Microsoft Office Groove 2007─檔案共享不受區網限制

微軟的Office Groove與線上會議等其他協同合作工具不同的地方，在於它能使用點對點與HTTP等兩種傳輸方式，而且在電腦離線，再上線時，也能確實將不同電腦上的資料同步、分享；在系統上所建立的工作區與共用資料夾，在傳輸時採全程加密，也加強資訊分享的安全。

不同電腦也能使用相同帳號，資料不必隨身攜帶
第一次使用Groove時，首先要設定個人帳號。在這個程式中，每一個登入帳號都擁有自己的「數位指紋」，就如同每個人都有一組身分證字號，即使帳號名稱相同，也不會有使用者資料重複或衝突的狀況。而且建立帳號後，在Groove中的所有資料的傳輸與儲存都使用192位元加密，只有同一個數位指紋登入才能解密。

新增帳號時，只要輸入名稱、密碼及電子郵件即可，十分簡單。接著選擇帳號所要開放的資訊類型，有3種選擇可挑。顯示的資訊越多，好處在於可以讓其他人快速辨識和確認你的身分，相反地，就有可能讓人無法在重複的帳號名稱中判斷。

帳號建好後，若想在其他電腦沿用相同的帳號與資料，Groove上有個「在其他電腦上使用帳號」的選項，我們可以將所用的帳號設定檔（副檔名為GRV），複製到其他電腦上即可。這樣的好處是，資料不必隨身攜帶，只要連上網路就可以在其他地方繼續編輯尚未完成的工作。

新增同步很容易，檔案下載可以自行選擇
使用Office Groove的檔案共用非常簡單，直接在啟動列中新增檔案共用即可。用法與Windows Live Messenger的共用資料夾很相似，只要將檔案放入這些資料夾中，受邀共用的使用者，就能分享這些檔案，此外，Groove更好用之處在於，每個工作區與資料夾，都可以設定是否直接同步，或者只顯示等待同步的檔案名稱。

假如設為直接同步處理，會直接將檔案完整下載到電腦中；而設為顯示檔案名稱時，所有不是使用者本身更新或者上傳的檔案，都只會預先下載檔名，等使用者點選時才下載需要的檔案。這兩種同步方式各有不同的好處。檔案很大時採直接下載，可以自動同步，不必空待下載檔案的時間。而自行選擇下載，則能節省硬碟空間，只下載有需要用到的部份檔案即可，而且簡單的圖示可以快速辨識更新的狀況。

除了使用Groove啟動列新增共用檔案資料夾之外，我們發現在檔案總管上，右鍵點選資料夾時，也有個Groove資料夾同步處理的選項。如果這個資料夾還沒有啟用同步，在這裡只會顯示開始同步處理；如果是已經同步過的資料夾，我們可以選擇標示為已讀取或未讀取，並且可以設定下載的方式。

除了使用右鍵開啟Groove的選項之外，檔案總管的上方，也有著資料夾同步處理的選項。不必點選右鍵，也可以直接在檔案總管左側的檢視列，選擇所需要的設定，在管理大量同步檔案時很方便。

但測試過程中我們發現，同步的資料夾有些限制，例如建立共用資料夾時，無法從Groove上選擇USB隨身碟或光碟中的檔案或資料夾，但是在外接硬碟上就沒問題。

我們也嘗試在兩臺電腦上同步資料，對象是一個989MB的資料夾，裡面有53個子資料夾和493個檔案。系統會跳出警告視窗，提醒你Groove的檔案同步有空間限制（單一檔案最大不能超過2GB，或共用資料夾內只能容納5,000個檔案），由於我們準備的檔案沒有超過這個限制，所以仍可以繼續同步。假如所同步的資料量超過上述的限制，Groove會阻止同步。

要避免這樣的狀況，又要大量傳輸時，就必須利用檔案壓縮並分割，或是透過新增多個共用資料夾，將檔案分開儲存，一樣可以達到效果。

加強檔案分享的工作區
Groove的工作區與檔案共用相似，但是功能更多。工作區的差異是針對協同合作的工作團隊，去加強檔案的共同編輯與協同作業。

使用工作區共同編輯檔案時，檔案經過修改並且要儲存時，系統會提醒我們這個檔案有更動過，是否要以不同的名稱儲存。這樣的機制可以讓我們在不確定的狀況下，先以不同的檔案名稱儲存，以免修改到重要的資料。

如果同時有多人在Groove的分享中開啟並編輯相同檔案時，也不會發生最後的版本將之前的變更覆蓋的狀況。因為同一個檔案同時有多人編輯、儲存時，這套系統會因為所要儲存的內容有所衝突，會跳出提示提醒，儲存時檔名後面將加上使用者帳號，並且另存為新檔，方便識別。而透過檔名改變，我們可以快速辨別檔案經過哪些使用者的更動，而不會產生做白工的狀況。

在工作區下方有許多工具可以使用，如討論區、行事曆、會議或記事本等工具，方便與工作區內的其他成員共同使用與討論，並隨時掌握工作進度。右側工具列顯示聯絡人上線、離線與所在的工作區資訊，還能與同工作區的人員即時文字交談，或使用麥克風直接對談，共同討論時很方便。文⊙林柏凱