IT整併困難多 PMP發揮臨門一腳助力

企業整併是一門考驗主事者智慧與能力的挑戰，如何將兩個截然不同的企業體，融合成一個具有自我特色的新組織，往往需要時間醞釀。其中，攸關2個整併企業運作效率的IT整併，更是一個需要時間與精力的大挑戰。新精誠的整併，就是近期臺灣IT服務業進行企業與IT整併的最好範例。

新精誠資訊長兼副總經理高添水說：「IT整併的困難點在於，不論事前經過多麼縝密的計畫，當系統正式整併時，小到E-mail的設定，大到ERP的整合，在過程中，都可能迸出一些令人意想不到的狀況」也因為突發狀況多，在進行危機處理時，長期接受專案管理薰陶的高添水，反而能夠更理性的、循序漸進式的帶領IT團隊解決困難。

IT整併，小到E-mail都可能出錯
IT整併困難之處在於，不論事前經過多少規畫，只要系統不停機，相關部門不能提供所需的資料，即便大羅神仙，想在短短時間內完成，「難免還是會出現掛一漏萬的況狀，」高添水說，新精誠開工第一天，E-mail設定出現錯誤就是最好的例子。

E-mail設定其實是IT整併最基礎的工作，這對於許多IT部門的同仁而言，實在沒有任何挑戰性。不過，新精誠在開工第一天，就發生E-mail設定出錯的問題，「關鍵不在於IT部門同仁的技術，而是缺乏足夠的時間作資料比對和確認。」高添水說。

IT部門在進行E-mail轉址與設定前，第一件事情就是將精業與舊精誠的組織代碼、部門編號與員工編號，做相關確認與比對。例如，精業與舊精誠原先員工編號都是5碼，但一個只有數字，另一個還有英文字母，除了統一將員工編號更改為新的6碼外，員工原先在哪個部門，是否經過整併，職務上是否有調整，也都是IT部門在做相關E-mail設定時，必須同步考量的因素。

確認、比對員工編號與職務權限，對於IT部門同仁並不難，但這些員工資料卻必須仰賴人資部門提供。但是，人資部門無奈之處則在於，整個組織持續整併、變動的過程中，不到最後關頭，誰都不能確保提出的員工名單是正確的。也因此，一直到12月28日星期五下班前，人資部門才能提供IT部門最終版的員工名單。高添水說，這也意味著，IT部門同仁只有12月29日～1月1日的周末時間，完成1650名員工編號與職務權限的比對。

由於員工人數眾多，許多同仁不只經歷組織整併，原本的組織或部門編號失效或錯誤，可能連上班的地方，都從A處搬到B地。即便IT部門同仁花了3天完成相關的比對與設定，但在2007年1月2日第一天開工日，前一天還到公司加班的IT部門同仁，上午8點鐘就已經嚴陣以待，面對可能的突發狀況。

在開工日第一天，就有部分員工E-mail設定出錯，除了IT部門同仁原先比對組織代碼、員工編號出現一些錯誤外，高添水說，「也有部分是因為，新精誠採用微軟Exchange郵件伺服器，和開放源碼Sendmail郵件伺服器等2種異質平臺。由於某些用戶端電腦系統版本過舊，也讓E-mail必須另外做設定。」這些狀況，也是一開始IT部門同仁在做E-mail設定時，除了必須仰賴人資部門提供最終版的員工名單，忽略到用戶端電腦版本與郵件伺服器設定是否相容等問題，才導致開工第一天突發狀況頻仍。

IT整併，大到ERP存續的抉擇
兩家公司進行IT整併，最重要的一件事情就是，「錢和貨的問題不能出錯，」高添水說。這就與兩家公司的ERP系統息息相關。不論是舊精誠或是精業，都各自有一套符合其營運模式的ERP系統。在進行IT整併時，如何讓新公司的ERP系統順利上線，也是一大挑戰。

舊精誠採用鼎新的ERP系統，經過長期來的客制化，已經能夠滿足其產品經銷業務所需；精業則是採用一套自行開發、已經用了15年的ERP系統，不僅做到很好的自動化整合，包含稽核在內所有流程，都為精業量身訂做。也由於開發甚早，這一套ERP系統還是採用終端機模式，也因此，擴充性相對不足。

對於新精誠ERP系統的規畫，有考量到未來公司國際化的需求，高添水認為，現有的兩套系統並不能完全滿足所需，因此想選擇第三條路，即找一個可以同時滿足舊精誠和精業業務型態的新ERP系統。不過，歷經4個月的評估後發現，這個任務過於艱鉅，想在剩下不到2個月（2006年10～12月）時間，完成新ERP系統的導入與上線，已經是不可能的任務。因此，他最後決定「先求有、再求好」，在原先的ERP系統中，擇一導入。

一般ERP系統導入與上線，通常需要6～18個月的時間。當精誠在剩下2個月，新公司就完成整併程序，相關IT系統也必須同時上線的情況下，高添水雖然選擇鼎新ERP系統作為新精誠的ERP，但在現有的ERP系統都不能滿足IT服務業，對於人力成本、產品成本、專案服務等財務的計算結構，仍須經過大幅的客制化過程。「剩下2個月的時間，連鼎新都不認為新精誠能夠如期完成ERP上線」他說。

PMP發揮臨門一腳效用
不論是客戶名稱、客戶編號、產品與料號編碼原則、成本計算方式、庫存盤點、固定資產計算，甚至是原先精業、舊精誠原先既有的交易與合約整併等，都必須在新導入的鼎新ERP系統中，全部涵蓋。在與ERP顧問討論所需的客制化功能選項時，高添水表示，取得PMP（專案管理）執照和具有專案管理觀念的同仁，在同時有76個大大小小專案進行的環境下，發揮了臨門一腳，讓整個專案順利進行的驅動力。

在面臨不到2個月，必須完成新ERP導入，即便是選擇舊精誠即有的ERP系統，但在產業規模、營業項目，甚至員工人數都大幅變動的情況下，新精誠的ERP仍必須重新導入、量身訂做，無法舊衣重裁。

身兼精業專案管理辦公室主管的高添水，在過去一段時間，致力於推廣專案管理，甚至鼓勵精業同仁取得相關證照，讓精業也成為號稱全臺，擁有最多PMP執照的系統整合商。在面臨這樣極富挑戰性的環境下，已經將專案管理內化，變成做事方法一部分的IT部門和ERP相關專案的同仁們，高添水表示，「專案管理是一門藝術，一門做事情的方法，更是一種規畫事情、把事情做好的核心能力，」如何在2個月內完成各種專案，「不論是專案優先順序的排列，與做事情的邏輯，都成為2個月完成新ERP導入的動力。」他說。文⊙黃彥棻

CIO小檔案－高添水
精誠資訊資訊長兼副總經理
●學經歷：明新工專機械工程畢，曾陸續於美國商業銀行、殷富資訊及運康科技及彗泉專案管理顧問公司等，擔任顧問、業務代表及專案管理顧問等職位。於2005年2月加入精業公司，創立專案管理辦公室；2006年，接任資訊長職務，負責「精誠資訊與精業公司合併」的資訊系統整併專案。

公司檔案－精誠資訊
●公司成立時間：1997年成立，2006年2月15日宣布精業與精誠資訊合併，並於2007年1月1 日正式合併為精誠資訊
●主要業務：提供資訊軟體代理銷售與資訊整合相關服務
●員工人數：約1650人
●IT部門人數：32人
●每年IT預算：3,000~5,000萬
●IT部門分工：分成負責ERP和其他如CRM、EIP規畫、建置的資訊應用系統規畫一、二處外，還有負責資訊基礎設施的維運處，和專案管理辦公室（PMO）等4處