iT自救術─樣式設定實務

前幾期不斷提到「樣式」的功能，此功能的特色在於「把段落的格式設定群化」，方便使用者管理長篇文書。筆者每次碰到自稱「對文書處理軟體很熟」的人，總會問他一句，「那你會用『樣式』功能嗎？」如果答案是「『樣式』？沒聽過耶？」那很抱歉，我只能給他「其實只是個Word三腳貓」的評語。

什麼？你認為我的判斷基準過於草率？是的，我是，反正這只是我的個人評斷標準，說不定我才是三腳貓，被我認為是三腳貓也不一定真的就水準不高，只是我認為「既稱很熟卻沒聽過關鍵功能」未免不太合道理就是了。

只是我的看法罷了。

樣式的定義和優點簡介
事實上，除了少數「定位在初學者」的軟體（像是：早期的Microsoft Works），或是「本來就只是送給你」的軟體（像是：Windows內建的Microsoft Write或是WordPad）之外，本人用過的文書處理和排版軟體，每一套都支援「樣式」這個功能，無一例外。
這功能可能是太重要了，所以這功能的「稱呼」也都挺一致，英文都叫「Style」，反而是中文譯名有些不同。早期有些軟體將Style譯為「體裁」（印象中是PageMaker中文版），但後來因為Microsoft Word中文版將此功能譯為「樣式」，從此後其他軟體也都沿用此名稱了。

所以，學會這功能的好處是：以後你操作相關的軟體，也可沿用相同的操作邏輯。

那樣式到底是什麼呢？

以前說過，文書處理的基本單位是「段落」，但是段落的屬性十分多樣化，有的是一般內文，有的是標題，標題有時還分為大、中、小，每一種標題都會有不同的外觀形式。為了日後「需要修改」的各種可能，我們可以把每一種段落對應設定一個樣式，樣式裡面紀錄了各種段落的外觀形式。

舉例來說，如果你所有的「大標題」，都是20點的微軟正黑體，但你打算要把所有的字體大小全部改成21點，怎麼辦？對，雖然只是20點改成21點，但大標題卻因為散落文件各處，難以一次全部圈選並修改之。如果你所有的大標題，都設定了了某一種樣式，那只要改樣式的設定，所有的大標題字體大小就可以一次搞定。

建立預設樣式和段落間的連結
多說無益，做了就知道。請自行建立一份文件，填入一些文字，先練習如何建立預設樣式和段落間的連結。非常簡單，無論是Word 2007、Word 2003還是Writer。舉例來說，如果要把某一段文字設成「標題1」，只要執行下列步驟：

1. 將文字游標停在待設定的段落上

2. 選擇文書處理軟體預設的樣式名稱，例如「標題1」

簡單兩步，就可以設定好樣式和段落間的關聯。如果操作過程一切正常，所有被設成「標題1」的段落，都將會有相同的格式外觀。


改變預設樣式的設定值
文書處理軟體大多已經幫使用者建立了很多的「預設樣式」，但預設樣式無法預知你會安裝哪些字體，無法預知你的尺寸喜好，也無法預知你的個人風格，所以使用預設樣式雖然省事，但卻也不是萬無一失。

所以，修改樣式的設定，是必然需要的技術。

舉例來說，如果你選用「標題1」當作你的標題樣式，但標題1預設使用的字體只是「新細明體」，但這未必合宜。也許，你會想改用「微軟正黑體」作為你的標題用字體，那這要怎麼改呢？

如果你是Writer的使用者：

1. 將文字游標停在要修改樣式的段落上，並選擇「格式」功能表裡面的「樣式與格式」，或是按下快速鍵F11

2. 選擇想要修改的樣式名稱（在此例中是「標題1」，按滑鼠右鍵後選「修改」

3. 選擇「字型」標籤，並在「亞洲語言字型」項目上，選擇「微軟正黑體」。當然，你的電腦得安裝這個字型之後，你才可以選用

如果你是Word 2007的使用者，那就麻煩一點。Word 2007……沒有功能表了，所以它的功能都必須重新定義在「功能區」。那麼，修改樣式設定值的地方在哪裡？事實上，只要記住，有任何找不到的功能，就按功能表區右下角的按鈕就對了：

1. 將文字游標停在要修改樣式的段落上，並選擇「樣式」功能表區右下角的「樣式」按鈕

2. 此時會跳出「樣式」子功能區，預設停留在「標題1」樣式名稱上，請再按下右方的功能選擇按鈕，在下拉式功能表裡面選擇「修改」

3. 簡單的把字型項目改成微軟正黑體，你可以看到，所有被設為標題1的段落，字體同時都跟著改變為微軟正黑體了

4. 底下有個「格式」按鈕，如果想要精細的微調各種樣式的預設值，可以由此進入，挑選後修改之

如何？是不是很方便？所有設定為標題1的樣式一次就迅速確實的「變了樣」。雖然這只是樣式最最基本的功能，但已經很夠用了。不過由於這功能太重要，因此相關選項和用法早已經發展到「幾乎無人可以完整駕馭」的地步，各位可以等到「有想到」之時再來研究。就我個人而言，底下有一些相關的概念可以補充。






樣式也有繼承
預設的樣式裡面，通常會有一個預設中的預設，稱為「內文」。在文書處理軟體中，很多樣式會刻意「繼承」內文樣式的設定。這麼做的好處是：當你修改了內文樣式設定時，你同時也修改了其他繼承內文樣式的樣式。

聽懂嗎？

比方說，你可以設定一個樣式稱為「內文縮排」，這樣式不僅名稱很像內文，事實上它除了縮排的設定值以外，都和內文樣式無任何不同。而且當你修改「內文」樣式的其他設定時，「內文縮排」的其他設定也會跟著被改變」。所以，繼承設定的樣式功能有時可以讓我們節省更多時間……當然，前提是你知道怎麼駕馭這繼承的功能。

另一個概念是：文件間樣式存在所謂的交換性。

今天你的這份文件，修改了內文樣式設定值，事實上只有你這份文件可用。下次你開啟文書處理軟體，建立新文件時，這樣式並不會被新文件拿去用。

也就是說，文書處理軟體的繼承，是有選擇性的。

以Word而言，每一個新建立的文件，會用一個預設範本建立所有的格式預設值，稱為Normal.dot（Word 2003）或是Normal.dotm（Word 2007）。雖然一般人不必瞭解到這麼「細節」的部份，但我得告訴各位，如果你的修改沒有被寫回這個預設範本，那未來你的新文件就不能用你現在的工作成果。

所以在Word裡面修改樣式時，會有一個「依據此範本建立的新文件」的選項，但預設並沒有選這項目。這項目的功能便是：讓你現在修改的樣式設定值不只紀錄在你此份文件，也會寫入到Normal.dot或是Normal.dotm裡面。如此一來，日後建立的新文件都可以用你如今修改的樣式設定。


本期結語：也可以用視覺法改樣式設定
樣式還有一種設定法，我稱為「視覺法」，它的概念和「功能表法」是反過來的。你可以先調整某個段落的外觀形式，不用呼叫任何功能表。等到你調好之後，覺得這外觀形式「太美了」，於是你才熊熊想到：「啊！不如我把這設定寫入樣式吧！」行不行？

可以啊！以Word 2007為例，你只要用滑鼠右鍵，選「樣式」再選「更新XXX以符合選取範圍」這項目，你剛調整過的段落外觀設定，就會被寫回樣式設定，並改變所有相同樣式的段落外觀，酷吧！不過，我比較少這麼做，我比較喜歡用功能表。不過這也不失為一個樣式的重要概念，最後僅給各位有興趣的讀者做個參考。