,也得學習「版面的美感」等等知識。學得了相關知識後,排出來的版面越美觀,那工作成果就可以吸引眾人的目光,而美編也就可以……混口飯吃。

不過本人所知道的一些版面概念,就是東看看西看看,雜湊而學得的,我沒受過什麼專業訓練。各位姑且聽之,姑枉看之。還好,這些概念都可以從各種出版品中得到驗證。

舉例來說,隨便找一張電影海報,或是一本雜誌的封面,通常上面會有大圖(吸引你眼球看的最重要物件),然後是大字(層次一)、次大字(層次二)、小字、小小字、小小小字(層次四、層次五……)。請問,你會把「每個字都讀一遍嘛?」

也許有的人會,但我保證,99%不會這麼做,大部分人都只看「重點」。你可以這麼說:排版工作的目的,在於讓讀者「可以方便抓重點,而免於去閱讀不一定重要的細節。」當然,細節還是在那裡。就拿電影海報來說,上面還是有一堆小字,上面寫滿了誰出品、誰導演、誰監製,誰主演、誰配角……,你「想讀的話」絕對還是找得到這些字,也還是看得清楚這些字,但這些字絕不會「顯眼」。

換句話說,好的排版確實可以讓你免於閱讀,因為重點早就「一目了然」。但是,如果讀者想看細節,也還是可以看得清楚,這就要靠排版者的功力了。如果操作得當,用Word也能達到「文件版面層次分明、清楚」的目的。

抱歉,不是幫電影做廣告,我只是想請各位讀者看一下,這海報其實從人物位置到所有的文字擺放,其實都有一定的層次設計,但整體而言還可以讓觀賞者覺得「這海報/電影」好看,這就是排版工作者的工作目標。「欄」和「線」的定義
以各位看到的這篇文章的這一頁而言,因為頁面很大,所以就被分成了4欄。一般而言,我自己把欄視為是「每一頁的直式文字框」。在排版軟體裡面,一個頁面的欄可能真的就是文字框;但在文書處理軟體裡面,使用者可以直接指定每頁的欄數,讓Word自動幫你處理文字的「流向」。其實文字流向也當然是「從上而下、由左而右」的填滿每一「欄」。

用「欄」的注意事項是「不能過多、不能過少」,因為每頁會分「欄」,目的是降低視覺壓力。一欄到底,大多是頁面較小的書籍(尤其是文字書、小說……),雜誌報刊這種大版面,大概沒人會一欄到底吧!(光用想像的,應該就把人嚇死了!)但如果欄數太多,每行字數過少,閱讀起來的感覺會變得「十分零碎」。一頁要幾欄才適合?你可以依據字體大小和頁面大小自己做試驗,這部份我不是專家。

至於線,更簡單,假設你的頁面有「三欄」,那就是有三個垂直的文字框,有框,就有「框線」,但請注意,框線裡面的文字,通常和「框」之間有距離,文字本身也有所謂的「和框的距離線」,這線也不能等閒視之。事實上,排版工作者整天就是和這些框線打交道。好的版面有什麼特質?清爽、整齊,尤其是對齊的線,呈現一種視覺張力,並不會讓你有不舒服的感覺(因為大部分的線都對齊了)。只是要注意的不只是框線,還有框裡面的文字所對齊的線(尤其是左邊線)。


這是一個A4的三欄排版簡單範例,並在欄中加入圖形,排版的效果不怎麼樣(只是個範例啦),但可以看出Word其實還蠻有當一個排版軟體的潛力呢!

文字框與「連結」
好,聽了以上三個概念後,現在來談談「圖文框」。

以Word而言,框有兩種大分類,一種是圖形,一種是文字方塊(還真不令人意外)。圖形框有五種(圖片、美工圖案、圖案、SmartArt和圖表),文字方塊有兩種(水平文字方塊和垂直文字方塊)。而排版工作的基礎,就是在每一頁方寸之間,適當的擺置這些方塊。

對Word而言,讓你完全當它是個排版軟體來用是可以的,文字部份,你可以放棄原先Word的文字自動流向功能,每一頁都插入文字框,把文字放入文字框內。

這時,上期有提到的概念就十分重要了。這概念真的很簡單,說穿了不值一文錢啊!但是你沒聽過就不能做排版了,這概念就是「文字框的連結」(我常稱為「鍊結」)。

排版工作者通常手上會有「待排版的素材」,也就是純文字和圖片。假設你有個4頁的文件要排版,那這4頁裡面,你會插入「若干文字方塊」。理論上,你的文字不會「只集中在第一頁吧!」不太可能,所以你的文字方塊一定也不只一個。

而「文字方塊的連結」,也就只是設定「當這個文字方塊裡的文字放不下以後,剩下的文字要流到哪個框?」

舉例而言,如果你的Word需要一張圖片,那你插入一張圖片是沒問題的。可如果這圖片下方(或是上方、左方、右方……隨便哪一方)你想要插個「圖說」,怎麼辦?那你就得插個文字方塊。對排版者而言,這兩個框一大一小,但也都是框,適當的擺置就可以了。用Word可以做嗎?可以的,你就選「插入」、「文字方塊」即可,Word甚至有直式文字方塊,也許你不覺得這很重要,但很多軟體……就是沒有。

本期結語:自己排個東西吧!
最後我建議各位,可以自己去「產生」(自己寫,或是網路隨意抓取)一些文字或圖片,自己做一頁A4的排版品(用Word或是Writer做都可以),並可以找一個範例來模仿。不要想得太複雜,也不要想要一次排很多頁。老實說,很多頁的「排版」本來就很難,一般排版都是4頁、8頁為單位,不會一次弄一個很大的檔案。也許科技出版品可以這麼排(用TeX之類的工具),但那可是超級專業的工作(我也懂一點,嗯,但我還沒打算寫這方面的東西,WYSIWYRG,多一個R,Really)。簡單的做個圖文並茂的排版(海報?通知單?)就可以啦!

此外,最後奉上一個「技巧」,如果你插入圖片,圖片的「文繞圖」不小心選成「文字在前」這選項,那你可能就點不到圖了。這時,請用「常用」功能區的「選取」功能,就可以用滑鼠指標圈到圖了。

下期起,筆者每期會找些範例作為排版的「標的」,相信這樣的練習可以讓每個人都更有成就感,下期見。


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